15 種方式更加有效地處理您的電子郵件
? 您對尋找您知道是某處的電子郵件是疲乏?
? 您電子是"在箱子裡" 充分過時的消息嗎?
? 做您頻繁地得到最後通牒從您是部門"清掃您的行動?"
愛或恨它? 或兩個! ? 電子郵件越來越是主要方法為通信在今天數字式世界裡? 在工作和在家。研究顯示那介紹電子郵件入公司增量列印根據40% 。
在研討會, 我經常要求到會者, "多少您列印在您的電子郵件之外?" 大多數培養他們的手? 怯懦! 但我們面對它, 紙有時是高度實用的。複雜提案, 例如, 經常要求您比被印的版本需要一個列印的拷貝導致物理筆記, 使電子電子郵件較不可貴的討論。
另一方面, 印一切不是可能的一種好解答。處理的電子郵件的鑰匙確定何時保留硬拷貝和何時保留電子拷貝, 記住, 兩個也許有時是實用的。在案件被描述上面, 例如, 列印的版本有價值為討論, 並且電子版本有價值為創造新版本在討論以後。在或者事件, 紙老虎方法學的原則將改進通信和增量生產力。
6 個要訣為送您的接收者將愛的電子郵件:
1 。使用附屬的線清楚地描述您的電子郵件題目。這是有用的為接收者, 並且為您如果您想要發現消息您送了。
2 。包括只一個主題每電子郵件。這個方法很大地將簡化電子郵件屑子和檢索。
3 。為長或複雜的電子郵件, 創造電子郵件在您的文書處理程式和然後複製對您的電子郵件。如果您有電子郵件小故障在發送過程期間, 您能容易地檢索您的消息!
4 。當回復任何電子郵件, 附上足夠老消息使接收者記住原始的電子郵件的內容, 只是刪除多餘的資訊或複製。
5 。避免送電子郵件附件每當可能。接收器變得更加勉強打開附件由於能來通過附件病毒的增長的流行。例如, 您也許送附件, 和包括附件在電子郵件的身體, 以解釋, 附件將有更好的格式化, 但接收者能得到消息的要義沒有打開附件。
6 。考慮使用您的聯絡管理軟體(譬如行動!) 送所有您外出的電子郵件。以許多節目, 您能附有您外出的電子郵件接收者, 和其它相關聯絡, 並且他們自動地將出現在出口箱子您的電子郵件程式。
9 個要訣為處理您接踵而來的電子郵件:
1 。避免溢出的電子郵件在箱子裡, 創造文件夾。例如, 您也許有文件夾為每個您的直接報告, 為各個項目, 為您椅子, 和為主題特殊利益的委員會。(例如, 我有一個文件夾"統計" 因為我頻繁地需要那資訊為媒介。)
2 。每當您打開您接踵而來的電子郵件, 應用肥胖系統? (文件行動扔) 對各電子郵件。
3 。如果您不是肯定的您需要它, 扔它! 不同於紙廢字紙簍, 您能總檢索電子郵件從電子垃圾由使用"發現消息" 特點可利用在多數電子郵件程式。(如果公司倒空垃圾沒有您的知識, 創造一個文件夾叫做"我的垃圾。")
4 。申請"2 統治" 每當可能。如果您能回復在2 分鐘之內, 立即然後做它。比"請做它長期將需要歸檔它和再檢索它!"
5 。為花些更多時間回復的電子郵件, 或者把他們留在在Inbox 或歸檔在一個適當的文件夾譬如"Action"or "回復。"
6 。如果您使用永久行動歸檔為處理您的紙的紙老虎(電話, 談論, 網上, 等), 您能使用它歸檔要求您的行動電子郵件的平裝本, 譬如"與約翰談論。"
7 。為電子郵件您想要保留在電子格式, 阻力對適當的文件夾如所描述在要訣# 1 。
8 。如果您需要或想要電子郵件的一個平裝本作為未來參考, 列印它和歸檔它在您的紙管理系統, 即紙老虎, 因此您能再發現它在5 秒或較少!
9 。在您完成了與電子郵件文件夾(之後譬如一個具體項目), 您能存放它在磁碟或郵編盤如果您以後需要它。
您有貿易的一些"把戲" 我沒有描述, 或有關於那□的問題我建議, 感覺自由對電子郵件我- I 愛收到你的來信。
6A"4a© 巴巴拉・Hemphill 是Kiplinger 的作者馴服愛的紙老虎在工作和在家馴服紙老虎和共同執筆者它或丟失它: 生存無凌亂永遠。Hemphill 生產力學院的使命是幫助個體和組織創造和承受一個有生產力的環境因此他們能完成他們的工作和享有他們的生活。我們做這由組織空間、資訊, 和時間。我們可能被到達在800-427-0237 或在 www.ProductiveEnvironment.com
文章來源: Messaggiamo.Com
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