15 种方式更加有效地处理您的电子邮件
? 您对寻找您知道是某处的电子邮件是疲乏?
? 您电子是"在箱子里" 充分过时的消息吗?
? 做您频繁地得到最后通牒从您是部门"清扫您的行动?"
爱或恨它? 或两个! ? 电子邮件越来越是主要方法为通信在今天数字式世界里? 在工作和在家。研究显示那介绍电子邮件入公司增量打印根据40% 。
在研讨会, 我经常要求到会者, "多少您打印在您的电子邮件之外?" 大多数培养他们的手? 怯懦! 但我们面对它, 纸有时是高度实用的。复杂提案, 例如, 经常要求您比被印的版本需要一个打印的拷贝导致物理笔记, 使电子电子邮件较不可贵的讨论。
另一方面, 印一切不是可能的一种好解答。处理的电子邮件的钥匙确定何时保留硬拷贝和何时保留电子拷贝, 记住, 两个也许有时是实用的。在案件被描述上面, 例如, 打印的版本有价值为讨论, 并且电子版本有价值为创造新版本在讨论以后。在或者事件, 纸老虎方法学的原则将改进通信和增量生产力。
6 个要诀为送您的接收者将爱的电子邮件:
1 。使用附属的线清楚地描述您的电子邮件题目。这是有用的为接收者, 并且为您如果您想要发现消息您送了。
2 。包括只一个主题每电子邮件。这个方法很大地将简化电子邮件屑子和检索。
3 。为长或复杂的电子邮件, 创造电子邮件在您的文字处理程序和然后复制对您的电子邮件。如果您有电子邮件小故障在发送过程期间, 您能容易地检索您的消息!
4 。当回复任何电子邮件, 附上足够老消息使接收者记住原始的电子邮件的内容, 只是删除多余的信息或复制。
5 。避免送电子邮件附件每当可能。接收器变得更加勉强打开附件由于能来通过附件病毒的增长的流行。例如, 您也许送附件, 和包括附件在电子邮件的身体, 以解释, 附件将有更好的格式化, 但接收者能得到消息的要义没有打开附件。
6 。考虑使用您的联络管理软件(譬如行动!) 送所有您外出的电子邮件。以许多节目, 您能附有您外出的电子邮件接收者, 和其它相关联络, 并且他们自动地将出现在出口箱子您的电子邮件程序。
9 个要诀为处理您接踵而来的电子邮件:
1 。避免溢出的电子邮件在箱子里, 创造文件夹。例如, 您也许有文件夹为每个您的直接报告, 为各个项目, 为您椅子, 和为主题特殊利益的委员会。(例如, 我有一个文件夹"统计" 因为我频繁地需要那信息为媒介。)
2 。每当您打开您接踵而来的电子邮件, 应用肥胖系统? (文件行动扔) 对各电子邮件。
3 。如果您不是肯定的您需要它, 扔它! 不同于纸废字纸篓, 您能总检索电子邮件从电子垃圾由使用"发现消息" 特点可利用在多数电子邮件程序。(如果公司倒空垃圾没有您的知识, 创造一个文件夹叫做"我的垃圾。")
4 。申请"2 统治" 每当可能。如果您能回复在2 分钟之内, 立即然后做它。比"请做它长期将需要归档它和再检索它!"
5 。为花些更多时间回复的电子邮件, 或者把他们留在在Inbox 或归档在一个适当的文件夹譬如"Action"or "回复。"
6 。如果您使用永久行动归档为处理您的纸的纸老虎(电话, 谈论, 网上, 等), 您能使用它归档要求您的行动电子邮件的平装本, 譬如"与约翰谈论。"
7 。为电子邮件您想要保留在电子格式, 阻力对适当的文件夹如所描述在要诀# 1 。
8 。如果您需要或想要电子邮件的一个平装本作为未来参考, 打印它和归档它在您的纸管理系统, 即纸老虎, 因此您能再发现它在5 秒或较少!
9 。在您完成了与电子邮件文件夹(之后譬如一个具体项目), 您能存放它在磁盘或邮编盘如果您以后需要它。
您有贸易的一些"把戏" 我没有描述, 或有关于那个的问题我建议, 感觉自由对电子邮件我- I 爱收到你的来信。
6A"4a© 巴巴拉・Hemphill 是Kiplinger 的作者驯服爱的纸老虎在工作和在家驯服纸老虎和共同执笔者它或丢失它: 生存无凌乱永远。Hemphill 生产力学院的使命是帮助个体和组织创造和承受一个有生产力的环境因此他们能完成他们的工作和享有他们的生活。我们做这由组织空间、信息, 和时间。我们可能被到达在800-427-0237 或在 www.ProductiveEnvironment.com
文章来源: Messaggiamo.Com
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