15 Möglichkeiten, Ihr email effektiv zu handhaben
? Sind Sie vom Suchen nach E-mail Anzeigen müde, die Sie sind irgendwo kennen?
? Ist Ihr elektronisches "im Kasten", der von überholten Anzeigen voll ist?
? Tun Sie Sie erhalten häufig Ultimatums von Ihrem IST Abteilung "säubern herauf Ihre Tat?"
Lieben Sie es oder hassen Sie es? oder beide! ? E-mail ist in zunehmendem Maße die Primärmethode für das In Verbindung stehen in der heutigen digitalen Welt? an der Arbeit und zu Hause. Forschung zeigt die, die E-mail in die Zunahmen einer Firma vorstellt, die durch 40% drucken.
In den Seminaren frage ich häufig Teilnehmer, ", wieviele von Ihnen drucken aus Ihrer E-mail?" Die beträchtliche Majorität Erhöhung ihre Hand? timidly! Aber lassen Sie uns sie, manchmal Papier gegenüberstellen ist in hohem Grade praktisch. Komplizierte Anträge z.B. erfordern häufig Diskussionen, in denen Sie eine gedruckte Kopie benötigen, die körperliche Anmerkungen ergeben und die elektronische E-mail weniger wertvoll als die ausgedruckte Version bilden.
Andererseits alles ist auszudrucken nicht eine gute Lösung wahrscheinlich. Der Schlüssel zu handhabender E-mail stellt fest, wann man Hardcopy hält und wann man die elektronische Kopie hält und im Verstand hält, daß manchmal beide praktisch sein können. Im Fall, der oben z.B. beschrieben wird hat die gedruckte Version Wert für Diskussion, und die elektronische Version hat Wert für das Verursachen der neuen Versionen nach der Diskussion. In jedem Fall verbessern die Grundregeln der Papiertigermethodenlehre Kommunikation und Zunahmeproduktivität.
6 Spitzen für das Senden von von E-mail, die Ihre Empfänger lieben:
1. Benutzen Sie die vorbehaltliche Linie, um das Thema Ihrer E-mail offenbar zu beschreiben. Dieses ist für die Empfänger nützlich, und für Sie, wenn Sie eine Anzeige finden möchten, haben Sie gesendet.
2. Schließen Sie nur ein Thema pro E-mail Anzeige ein. Diese Methode vereinfacht groß E-mail Archivierung und Wiederherstellung.
3. Für eine langatmige oder schwierige E-mail verursachen Sie die E-mail in Ihrem Textverarbeitung Programm und kopieren Sie dann zu Ihrer E-mail. Wenn Sie einen E-mail Störschub während des sendenden Prozesses haben, können Sie Ihre Anzeige leicht zurückholen!
4. Beim Antworten auf irgendeine E-mail, Befestigung genug der alten Anzeige, damit die Empfänger an den Inhalt der ursprünglichen E-mail sich erinnert, aber nicht notwendige Informationen oder Verdopplung löscht.
5. Vermeiden Sie, E-mail Zubehöre zu senden, wann immer möglich. Empfänger werden widerstrebender, die Zubehöre wegen des zunehmenden Vorherrschens der Viren zu öffnen, die durch Zubehöre kommen können. In einigen Fällen können Sie ein Zubehör senden und schließen das Zubehör im Körper der E-mail, mit der Erklärung mit ein, daß das Zubehör bessere Formatierung hat, aber die Empfänger den Kern der Anzeige erhalten könnte, ohne das Zubehör zu öffnen.
6. Erwägen Sie, Ihre Kontaktmanagement-Software zu verwenden (wie TAT!) die ganze Ihre abgehende E-mail senden. Mit vielen Programmen können Sie Ihre abgehenden E-mail Anzeigen zu den Empfängern und andere in Verbindung stehende Kontakte anbringen, und sie erscheinen automatisch im Heraus-Kasten Ihres E-mail Programms.
