Debiti: un potente gestione documentale e workflow soluzione
Debiti è solo uno spazio di ufficio gestione qualora dovessero sorgere dei problemi a causa della notevole complessità delle operazioni, e la grande quantità di documenti che è generated.A sproporzionata quantità di tempo e di risorse amministrative è consumato appena approvato per ottenere il pagamento delle fatture. Il problema è aggravato quando le fatture sono persi quando in circolazione per la loro liquidazione, e ancor di più il tempo è poi perso nel Recupero process.Typically questi documenti includono le fatture di acquisto da parte dei fornitori, le fatture di vendita per i clienti e gli ordini di acquisto generato da customers.Even se la documentazione mancante è successo da recuperare il sistema, il ritardo si hanno causato gravi inconvenienti. Se non è recuperata, gli effetti sulle imprese di routine sono pericolosi, e in casi estremi, è un potente disastrous.TokOpen di gestione dei documenti e soluzione software del flusso di lavoro che va ben oltre il tradizionale documento di cattura e immagazzinamento. Unica flessibile, il pacchetto consente ai sistemi di essere configurato per soddisfare i clienti 'specifica needs.How TokOpen worksAutomated fatture permette l'immissione dei dati da sottoporre a scansione, indicizzati e memorizzati nel sistema, in termini di tempo per evitare l'inserimento manuale. Automatizzato di lettura può assumere due forme: una lettura intestazione (numero di riferimento, il nome del client e l'importo); o piena voce lettura. In alternativa, fattura informazioni possono anche essere inserite manualmente se required.Once nel sistema, le fatture per via elettronica sono instradati attraverso un processo di workflow che include tutti i notificanti personale autorizzato, quando è in attesa di una fattura per la loro approvazione. Rapporti online sono generate automaticamente le fatture in attesa di approvazione in cui sono in ritardo o mancanti. Tali relazioni sono configurabili, in modo che possano essere istituiti a coprire gli altri fattori critici per il successo di pagamento completion.Internal di sicurezza è incorporato nel sistema, i controlli di accesso e di garantire che solo il personale autorizzato può aprire le fatture o documenti correlati. Verifiche sono mantenute automaticamente su tutti i documenti in cui i progressi attraverso il sistema, quindi ogni volta che si accede o modificato, ora, la data, l'identità e l'attività particolari sono associati logged.Where documenti sono in sistema, questi sono memorizzati nello stesso file, accanto fatture in modo che possano essere situati in modo semplice e veloce. L'accesso può essere acquisita da altri sistemi, nel qual caso i documenti e le cartelle vengono visualizzate in un Web standard browser.Invoice approvazione è integrato con il resto del processo di conti da pagare, e le fatture possono essere accessibili tramite sistemi come SAP o JDE.TokOpen in azione? un caso studyTokOpen è attualmente utilizzata da un importante Giapponese multi-nazionale, con più sedi di uffici in Gran Bretagna. Un ufficio processi fatture d'acquisto per tutti gli altri uffici nel Regno Unito, e sono inizialmente trattati con Oracle Financials sistema. Per tutte le nuove fatture, viene generato un codice a barre e allegate a ciascuna document.An Accounts Clerk quindi scansioni tutta la documentazione in TokOpen. Questo è effettuata da un apposito lavoro di scansione e indicizzazione, utilizzando TokOpen Ordinamento Office.All documenti sono memorizzati qui e poi caricato su una base quotidiana TokOpen al server, che è in un altro ufficio di posizione del Regno Unito. Ufficio Ordinamento legge il codice a barre e cerca, poi, i dati originali nel Oracle per estrarre ulteriori dati di indice, come il numero di fattura, il fornitore, il numero e il sito code.Standard browser accessMost documenti vengono recuperati tramite gli utenti 'normale browser Web, utilizzando TokOpen Web, e un totale di 260 personale utilizzare questo mezzo di accesso. Un ristretto numero di utenti di avere accesso anche alla TokOpen desktop, e l'accesso è previsto per le persone sulla base di una approvazione hierarchy.Invoices sono gestite tramite un efficiente processo di workflow elettronici. Una volta analizzato, fattura è stato impostato su fattura ricevuta. TokOpen assicura che gli utenti possono solo visualizzare i documenti che sono stati loro assegnati in una particolare autorizzazione workflow.A rigoroso gerarchia è in atto, sulla base delle dimensioni delle fatture devono essere manipolate. Quindi, se un membro del personale tentativi di autorizzare una fattura che supera la loro autorizzazione limite, TokOpen automaticamente rotte di un membro del personale autorizzazione al prossimo livello. Questo continua fino gerarchia fino a quando l'autorizzazione fattura raggiunge un membro del personale che ha avuto la clearance di firmare fuori che il valore della fattura, e per il pagamento è completed.TokOpen porta insieme potente ed efficiente di gestione dei documenti, con facile da usare, Web-based access.Tokairo è un fornitore internazionale di Document Management (TokOpen) e soluzioni di sistemi di istruzione (TokAM). Tokairo ha la sua sede nel Regno Unito, con una sorella società negli Stati Uniti responsabile per le Americhe. http://www.tokairo.com REF = TO2EZ
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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