15 maneiras controlar mais eficazmente seu email
? É você tired de procurarar por mensagens que do E-mail você sabe está em algum lugar?
? É seu eletrônico "na caixa" cheia de mensagens outdated?
? Faça-o começam freqüentemente ultimatums do seu É departamento "limpam acima de seu ato?"
Ame-o ou odeie-o? ou ambos! ? o E-mail é cada vez mais o método preliminar para comunicar-se no mundo digital de hoje? no trabalho e no repouso. A pesquisa mostra aquela que introduz o E-mail nos aumentos de uma companhia que imprimem por 40%.
Nos seminários, eu pergunto frequentemente a participantes, "quanto de você imprimem para fora de seu E-mail?" O aumento da maioria vasta sua mão? timidly! Mas deixe-nos enfrentá-la, às vezes papel é altamente prático. As propostas complexas, para o exemplo, requerem frequentemente as discussões onde você necessita uma cópia impressa que resultam em notas físicas, fazendo o E-mail eletrônico mais menos valioso do que a versão printed-out.
Na outra mão, printing-out tudo não é provável uma solução boa. A chave ao E-mail controlando está determinando quando manter a cópia dura e quando manter a cópia eletrônica, mantendo-se na mente que às vezes ambos podem ser práticos. No argumento descrito acima de, para o exemplo, a versão impressa tem o valor para a discussão, e a versão eletrônica tem o valor para criar versões novas após a discussão. Em um ou outro evento, os princípios da metodologia de papel do tigre melhorarão a produtividade de uma comunicação e do aumento.
6 pontas para emitir o E-mail que seus receptores amarão:
1. Use a linha sujeita descrever claramente o tópico de seu E-mail. Isto é útil para o receptor, e para você se você quiser encontrar uma mensagem você emitiu.
2. Inclua somente um assunto por a mensagem do E-mail. Este método simplificará extremamente o arquivamento e a recuperação do E-mail.
3. Para um E-mail longo ou complicado, críe o E-mail em seu programa processar de palavra e copíe-o então a seu E-mail. Se você tiver um pulso aleatório do E-mail durante o processo de emissão, você pode fàcilmente recuperar sua mensagem!
4. Ao responder a alguns E-mail, anexo bastante da mensagem velha para que o receptor recorde o índice do E-mail original, mas suprimam a informação ou a duplicação desnecessária.
5. Evite de emitir acessórios do E-mail sempre que possível. Os receptores estão tornando-se mais relutantes abrir os acessórios devido ao prevalence crescente dos vírus que podem vir através dos acessórios. Em alguns exemplos, você pode emitir um acessório, e inclui o acessório no corpo do E-mail, com a explanação que o acessório terá o formato melhor, mas o receptor poderia começar o gist da mensagem sem abrir o acessório.
6. Considere usar seu software da gerência do contato (tal como o ATO!) para emitir todo seu E-mail que parte. Com muitos programas, você pode unir suas mensagens que parte do E-mail aos receptores, e outros contatos relacionados, e aparecerão automaticamente na caixa da saída de seu programa do E-mail.
9 pontas para controlar seu E-mail entrante:
1. Para evitar um E-mail transbordando na caixa, críe dobradores. Para o exemplo, você pôde ter dobradores para cada um de seus relatórios diretos, para cada projeto, para um comitê que você cadeira, e para assuntos do interesse particular. (para o exemplo, eu tenho um dobrador "statistics" desde que eu necessito freqüentemente esse info para os meios.)
2. Sempre que você abre seu E-mail entrante, aplique o sistema do FAT? (Lima-Aj-Lance) a cada E-mail.
3. Se você não for certo você necessidade ele, lance-o! Ao contrário de um wastebasket de papel, você pode sempre recuperar o E-mail do lixo eletrônico usando do "a característica da mensagem achado" disponível em a maioria de programas do E-mail. (se a companhia esvaziar o lixo sem seu conhecimento, críe um dobrador chamado "meu lixo.")
4. Aplique "a régua 2-Do" sempre que possível. Se você puder responder em 2 minutos, então endireita afastado. Fará exame mais por muito tempo para arquivá-la e recuperá-la outra vez do que "a faça apenas!"
5. Para o E-mail que faz exame de mais tempo responder, ou deixe-os em Inbox ou arquive em um dobrador apropriado tal como "Action"or "resposta."
6. Se você se usar o tigre que de papel a ação permanente arquiva controlando seu papel (a chamada, discute, em linha, etc.), você pode usá-lo arquivar a cópia de papel do E-mail que requer sua ação, como "discute com o John."
7. Para o E-mail você quer manter-se no formato eletrônico, arrasto ao dobrador apropriado como descrito na ponta # 1.
8. Se você necessitar ou quiser uma cópia de papel de um E-mail para a referência futura, a imprimir para fora e a arquivar em seu sistema de gerência de papel, isto é tigre de papel, assim que você pode encontrá-lo outra vez em 5 segundos ou em menos!
9. Depois que você terminou com um dobrador do E-mail (tal como um projeto específico), você pode armazená-lo em um disco flexível ou em um disco do FECHO DE CORRER caso que você o necessita mais tarde.
Você tem alguns "truques do comércio" que eu não descrevi, ou tem perguntas sobre essas eu sugeri, sensação livre ao E-mail mim - amor de I ouvir-se de você.
Ã"â© Barbara Hemphill é o autor de Kiplinger que domestica o tigre de papel no trabalho e que domestica o tigre de papel no repouso e o co-autor do amor ele ou perde-o: Desorden-Livre Vivo Para sempre. A missão do instituto da produtividade de Hemphill é ajudar a indivíduos e a organizações criar e sustentar um ambiente produtivo assim que podem realizar seu trabalho e apreciar suas vidas. Nós fazemos este organizando o espaço, a informação, e o tempo. Nós podemos ser alcançados em 800-427-0237 ou em www.ProductiveEnvironment.com
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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