15 manières de contrôler votre email plus efficacement
? Êtes-vous fatigué de rechercher des messages de E-mail que vous connaissez êtes quelque part ?
? Votre électronique "dans la boîte" pleine est-il des messages périmés ?
? Faites-vous obtiennent fréquemment des ultimatums du votre EST département "nettoient votre acte?"
Aimez-l'ou détestez-le ? ou tous les deux ! ? le E-mail est de plus en plus la méthode primaire pour communiquer en monde numérique d'aujourd'hui ? au travail et à la maison. La recherche montre cela qui présente le E-mail dans des augmentations d'une compagnie imprimant de 40%.
Dans les conférences, je demande souvent à des participants, "lequel de vous imprime hors de votre E-mail?" L'augmenter de la grande majorité leur main ? timidly ! Mais faisons- facelui, parfois papier est fortement pratique. Les propositions complexes, par exemple, exigent souvent des discussions où vous avez besoin d'une copie imprimée qui ont comme conséquence les notes physiques, rendant le E-mail électronique moins valable que la version imprimée.
D'autre part, imprimer tout n'est pas probable une bonne solution. La clef au E-mail de gestion détermine quand garder l'imprimé et quand garder la copie électronique, maintenant dans l'esprit que parfois toutes les deux peuvent être pratiques. Dans le cas décrit ci-dessus, par exemple, la version imprimée a la valeur pour la discussion, et la version électronique a la valeur pour créer de nouvelles versions après la discussion. Dans l'un ou l'autre événement, les principes de la méthodologie de papier de tigre amélioreront la productivité de communication et d'augmentation.
6 bouts pour l'envoi du E-mail que vos destinataires aimeront :
1. Employez la ligne soumise pour décrire clairement la matière de votre E-mail. C'est utile pour le destinataire, et pour vous si vous voulez trouver un message vous avez envoyé.
2. Incluez seulement un sujet par message de E-mail. Cette méthode simplifiera considérablement le classement et la récupération de E-mail.
3. Pour un E-mail prolongé ou compliqué, créez le E-mail dans votre programme de traitement de texte et puis copiez à votre E-mail. Si vous avez un problème de E-mail pendant le procédé d'envoi, vous pouvez facilement rechercher votre message !
4. En répondant à tous assez E-mail, attache du vieux message pour que le destinataire se rappelle la teneur du E-mail original, mais pour supprime l'information ou la duplication inutile.
5. Évitez d'envoyer des attachements de E-mail autant que possible. Les récepteurs deviennent plus peu disposés à ouvrir des attachements dus à la prédominance croissante des virus qui peuvent venir par des attachements. Parfois, vous pouvez envoyer un attachement, et incluez l'attachement dans le corps du E-mail, avec l'explication que l'attachement aura un meilleur formatage, mais le destinataire pourrait obtenir l'essentiel du message sans ouvrir l'attachement.
6. Considérez employer votre logiciel de gestion de contact (tel que l'ACTE !) pour envoyer tout votre E-mail sortant. Avec beaucoup de programmes, vous pouvez attacher vos messages sortants de E-mail aux destinataires, et d'autres contacts relatifs, et ils apparaîtront automatiquement dans la boîte de sortie de votre programme de E-mail.
9 bouts pour contrôler votre E-mail entrant :
1. Pour éviter un E-mail de débordement dans la boîte, créez les chemises. Par exemple, vous pourriez avoir des chemises pour chacun de vos rapports directs, pour chaque projet, pour un comité qui vous chaise, et pour des sujets d'intérêt particulier. (par exemple, j'ai une chemise "statistiques" puisque j'ai besoin fréquemment de cette information pour les médias.)
2. Toutes les fois que vous ouvrez votre E-mail entrant, appliquez le système de FAT ? (Dossier-Agir-Jetez en l'air) à chaque E-mail.
3. Si vous n'êtes pas sûr vous le besoin il, jetez-le en l'air ! À la différence d'une corbeille à papiers de papier, vous pouvez toujours rechercher le E-mail du détritus électronique en employant le dispositif "de message de trouvaille" disponible dans la plupart des programmes de E-mail. (si la compagnie vide le détritus sans votre connaissance, créez une chemise appelée le "mon détritus.")
4. Appliquez "la règle 2-Do" autant que possible. Si vous pouvez répondre en 2 minutes, faites-alors la tout de suite. Cela prendra plus longtemps pour la classer et pour la rechercher encore que "faites-juste la!"
5. Pour le E-mail qui prend plus de temps de répondre, ou laissez-les dans Inbox ou classez dans une chemise appropriée telle que "Action"or "réponse."
6. Si vous employez le tigre de papier l'action que permanente classe pour contrôler votre papier (l'appel, discutent, en ligne, etc.), vous peut l'employer pour classer la copie de papier du E-mail qui exige votre action, comme "discutent avec John."
7. Pour le E-mail vous voulez maintenir dans le format électronique, drague à la chemise appropriée comme décrit dans le bout # 1.
8. Si vous avez besoin ou voulez d'une copie de papier d'un E-mail pour la future référence, l'imprimez et la classez dans votre système de gestion de papier, c.-à-d. tigre de papier, ainsi vous peut le trouver encore dans 5 secondes ou moins !
9. Après que vous ayez fini avec une chemise de E-mail (telle qu'un projet spécifique), vous pouvez le stocker sur un disque souple ou un disque de FERMETURE ÉCLAIR au cas où vous auriez besoin de lui plus tard.
Vous avez quelques "tours du commerce" que je n'ai pas décrit, ou avez des questions au sujet de celles j'ai suggérées, sentir libre au E-mail je - amour de I pour avoir de vos nouvelles.
Ã"â© Barbara Hemphill est l'auteur de Kiplinger apprivoisant le tigre de papier au travail et apprivoisant le tigre de papier à la maison et le co-auteur de l'amour il ou le perd : Encombrer-Libre Vivant Pour toujours. La mission de l'institut de productivité de Hemphill est d'aider des individus et des organismes pour créer et soutenir un environnement productif ainsi ils peuvent accomplir leur travail et apprécier leurs vies. Nous faisons ceci en organisant l'espace, l'information, et le temps. Nous pouvons être atteints à 800-427-0237 ou à www.ProductiveEnvironment.com
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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