Entendimento de gestão de documentos
O termo "gestão de documentos" e "escritório sem papel" é o tema de inúmeros artigos e livros. Todos querem alcançar este objetivo nobre, mas nem todo mundo entende o que os termos realmente significam. Antes que você possa embarcar na viagem de realizar a gestão total do documento, é importante que você tenha um bom conhecimento básico dos termos e conceitos que vão com it.Once você começar a investigar as várias soluções de software que estão disponíveis você está indo funcionar em algumas abreviaturas de gestão de documentos, acrônimos e termos gerais, que você pode não estar familiarizado. Aqui está uma "folha" que vai ajudar você a compreender o material que você poderá encontrar, bem como as conversas que você vai ter com a solução de gestão documental providers.Electronic Document Capture (EDC) Este é o termo genérico que se refere a todo o processo de conversão de documentos em papel em seus equivalentes eletrônicos. Abrange conceitos tais como a digitalização, reconhecimento de texto, conversão de imagem e indexação para posterior recuperação. Em outras palavras, é uma frase catchall para o toda a gestão de documentos process.Optical Character Recognition (OCR) é um processo de OCR que reconhece as palavras impressas que estão presentes em um documento físico. OCR é geralmente utilizada quando os documentos de processamento que são impressa em "impressora" normal ou máquina de escrever fonts.Intelligent Character Recognition (ICR) Este processo é semelhante ao OCR, mas geralmente é capaz de também de transformação de documentos manuscritos em formulários especiais. Pode também reconhecer e processar as marcas "tick" e bar codes.Electronic Document Management System (EDMS) Às vezes referido como Document Management (DM) ou Document Management System (DMS), este termo não abrange apenas a conversão electrónica de documentos em papel, mas a gestão de documentos criados eletronicamente, incluindo processamento de texto e e-mail. EDMS sistemas são usados para localizar e visualizar documentos, bem como para manter diferentes versões da origem document.Electronic Record Management System (ERMOS) Também conhecida como Record Management (RM) ou gestão Record System (RMS), este termo refere-se aos sistemas que são utilizados para assegurar que registros importantes, como a folha de pagamento, recursos humanos, prontuários, contratos, etc, são armazenadas e disponíveis durante a sua utilidade lifetime.Web Content Management (WCM) Também chamado de Content Management Systems (CMS), Este termo se refere ao software que é usado para armazenar e publicar conteúdo de um web site. A CMS separa o conteúdo da Web a partir da concepção subjacente HTML de modo que qualquer pessoa autorizada pode publicar ou remover conteúdo de um Web site sem ter que saber HTML.Workflow Management (WFM) WFM sistemas são utilizados para preparação de documentos de gestão em um ambiente estruturado onde certas etapas de preparação, revisão ou aprovação tem que ser feito em uma ordem definida. Sistemas WFM directa dos documentos para as pessoas corretas, na ordem correta, até que todo o processo foi completed.Knowledge Management (KM) Estes sistemas são usados para fazer o legado total "conhecimento" de uma organização à disposição de todos. Sistemas KM eliminar a necessidade de funcionários para "reinventar a roda" quando se lida com questões, os processos, ou qualquer outro assunto que já foi tratado por alguém na organização. A Frequently Asked Questions (FAQ System) é um bom exemplo de uma system.Now KM valioso que você tem uma compreensão dos termos básicos que você vai encontrar, o próximo passo é a determinar o tipo de sistema de gestão documental que melhor atenda às suas necessidades. Depois disso, você pode começar o processo de identificação das soluções disponíveis e escolher aquele que atende sua empresa needs.Cavyl Stewart é o dono da http://www.find-small-business-software.com. Nunca slave novamente afastado em tarefas chatas software barato pode fazer duas vezes mais rápido. Descubra como subscrevendo a seu exclusivo livre 100% ecourse conteúdo original: "Descubra 52 maneiras de fazer mais com o software", enviando um email em branco para: 52-ways@getresponse.com
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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