Cuentas por pagar: un documento de gestión y solución de flujo de trabajo
Cuentas por pagar es solo un ámbito de gestión de las oficinas en donde se plantean problemas debido a la enorme complejidad de las operaciones, y la enorme cantidad de papeleo que se generated.A cantidad desproporcionada de tiempo y recursos administrativos se consume apenas aprobado facturas de pago. El problema se agrava cuando las facturas se pierden cuando se distribuye para su aprobación, e incluso más tiempo se pierde en la process.Typically recuperación de estos documentos incluyen facturas de compra de los proveedores, facturas de venta a los clientes y las órdenes de compra generadas por falta de documentación customers.Even si es recuperado con éxito de el sistema, la demora ha causado grandes molestias. Si no se recupera, los efectos sobre las empresas suelen ser perjudiciales, y en casos extremos, disastrous.TokOpen es una potente gestión de documentos y solución de software de flujo de trabajo que va mucho más allá que las de captura de documentos y el almacenamiento. Excepcionalmente flexible, el paquete permite a los sistemas configurados para responder a los clientes específicos needs.How TokOpen worksAutomated facturas de entrada de datos permite que se escaneen, indexados y almacenados en el sistema, evitando el manuales que consumen mucho tiempo de entrada. Automatizado de lectura puede hacerse de dos maneras: o bien la lectura de cabecera (el número de referencia, nombre del cliente y cantidad); o la plena partida lectura. Alternativamente, la factura la información todavía pueden introducirse manualmente si required.Once en el sistema, las facturas por vía electrónica a través de un proceso de flujo de trabajo que incluye notificar a todos los el personal autorizado, cuando la factura está a la espera de su aprobación. Informes en línea se generan automáticamente cuando las facturas se retrasó en espera de aprobación o desaparecidos. Estos informes son configurables, por lo que se puede configurar para cubrir otros factores críticos para el éxito de pago completion.Internal de seguridad se basa en el sistema, los controles de acceso y garantizar que sólo el personal autorizado puede abrir las facturas o documentos relacionados. Las auditorías son mantiene automáticamente en todos los documentos a medida que progresan en el sistema, por lo que cada vez que se accede a ellos o modificación, hora, fecha, identidad y actividad detalles logged.Where documentos asociados se encuentran en la sistema, estos son almacenados en el mismo archivo, junto con las facturas para que puedan ser localizados con rapidez y facilidad. El acceso puede ser adquirida de otros sistemas, en cuyo caso las carpetas y los documentos que se muestran en una Web estándar browser.Invoice aprobación se integra con el resto del proceso de cuentas a pagar, y las facturas se puede acceder a través de sistemas como SAP o JDE.TokOpen en acción? studyTokOpen un caso que está siendo utilizado actualmente por un importante Japonés multi-nacional, con múltiples ubicaciones de oficina en el Reino Unido. Una oficina de los procesos de facturas de compra de todas las otras oficinas en el Reino Unido, y son inicialmente procesados utilizando el sistema de Oracle Financials. Para todas las nuevas facturas, se genera un código de barras y que se adjunta a cada empleado de Cuentas document.An luego analiza toda la documentación en TokOpen. Esto se lleva a cabo a partir de un dedicado trabajo de escaneo e indexación, utilizando TokOpen Clasificación Office.All aquí se guardan los documentos y, a continuación, subido sobre una base diaria TokOpen al servidor, que se encuentra en otra ubicación de oficina de Reino Unido. Clasificación Oficina lee el código de barras y, a continuación, busca los datos originales en Oracle para obtener datos adicionales, tales como índice de número de factura, número de proveedor y el lugar code.Standard navegador accessMost documentos se recuperará a través de los usuarios del navegador Web estándar, utilizando TokOpen Web, y un total de 260 personal de utilizar este medio de acceso. Un número limitado de usuarios también tienen acceso a la TokOpen de escritorio, y el acceso se proporciona a los individuos sobre la base de una aprobación hierarchy.Invoices se manejan utilizando un eficiente proceso de flujo de trabajo electrónico. Una vez escaneada, Estado de la factura se establece en la factura Recibido. TokOpen garantiza que los usuarios sólo puedan ver los documentos que les han sido asignadas en una estricta autorización workflow.A jerarquía está en su lugar, sobre la base del tamaño de las facturas se manejan. Por lo tanto, si un miembro del personal de los intentos de autorizar una factura que supera el límite de su autorización, TokOpen automáticamente las rutas a un miembro del personal autorización en el próximo nivel. Esto continúa hasta la autorización de la jerarquía hasta que llegue la factura a un miembro del personal de limpieza que ha tenido a firmar que el valor de factura, y el pago se lleva completed.TokOpen junto de gran alcance y eficiente de gestión de documentos, con fácil de usar, basado en la Web access.Tokairo es un proveedor internacional de Gestión de Documentos (TokOpen) y soluciones de sistemas de Educación (TokAM). Tokairo tiene su sede en el Reino Unido, con una empresa hermana en EE.UU. responsable de las Américas. http://www.tokairo.com Ref. = TO2EZ
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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