15 Manieren om Uw E-mail effectiever te beheren
? Ergens zijn wordt u vermoeid van het zoeken naar e-mailberichten u weet?
? Is uw elektronisch hoogtepunt "in van het Vakje" van verouderde berichten?
? Wordt u vaak ultimatums van uw BENT afdeling "om uw handeling?" schoon te maken
Houd haat van het of het? of allebei! ? e-mail meer en meer is de primaire methode voor het communiceren in de digitale wereld van vandaag? op het werk en thuis. Het onderzoek toont aan dat het introduceren van e-mail in een bedrijf druk met 40% verhoogt.
In seminaries, vraag ik vaak attendees, "hoeveel van u print out uw e-mail?" De overgrote meerderheid heft hun hand op? timidly! Maar zie het onder ogen, soms is het document hoogst praktisch. De complexe voorstellen, bijvoorbeeld, vereisen vaak besprekingen waar u een gedrukt exemplaar die in fysieke nota's resulteren nodig hebt, die elektronische e-mail waardevol maken minder dan de uitgeprinte versie.
Enerzijds, is het uitprinten van alles waarschijnlijk geen goede oplossing. De sleutel tot het beheren van e-mail bepaalt wanneer om hard exemplaar te houden en wanneer om elektronisch exemplaar te houden, dat in mening houdt dat soms allebei praktisch kunnen zijn. In het hierboven beschreven geval, bijvoorbeeld, heeft de gedrukte versie waarde voor bespreking, en de elektronische versie heeft waarde voor het creëren van nieuwe versies na de bespreking. In één van beide gebeurtenis, zullen de principes van de methodologie van de Tijger van het Document mededeling verbeteren en zullen productiviteit verhogen.
6 De uiteinden voor het Verzenden van E-mail Uw Ontvangers zullen houden van:
1. Gebruik de Onderworpen lijn om het onderwerp van uw e-mail duidelijk te beschrijven. Dit is nuttig voor de ontvanger, en voor u als u een bericht wilt vinden hebt u verzonden.
2. Omvat slechts één onderwerp per e-mailbericht. Deze methode zal e-mail zeer het indienen en herwinning vereenvoudigen.
3. Voor een lange of ingewikkelde e-mail, creëer e-mail in uw tekstverwerkingsprogramma en dan exemplaar aan uw e-mail. Als u e-mailglitch tijdens het het verzenden proces hebt, kunt u uw bericht gemakkelijk terugwinnen!
4. Wanneer het antwoorden op om het even welke e-mail, maak genoeg van het oude bericht voor de ontvanger vast om de inhoud van originele e-mail te herinneren, maar schrap onnodige informatie of verdubbeling.
5. Vermijd verzendende e-mailgehechtheid wanneer mogelijk. De ontvangers worden aarzelender om gehechtheid te openen toe te schrijven aan het stijgende overwicht van virussen dat door gehechtheid kan komen. In sommige gevallen, kunt u een gehechtheid verzenden, en de gehechtheid omvatten in het lichaam van e-mail, met de verklaring dat de gehechtheid beter het formatteren zal hebben, maar de ontvanger kon gist van het bericht krijgen zonder de gehechtheid te openen.
6. Denk na gebruikend uw software van het contactbeheer (zoals HANDELING!) om elk van uw uitgaande e-mail te verzenden. Met vele programma's, kunt u uw uitgaande e-mailberichten aan de ontvangers, en andere verwante contacten vastmaken, en zij zullen automatisch in het uit Vakje van uw e-mail- programma verschijnen.
9 Uiteinden voor het Beheren van Uw Inkomende E-mail:
1. Om een overlopende e-mail in Doos te vermijden, creëer omslagen. Bijvoorbeeld, zou u omslagen voor elk van uw directe rapporten, voor elk project, voor een commissie kunnen hebben die u, en voor onderwerpen van bijzonder belang voorzit. (Bijvoorbeeld, heb ik een omslag "statistieken" aangezien ik vaak die info voor de media. nodig heb)
2. Wanneer u uw inkomende e-mail pas opent, het VETTE Systeem toe? (Dossier-handeling-Worp) aan elke e-mail.
3. Als zeker u aren't u het nodig hebt, werp het! In tegenstelling tot een document papiermand, kunt u e-mail van elektronisch afval altijd terugwinnen door de eigenschap te gebruiken van de Vondst "van het Bericht" beschikbaar in de meeste e-mail- programma's. (Als het bedrijf het afval zonder uw kennis leegmaakt, creëer een omslag genoemd "Mijn Afval.")
4. Pas toe "2- beslissen" wanneer mogelijk. Als u in 2 minuten kunt antwoorden, dan doe rechtsweg het. Het zal langer duren om het in te dienen en het opnieuw terug te winnen dan aan "doet het enkel!"
5. Voor e-mail die meer tijd vergt antwoorden, of hen in Inbox of dossier in een aangewezen omslag zoals "Action"or "Antwoord verlaten."
6. Als u Dossiers van de Actie van de Tijger van het Document de Permanente voor het leiden van uw document (de Vraag, bespreekt, Online, enz.) gebruikt, kunt u het gebruiken om het document exemplaar van e-mail- dat uw actie vereist, zoals "in te dienen bespreekt met John."
7. Voor e-mail u in elektronisch formaat wilt houden, sleep aan de aangewezen omslag zoals die in Uiteinde wordt beschreven # 1.
8. Als u nodig hebt of uit een document exemplaar van een e-mail voor toekomstige verwijzing wilt, het drukt en het in uw document beheerssysteem, d.w.z. de Tijger van het Document, zodat indient kunt u het in 5 seconden of minder opnieuw vinden!
9. Nadat u met een e-mailomslag (zoals een specifiek project) hebt geëindigd, kunt u het op een floppy of ZIP schijf opslaan voor het geval dat u het later nodig hebt.
Hebt u sommige "trucs van de handel" ik niet, of vragen over degenen beschreef die ik, vrij gevoeld om me met de elektronische post te versturen - de liefde van I om van u te horen heb voorgesteld.
Ã"â© Barbara Hemphill is de auteur die van Kiplinger de Tijger van het Document op het Werk en de Tijger van het Document bedwingt thuis en mede-auteur van Liefde bedwingt het of verliest het: Rommel-Vrij leven voor altijd. De opdracht van het Instituut van de Productiviteit Hemphill moet individuen en organisaties helpen een productief milieu tot stand brengen en ondersteunen zodat kunnen zij hun werk verwezenlijken en van hun leven genieten. Wij doen dit door ruimte, informatie, en tijd te organiseren. Wij kunnen bij 800-427-0237 of bij www.ProductiveEnvironment.com worden bereikt
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
