Scavando dall'ammasso di carta - parte 1
Scavando fuori da sotto le pile di carta ha potuto sembrare come un'operazione scoraggiante ed insormontabile. Affrontiamola, la carta può essere intimidente ed opprimente. Viene relentlessly e senza avvertimento e non smette mai di venire - le fatture, le politiche di assicurazione, i fax, to-do elenca, fatture, le informazioni di imposta, i manuali di utente, ricevute, gli itinerari... aggiungono negli scomparti, negli opuscoli, nelle brutte copie, nei libretti, nelle lettere, nelle brutte copie, ecc. ed è facile da vedere come i molehills di carta transformarsi in in montagne di carta. E qui è la parte più difettosa - in qualche luogo in questo monticello sempre crescente delle bugie di caos il vostro commercio - numeri di telefono importanti, le fatture che devono essere paid, i clienti che hanno bisogno dell'attenzione, effetti attivi che devono raccogliere?
Prima che li aiuti a scavare dall'ammasso di carta, lascilo li assicurano di due cose:
1. Non siete soli.
2. Ci è una luce all'estremità del traforo.
Il mio obiettivo è "unbury" voi, aiutandoli a sbucciare giù ed organizzare le vostre carte. Prima che cominci comunque, lascilo suggeriscono che non provate a fare tutto in un giorno. Lavoro nei pezzi da 1-2 ore di tempo.
Il primo punto sta fascicolando, per fascicolare, avremo bisogno di alcuni contenitori (uso i cestini della lavanderia o mungo le casse, ma tutte le scatole basteranno). Identifichi di conseguenza i contenitori:
- Di Ag? qualche cosa che vi richieda di fare qualcosa nelle due settimane prossime. Include le fatture, gli appuntamenti, le riunioni, ecc.
- colto? include tutti i carta, bollettino, annuncio, scomparto, ecc. che potrebbero contenere le informazioni che desiderate leggere. Il segreto qui deve tagliarlo verso l'esterno l'articolo e getta via il resto della pubblicazione.
-30 giorni? include le cose che devono essere fatte in 30 giorni, ma non sono critico quanto le attività dell'introito che devono essere fatte in due settimane. Include le fatture dovute, gli appuntamenti, gli eventi, i to-dos, ecc.
- lima? Questi sono articoli archiviati che non richiedono azione, ma devono essere mantenuti. Include i contratti, le dichiarazione della banca, le ricevute, le garanzie, le informazioni di prodotto, le informazioni di imposta, ecc.
- Tiro Via? qualche cosa che sia sei mesi e vi richieda di non intraprendere azione.
Ora che abbiamo nostri contenitori, iniziamo. Afferri una pila di carte e la specie con esso, disponendo ogni carta nel contenitore adatto. Poiché state fascicolando per la categoria generale, dovrebbe andare abbastanza velocemente. Sia completo, ma rapidamente. La chiave deve toccare soltanto una volta ogni pezzo di carta e non leggere ogni carta. Occhiata giusta esso e rapidamente messo esso nel contenitore corretto. Faremo più successivamente una specie più specifica. Per ora, stiamo facendo una specie generale e stiamo scartando i rifiuti.
Naturalmente, la domanda più grande è che cosa da gettare via. La risposta semplice deve gettare via qualche cosa che non abbiate bisogno di. Dovete chiedersi, "realmente ho bisogno di questo e che cosa è la cosa più difettosa che possa accadere se getto questo via?" Ho lavorato con una persona che ha pubblicato un local, giornale specializzato. Ha dovuto mantenere una o due copia di ciascuno edizione della parte posteriore, ma quando abbiamo fascicolato il suo lavoro di ufficio, abbiamo trovato 40-50 copie di ciascuno. Inoltre abbiamo trovato le annotazioni degli eventi che è stato coinvolgere durante gli anni fa, le foto di nozze, alcuna dell'illustrazione dei suoi bambini, delle ricevute locative di DVD, delle liste di to-do dell'anno scorso, del certificato di nascita del suo figlio, del titolo al suo SUV, ecc. Inoltre abbiamo trovato i manuali e le ricevute dei proprietari per gli articoli che più non ha posseduto, le pile di dichiarazione della banca dagli anni 80 e così on. Ricordisi di, questo è il vostro luogo di lavoro. Per voi da essere i più efficienti, efficaci ed il professionista che il vostro lavoro di ufficio deve essere nell'ordine.
Ormai, avete passato attraverso ogni pila di carta. Avete fascicolato correttamente, avete cinque contenitori o scatole di carte da archiviare e carta scartata molto (più probabile) per riciclare. Congratulazioni sul vostri lavoro duro e progresso. Il soggiorno ha sintonizzato e discuterò come installare un sistema di classificazione e che cosa da fare con le carte che avete fascicolato.
La vinaccia Rifkin è un organizzatore professionale e proprietario degli organizzatori professionali dell'OASI, che fornisce le soluzioni d'organizzazione per le sedi e gli uffici a Seattle, WA. http://www.oasisorganizers.com
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Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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