15 Τρόποι να ρυθμιστεί το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας αποτελεσματικότερα
; Κουράζεστε της έρευνας για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ξέρετε είναι κάπου;
; Είναι το ηλεκτρονικό σύνολο "των κιβωτίων σασ" ξεπερασμένων μηνυμάτων;
; Παίρνετε συχνά ultimatums από το σας ΕΙΣΤΕ τμήμα για "να καθαρίσετε επάνω την πράξη σας;"
Το αγαπήστε ή το μισήστε; ή και οι δύο! ; ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι όλο και περισσότερο η αρχική μέθοδος για την επικοινωνία στο σημερινό ψηφιακό κόσμο; στην εργασία και στο σπίτι. Η έρευνα δείχνει ότι η εισαγωγή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια επιχείρηση αυξάνει την εκτύπωση κατά 40%.
Στα σεμινάρια, ρωτώ συχνά τους συμμετέχοντες, "πόσοι από σας τυπωμένο κείμενο το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας;" Η μεγάλη πλειοψηφία αυξάνει το χέρι τους; συνεσταλμένα! Αλλά το αντιμετωπίστε, μερικές φορές το έγγραφο είναι ιδιαίτερα πρακτικό. Οι σύνθετες προτάσεις, παραδείγματος χάριν, απαιτούν συχνά τις συζητήσεις όπου χρειάζεστε ένα τυπωμένο αντίγραφο που οδηγούν στις φυσικές σημειώσεις, που καθιστούν το ηλεκτρονικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο λιγότερο πολύτιμο από την εκτυπωμένη έκδοση.
Αφ' ετέρου, να εκτυπώσει όλα δεν είναι πιθανώς μια καλή λύση. Το κλειδί για τη διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθορίζει πότε για να κρατήσει το αντίγραφο σε χαρτί και πότε για να κρατήσει το ηλεκτρονικό αντίγραφο, που λαμβάνει υπόψη ότι μερικές φορές και οι δύο μπορούν να είναι πρακτικοί. Στην περίπτωση που περιγράφεται ανωτέρω, παραδείγματος χάριν, η τυπωμένη έκδοση έχει την αξία για τη συζήτηση, και η ηλεκτρονική έκδοση έχει την αξία για τη δημιουργία των νέων εκδόσεων μετά από τη συζήτηση. Σε καθένα γεγονός, οι αρχές της μεθοδολογίας τιγρών εγγράφου θα βελτιώσουν την επικοινωνία και θα αυξήσουν την παραγωγικότητα.
6 Οι άκρες για την αποστολή στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο των παραληπτών σας θα αγαπήσουν:
1. Χρησιμοποιήστε την υπαγόμενη γραμμή για να περιγράψετε σαφώς το θέμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτό είναι χρήσιμο για τον παραλήπτη, και για σας εάν θέλετε να βρείτε ένα μήνυμα έχετε στείλει.
2. Περιλάβετε μόνο ένα θέμα ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτή η μέθοδος θα απλοποιήσει πολύ την αρχειοθέτηση και την ανάκτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
3. Για ένα μεγάλο ή περίπλοκο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, δημιουργήστε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου σας και έπειτα το αντίγραφο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας. Εάν έχετε μια δυσλειτουργία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια της διαδικασίας αποστολής, μπορείτε εύκολα να ανακτήσετε το μήνυμά σας!
4. Κατά την απάντηση σε οποιοδήποτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, συνδέστε αρκετών του παλαιού μηνύματος για τον παραλήπτη για να θυμηθείτε το περιεχόμενο του αρχικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά διαγράψτε τις περιττό πληροφορίες ή το διπλασιασμό.
5. Αποφύγετε τις στέλνοντας συνδέσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όποτε είναι δυνατόν. Οι δέκτες γίνονται πιό απρόθυμοι να ανοίξουν τις συνδέσεις λόγω στην αυξανόμενη επικράτηση των ιών που μπορεί να έρθει μέσω των συνδέσεων. Σε μερικές περιπτώσεις, μπορείτε να στείλετε μια σύνδεση, και να περιλάβετε τη σύνδεση στο σώμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με την εξήγηση ότι η σύνδεση θα έχει καλύτερα να σχηματοποιήσει, αλλά ο παραλήπτης θα μπορούσε να πάρει την ουσία του μηνύματος χωρίς άνοιγμα της σύνδεσης.