9 Spitzen für das Handhaben Ihrer ankommenden E-mail:
1. Um eine überfließende E-mail im Kasten zu vermeiden, stellen Sie Hefte her. Z.B. konnten Sie Hefte für jeden Ihrer direkten Reports, für jedes Projekt, für einen Ausschuß haben, der Sie Stuhl und für Themen des bestimmten Interesses. (zum Beispiel, habe ich ein Heft "Statistiken", da ich häufig dieses Info für die Mittel. benötige)
2. Wann immer Sie Ihre ankommende E-mail öffnen, wenden Sie das FAT System an? (File-Act-werfen) zu jeder E-mail.
3. Wenn Sie nicht Sie Notwendigkeit es sicher sind, werfen Sie es! Anders als einen Papierwastebasket können Sie E-mail vom elektronischen Abfall immer zurückholen, indem Sie die "Entdeckung-Anzeige" Funktion verwenden, die in den meisten E-mail Programmen vorhanden ist. (wenn die Firma den Abfall ohne Ihr Wissen leert, stellen Sie ein Heft her, das "meinen Abfall." genannt wird)
4. Wenden Sie die "Richtlinie 2-Do" an, wann immer möglich. Wenn Sie in 2 Minuten antworten können, tun Sie sie dann sofort. Sie nimmt länger, um sie einzuordnen und sie wieder zurückzuholen, als "tun Sie sie einfach!"
5. Für E-mail, die mehr Zeit dauert zu antworten, entweder lassen Sie sie in Inbox, oder ordnen Sie in einem passenden Heft wie "Action"or "Antwort." ein
6. Wenn Sie verwenden, kann Papiertiger, den dauerhafte Tätigkeit für das Handhaben Ihres Papiers (Anruf, besprechen sich, on-line--, etc.), Sie einordnet, es verwenden, um die Papierkopie der E-mail, die Ihre Tätigkeit erfordert, wie einzuordnen "sich besprechen mit John."
7. Für E-mail möchten Sie im elektronischen Format, Gegenkraft halten zum passenden Heft, wie in der Spitze beschrieben # 1.
8. Wenn Sie sie in Ihrem Papiermanagementsystem, d.h. Papiertiger, also benötigen oder wünschen eine Papierkopie einer E-mail als zukünftige Referenz, ausdrucken sie und einordnen, Sie kann es in 5 Sekunden oder in kleiner wieder finden!
9. Nachdem Sie ein E-mail Heft (wie ein spezifisches Projekt) beendet haben, können Sie es auf einem Floppy-Disc oder EINER REISSVERSCHLUSS-Scheibe speichern, falls Sie sie später benötigen.
Haben Sie einige "Tricks des Handels", das ich nicht beschrieb oder haben Fragen über die ich vorschlug, fühlen, das zur E-mail ich - I Liebe frei ist, von Ihnen zu hören.
Ã"â© Barbara Hemphill ist der Autor von Kiplingers den Papiertiger an der Arbeit zähmend und den Papiertiger und Mitverfasser der Liebe zu Hause zähmend es oder verliert es: Lebendes Durcheinanderwerfen-Freies Für immer. Die Mission des Hemphill Produktivität-Instituts ist, Einzelpersonen und Organisationen zu helfen, ein produktives Klima zu verursachen und zu unterstützen, also können sie ihre Arbeit vollenden und ihre Leben genießen. Wir tun dies, indem wir Raum, Informationen und Zeit organisieren. Wir können bei 800-427-0237 oder an www.ProductiveEnvironment.com erreicht werden
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Holen Sie sich den HTML-Code fü Webmaster
Fügen Sie diese Artikel Ihrer Website jetzt hinzu!
Webmaster veröffentlichen Sie Ihre Artikel
Keine Anmeldung erforderlich! Füllen Sie das Formular aus und Ihr Artikel wird im Messaggiamo.Com Artikel-Verzeichnis aufgenommen!
