あなたの電子メールを効果的に経営する15 の方法
か。あなたがどこかにいる知っている電子メールメッセージを捜すことに疲れているか。
か。完全な箱のあなたの電子は"旧式メッセージ" であるか。
か。しなさい頻繁に得るあなたのから最後の通告をある部門が"きれいになるあなたの行為の上でか。"
それを愛するか、または憎みなさいか。または両方! か。電子メールは今日のデジタル世界で伝達し合う第一次方法ますますであるか。の仕事と家。研究は40% によって印刷する会社の増加に電子メールを導入するそれを示す。
セミナーでは、私は頻繁にか。"印刷するかあなたの何あなたの電子メールから参加者に、" 尋ねる大半の昇給手か。臆病に! しかしある非常に実用的がそれにの時々ペーパー直面しよう。複雑な提案は、例えば、頻繁に電子電子メールをよりより少なく貴重にさせる版から印刷される印刷されたコピーを必要とする物理的なノートで起因する議論を要求する。
一方では、すべてよい解決からの印刷は本当らしくない。ハードコピーをいつそして時々両方とも実用的かもしれないことを心に留めておく電子コピーをいつ保つために管理の電子メールへの保つために定めている。、例えば上記述されている、場合では印刷された版に議論のための価値があり、電子版に議論の後の新版を作成する為の価値がある。どちらかのでき事では、ペーパートラの方法の原則はコミュニケーション及び増加の生産性を増進する。
あなたの受け手が愛する電子メールを送る為の6 つのヒント:
1 。はっきりあなたの電子メールのトピックを記述するのに従がうラインを使用しなさい。これは受け手のために有用であり、あなたのためにメッセージを見つけたいと思えば送った。
2 。1 電子メールメッセージにつき1 つの主題しか含んではいけない。この方法は電子メールファイリング及び検索を非常に簡単にする。
3 。長くか複雑な電子メールのために、あなたのワードプロセシングプログラムの電子メールを作成し、次にあなたの電子メールにコピーしなさい。発送プロセスの間の電子メールの故障を有すれば、容易にあなたのメッセージを取り出すことができる!
4 。元の電子メールの内容を覚えるには、しかし不必要な情報か重複を削除するために受け手のための古いメッセージの十分の電子メール、付加に答えた場合。
5 。可能時はいつでも電子メールの付属品を送ることを避けなさい。受信機は付属品を通って来ることができるウイルスの増加する流行のために付属品を開けてより好まなくなっている。ある例では、付属品によりよい書式作成がある、受け手が付属品をことを開けないでメッセージのgist を得ることができること付属品を送る説明を含む電子メールのボディで付属品を、含める。
6 。あなたの接触管理ソフトウェアを使用することを考慮しなさい(行為のような!) あなたの出て行く電子メールのすべてを送るため。多くのプログラムと、受け手にあなたの出て行く電子メールメッセージ、および他の関連の接触を付けることができあなたの電子メールプログラムの出口箱で自動的に現われる。
あなたの入って来る電子メールを経営する為の9 つのヒント:
1 。箱の流出の電子メールを避けるためには、ホールダーを作成しなさい。例えば、あなたの直接レポートのそれぞれのためのホールダーが、特定の興味の主題のための椅子、委員会の各プロジェクトのために、あるかもしれないし。私が頻繁に媒体のためのそのインフォメーションを。必要とするので(例えば、私にホールダー"統計量" がある)
2 。あなたの入って来る電子メールを開ける時はいつでも、脂肪質システムを加えなさいか。(ファイル機能投なさい) 各電子メールに。
3 。確実必要性それでなかったら、それを投なさい! ペーパーwastebasket とは違って、常に電子屑からほとんどの電子メールプログラムで利用できる"発見メッセージ" の特徴の使用によって電子メールを取り出すことができる。会社があなたの知識のない屑を空ければ(、"私の屑呼ばれるホールダーを。" と作成しなさい)
4 。可能時はいつでも"2 支配する" 適用しなさい。2 分に答えることができたらそれからそれをすぐにしなさい。それをファイルし"ちょうどそれを!" しなさいより、再度取り出すためにそれはより長く取る
5 。のために答えるのに時間をInbox にそれらを残しなさいかけるまたは"Action"or "応答のような適切なホールダーで。" ファイルしなさい電子メール
6 。使用すればあなたの行為を要求する電子メールのペーパーコピーを、のような"ファイルするのに永久的な行為があなたのペーパーを経営する為に(呼出し、オンライン、等論議する) 、ファイルするペーパートラはジョンとそれを使用できる論議する。"
7 。電子メールのために# 1 電子フォーマット、先端で記述されているように適切なホールダーへの抗力で保ちたいと思う。
8 。必要としか、または未来の参照のための電子メールのペーパーコピーをほしいと思い、印刷し、そしてあなたのペーパー管理システムの、すなわちペーパートラ、従ってファイルすればあなた5 秒またはより少しのそれを再度見つけるできる!
9 。電子メールのホールダーと(特定のプロジェクトのような) 終わった後、それを後で必要とすればフロッピィかジッパーディスクでそれを貯えることができる。
ある"貿易のトリックを" 私が記述しなかった有したり、または私が提案した物についての質問、あなたから聞くこと電子メールに自由な感じを私- I 愛有する。
6A"4a© バーバラHemphill はペーパートラ仕事で飼いならし、家でペーパートラを飼いならしているKiplinger の著者および愛の共著者をそれまたはそれを失う: 生きている散らか自由永久に。Hemphill の生産性の協会の代表団は生産的な環境を作成し、支えるために個人及び組織を助けることである従って仕事を達成し、人生を楽しむことができる。私達はスペース、情報、および時間の組織によってこれをする。私達は800-427-0237 またはwww.ProductiveEnvironment.com で達する ことができる
記事のソース: Messaggiamo.Com
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