Contas a pagar: uma poderosa solução de gestão de documentos e workflow
Contas a pagar é apenas um escritório de gestão da área onde os problemas surgem devido à extrema complexidade das operações, bem como a vasta quantidade de papelada que é generated.A quantidade desproporcional de tempo e recursos administrativos é consumido apenas recebendo faturas aprovadas para pagamento. O problema torna-se agravada quando as facturas são perdidos quando a ser distribuído para o apuramento e, mais ainda, então é tempo perdido na process.Typically recuperação desses documentos incluem compra facturas dos fornecedores, facturas de vendas a clientes e ordens de compra gerado pela falta customers.Even se a documentação está recuperado de sucesso o sistema, o atraso vai ter causado um grande inconveniente. Se não for recuperada, os efeitos sobre as empresas são rotineiramente perturbadoras e, em casos extremos, é um poderoso disastrous.TokOpen gestão documental e workflow software solução que vai muito além do convencional documento captação e armazenamento. Singularmente flexíveis, o pacote permite que sistemas de ser configurado para atender os clientes "específicos needs.How TokOpen worksAutomated entrada de dados permite que as facturas sejam digitalizados, indexados e armazenados no sistema, evitando tempo de consumo de entrada manual. Automatizado leitura pode assumir duas formas: ou cabeçalho leitura (número de referência, nome cliente e quantidade); ou linha completa item leitura. Alternativamente, a factura informações ainda podem ser inseridas manualmente se required.Once no sistema, as facturas são encaminhados por via electrónica através de um workflow processo que inclui todos os notificantes pessoal autorizado, quando uma factura está esperando a sua aprovação. Online relatórios são gerados automaticamente quando facturas estão aguardando aprovação atrasado ou em falta. Estes relatórios são configuráveis, de modo a que possam ser criadas para cobrir outros fatores críticos para o sucesso pagamento completion.Internal de segurança está incorporado no sistema, controla o acesso e garantir que apenas pessoal autorizado pode abrir facturas ou documentos relacionados. As auditorias são automaticamente mantidos em todos os documentos à medida que progredir através do sistema, de modo cada vez que eles são acessados ou alterados, a hora, data, a identidade e actividade informações são associadas logged.Where documentos estão no sistema, estes são armazenados no mesmo arquivo juntamente com as facturas de modo a que possam ser localizados com rapidez e facilidade. O acesso pode ser adquirida a partir de outros sistemas, caso em que as pastas e os documentos são exibidos em um padrão da Web browser.Invoice aprovação é integrado com o resto do processo de contas a pagar, faturas e pode ser acessado através de sistemas como SAP ou JDE.TokOpen em ação? um caso studyTokOpen está actualmente a ser utilizado por um grande Japonês multi-nacional, com vários escritórios locais no Reino Unido. Um escritório processos compra facturas para todos os outros escritórios no Reino Unido, e eles são inicialmente processadas utilizando o Oracle Financials sistema. Para todas as novas facturas, um barcode é gerado e anexado a cada document.An Contas Clerk scans então toda a documentação em TokOpen. Isto é realizado a partir de um trabalho dedicado digitalização e indexação, utilizando TokOpen Classificando Office.All documentos são armazenados aqui e depois carregados em uma base diária para o TokOpen servidor, que está em outro escritório britânico localização. Classificando Office lê o código de barras e, em seguida, olha para cima os dados originais em Oracle para extrair dados de índice adicionais tais como o número, fornecedor e número code.Standard site navegador accessMost documentos são recuperados através dos usuários padrão navegador da Web, utilizando TokOpen Web, e um total de 260 funcionários utilizam este meio de acesso. Um número restrito de usuários também têm acesso ao TokOpen ambiente de trabalho e acesso a indivíduos com base em uma aprovação hierarchy.Invoices são manipulados utilizando um eficiente electrónicos workflow processo. Uma vez digitalizada, Invoice Status está definido para Factura Received. TokOpen garante que os usuários só podem ver documentos que tenham sido atribuídas a eles em uma determinada workflow.A autorização rigorosos hierarquia está em vigor, com base no tamanho das facturas serem manuseados. Portanto, se um membro do pessoal tenta autorizar uma factura que excede a sua autorização limite, automaticamente rotas TokOpen-lo a um agente autorização no próximo nível. Este processo continua até a autorização hierarquia até a fatura chega um membro do pessoal que teve apuramento para assinar fora dessa factura valor, eo pagamento é completed.TokOpen traz conjunto poderoso e eficiente de gestão de documentos, com fácil de usar, com base na Web access.Tokairo é um fornecedor internacional de Document Management (TokOpen) Os sistemas de educação e soluções (TokAM). Tokairo tem a sua sede no Reino Unido, com uma empresa irmã na E.U.A. responsável para as Américas. http://www.tokairo.com REF = TO2EZ
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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