6. Θεωρήστε το διοικητικό λογισμικό επαφών σας (όπως ο ΝΟΜΟΣ!) για να στείλει το όλο εξερχόμενο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας. Με πολλά προγράμματα, μπορείτε να συνδέσετε τα εξερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με τους παραλήπτες, και άλλες σχετικές επαφές, και θα εμφανιστούν αυτόματα στο έξω κιβώτιο του προγράμματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
9 Ακρες για τη διαχείριση του εισερχόμενου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας:
1. Για να αποφύγετε ένα ξεχειλίζοντας ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο κιβώτιο, δημιουργήστε τους φακέλλους. Παραδείγματος χάριν, να έχετε τους φακέλλους για κάθε μια από τις άμεσες εκθέσεις σας, για κάθε πρόγραμμα, για μια επιτροπή που προεδρεύετε, και για τα θέματα ιδιαίτερου ενδιαφέροντος. (Παραδείγματος χάριν, έχω έναν φάκελλο "στατιστικέσ" δεδομένου ότι χρειάζομαι συχνά εκείνες τις πληροφορίες για τα μέσα.)
2. Όποτε ανοίγετε το εισερχόμενο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, εφαρμόστε το ΠΑΧΎ σύστημα; (Αρχείο-πράξη-εκτίναξη) σε κάθε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
3. Εάν δεν είστε βέβαιοι τον χρειάζεστε, τον πετάτε! Αντίθετα από wastebasket εγγράφου, μπορείτε πάντα να ανακτήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από τα ηλεκτρονικά απορρίμματα με τη χρησιμοποίηση του χαρακτηριστικού γνωρίσματος "μηνυμάτων ευρημάτων" διαθέσιμου στα περισσότερα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. (Εάν η επιχείρηση εκκενώνει τα απορρίμματα χωρίς γνώση σας, δημιουργήστε έναν φάκελλο αποκαλούμενο "απορρίμματά μου.")
4. Εφαρμόστε "2- κυβερνά" όποτε είναι δυνατόν. Εάν μπορείτε να απαντήσετε σε 2 λεπτά, κατόπιν αυτό σωστό μακριά. Θα πάρει περισσότερο για να το αρχειοθετήσει και να το ανακτήσει πάλι απ'ό,τι "το κάνει ακριβώς!"
5. Για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που παίρνει περισσότερο χρόνο να απαντήσει, είτε να αφήσει τους σε Inbox είτε το αρχείο σε έναν κατάλληλο φάκελλο όπως "Action"or "απάντηση."
6. Εάν χρησιμοποιείτε τα μόνιμα αρχεία δράσης τιγρών εγγράφου για τη διαχείριση του εγγράφου σας (η πρόσκληση, συζητά, σε απευθείας σύνδεση, κ.λπ.), μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να αρχειοθετήσετε το αντίγραφο σε χαρτί του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που απαιτεί τη δράση σας, όπως "συζητάτε με John."
7. Για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που θέλετε να κρατήσετε με το ηλεκτρονικό σχήμα, σέρετε στον κατάλληλο φάκελλο όπως περιγράφεται στην άκρη # 1.
8. Εάν χρειάζεστε ή θέλετε ένα αντίγραφο σε χαρτί ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη μελλοντική αναφορά, το τυπώνετε έξω και το αρχειοθετείτε στο σύστημα διαχείρισης εγγράφου σας, δηλ. τίγρη εγγράφου, έτσι μπορείτε να το βρείτε πάλι σε 5 δευτερόλεπτα ή λιγότεροϊ
9. Αφότου έχετε τελειώσει με έναν φάκελλο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όπως ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα), μπορείτε να τον αποθηκεύσετε σε δίσκο δισκετών ή ΦΕΡΜΟΥΑΡ σε περίπτωση που τον χρειάζεστε αργότερα.
Έχετε μερικά "τεχνάσματα του εμπορίου" δεν περιέγραψα, ή ερωτήσεις για αυτές που έχω προτείνει, αισθάνομαι ελεύθερος να με στείλω μήνυμα με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο - αγάπη ι για να λάβω νέα από σας.
Γ"β© η Barbara Hemphill είναι ο συντάκτης Kiplinger που εξημερώνει την τίγρη εγγράφου στην εργασία και που εξημερώνει την τίγρη εγγράφου στο σπίτι και τον ομο-συντάκτη της αγάπης αυτό ή το χάνει: Διαβίωση σωρός-ελεύθερη για πάντα. Η αποστολή του ιδρύματος παραγωγικότητας Hemphill είναι να βοηθήσει τα άτομα και τις οργανώσεις να δημιουργήσουν και να στηρίξουν ένα παραγωγικό περιβάλλον έτσι μπορούν να ολοκληρώσουν την εργασία τους και να απολαύσουν τις ζωές τους. Κάνουμε αυτό με την οργάνωση του διαστήματος, των πληροφοριών, και του χρόνου. Μπορούμε να επιτευχθούμε σε 800-427-0237 ή σε www.ProductiveEnvironment.com
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
