Escavação fora da desordem de papel - parte 1
Escavar para fora das pilhas inferiores de papel pôde parecer como uma tarefa desanimada e intransponível. Deixe-nos enfrentá-la, o papel pode ser intimidativo e opressivamente. Vem implacàvel e sem aviso, e nunca para de vir - as contas, seguros, fax, lista de tumulto, facturas, informação de imposto, manuais do usuário, recibos, itinerários… adicionam nos compartimentos, nos folhetos, nos esboços, nos livretos, nas letras, nos esboços, etc., e é fácil ver como os molehills de papel transformar-se montanhas de papel. E está aqui a parte a mais má - em algum lugar neste monte ever-growing de mentiras do caos seu negócio - números de telefone importantes, as contas que têm que ser pagas, os clientes que precisam a atenção, os receivables que precisam de coletar?
Antes que eu o ajude a escavar fora da desordem de papel, deixe-me asseguram-no de duas coisas:
1. Você não está sozinho.
2. Há uma luz na extremidade do túnel.
Meu objetivo é “unbury” você, ajudando o pare para baixo e organizar seus papéis. Antes que nós comecemos embora, deixe-me sugerem que você não tente fazer tudo em um dia. Trabalho em pedaços de 1-2 horas do tempo.
A primeira etapa está classificando, para classificar, nós precisaremos alguns recipientes (eu uso cestas de lavanderia ou ordenho caixas, mas todas as caixas farão). Etiquete os recipientes conformemente:
- Tome a ação? qualquer coisa que o exige fazer algo dentro das próximas duas semanas. Inclui contas, nomeações, reuniões, etc.
- Lido? inclui todo o papel, boletim de notícias, anúncio, compartimento, etc. que possam conter a informação que você quer ler. O segredo aqui é cortá-lo para fora o artigo, e joga afastado o descanso da publicação.
-30 dias? inclui as coisas que devem ser feitas no prazo de 30 dias, mas não são tão crítico quanto tomam os artigos de ação que devem ser feitos dentro de duas semanas. Inclui as contas devidas, as nomeações, os eventos, os tumultos, etc.
- Lima? Estes são os artigos arquivados que não exigem nenhuma ação, mas devem ser retidos. Inclui contratos, indicações de banco, recibos, garantias, informação de produto, informação de imposto, etc.
- Lance afastado? qualquer coisa que tem seis meses velho e o exige não tomar nenhuma ação.
Agora que nós temos nossos recipientes, deixe-nos começar. Agarre uma pilha de papéis, e a sorte com ela, coloc cada papel no recipiente apropriado. Desde que você está classificando pela categoria geral, deve ir consideravelmente rapidamente. Seja completo, mas rapidamente. A chave é tocar somente uma vez em cada pedaço de papel, e não ler cada papel. Apenas olhe de relance para ela, e põr rapidamente a no recipiente correto. Nós faremos uma sorte mais específica mais tarde. Para agora, nós estamos fazendo uma sorte geral, e estamos rejeitando o lixo.
Naturalmente, a pergunta a mais grande é o que a jogar afastado. A resposta simples é jogar afastado qualquer coisa que você não precisa. Você precisa de perguntar-se, “faço eu preciso realmente isto, e o que é a coisa a mais má que pode acontecer se eu jogo este afastado?” Eu trabalhei com uma pessoa que publicou um local, jornal especializado. Necessário para manter uma ou dois cópias de cada edição traseira, mas quando nós classificamos seu documento, nós encontrou 40-50 cópias de cada um. Nós igualmente encontramos registros dos eventos que foi envolvido nos anos há, de fotos wedding, de alguma da arte -final das suas crianças, de recibos alugado de DVD, de lista de tumulto do ano passado, de certidão de nascimento do seu filho, do título a seu SUV, etc. Nós igualmente encontramos manuais e recibos dos proprietários para os artigos que já não possuiu, pilhas de indicações de banco dos anos 80, e assim por diante. Recorde, isto é seu espaço de trabalho. Para você a ser o mais eficiente, eficaz e o profissional que seu documento precisa de estar em ordem.
Até agora, você atravessou cada pilha de papel. Você classificou corretamente, você tem cinco recipientes ou caixas dos papéis a ser arquivados, e (mais provável) muito papel rejeitado para recicl. Felicitações em seus trabalho duro e progresso. A estada ajustou, e eu discutirei como setup um sistema de arquivamento, e que a fazer com os papéis que você classificou.
Marc Rifkin é um organizador profissional, e o proprietário de organizadores profissionais dos OÁSIS, que fornece soluções de organização para repousos e escritórios em Seattle, WA. http://www.oasisorganizers.com
Organizadores do profissional dos OÁSIS do ‚©2005 de Âà do ¡ do ¬Å do ‚de ÃÆ'ââ
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Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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