Comprendere la gestione dei documenti
Il termine "gestione dei documenti" e "ufficio senza carta" è oggetto di innumerevoli articoli e libri. Tutti vogliono per raggiungere questo nobile obiettivo, ma non tutti capiscono che cosa significa veramente le condizioni. Prima di poter intraprendere il cammino di realizzazione totale di gestione dei documenti, è importante che avete una buona conoscenza di base dei termini e dei concetti che vanno con it.Once si avvia indagando le varie soluzioni software che sono disponibili si sta per eseguire la gestione dei documenti in alcune sigle, acronimi e termini generali che potrebbero non avere familiarità con. Qui è un "foglio di imbrogliare", che vi aiuterà a capire il materiale che troverai così come le conversazioni che ti verrà aver con soluzione di gestione dei documenti providers.Electronic Documento Capture (EDC) Questo è il termine generico che si riferisce a tutto il processo di convertire documenti cartacei in loro equivalenti elettronici. Esso comprende concetti come la scansione, il riconoscimento del testo, l'immagine e l'indicizzazione per conversione dopo il recupero. In altre parole, si tratta di una frase per la Raccolta tutta la gestione dei documenti process.Optical Character Recognition (OCR) OCR è un processo che riconosce la dicitura stampata che sono presenti in un documento fisico. OCR è in genere utilizzato quando il trattamento dei documenti che sono stampati in "normale" macchina da scrivere o stampante fonts.Intelligent Character Recognition (ICR) Questo processo è simile a OCR, ma è generalmente in grado di trasformazione anche alcuni documenti scritti a mano su forme speciali. Si può anche riconoscere e processo di "segni" e il bar codes.Electronic Document Management System (EDMS) Talvolta denominato Document Management (DM) o Document Management System (DMS), questo termine comprende non solo l'elettronica di conversione di documenti cartacei, ma la gestione elettronica di documenti creati compresa l'elaborazione di testi e di e-mail. EDMS sistemi vengono utilizzati per individuare e visualizzare i documenti, nonché a mantenere diverse versioni di fonte document.Electronic Record Management System (ODALITÀ) Conosciuto anche come record Management (RM) o Record Management System (RMS), questo termine si riferisce a sistemi che sono utilizzati per assicurare che importante record, come buste paga, risorse umane, i dati dei pazienti, i contratti, ecc, sono memorizzati e disponibili nel corso del loro utile lifetime.Web Content Management (WCM) anche chiamato un Content Management Systems (CMS), questo termine si riferisce al software che viene utilizzata per archiviare e pubblicare contenuti di un sito web. Un CMS separa il contenuto dal web HTML sottostante progettazione in modo che qualsiasi persona autorizzata può pubblicare o rimuovere il contenuto da un sito web senza dover conoscere HTML.Workflow Management (WFM) WFM sistemi vengono utilizzati per la gestione in un documento preparato ambiente strutturato in cui alcuni di preparazione, revisione, approvazione o passi devono essere fatto in un determinato ordine. WFM sistemi diretti i documenti per il popolo, nel corretto ordine, fino a quando l'intero processo è stato completed.Knowledge Management (KM) Questi sistemi sono usati per fare il totale eredità "conoscenza" di una organizzazione a disposizione di tutti. KM sistemi di eliminare la necessità per i dipendenti a "reinventare la ruota" quando si tratta di questioni, i processi, o qualsiasi altra questione che è già stata trattata con qualcuno nella organizzazione. Un Frequently Asked Questions (FAQ) del sistema è un buon esempio di un valido KM system.Now che si dispone di una comprensione dei termini di base che si incontrano, il prossimo passo è quello di determinare il tipo di sistema di gestione dei documenti che meglio soddisfa le vostre esigenze. Dopo di che puoi iniziare il processo di identificazione delle soluzioni disponibili e scegliere quella che soddisfa della tua organizzazione needs.Cavyl Stewart è il proprietario di http://www.find-small-business-software.com. Mai più schiavi di distanza a noiosi compiti poco costoso software è in grado di fare due volte più veloce. Scopri come mediante la sottoscrizione di sua esclusiva libera al 100% contenuti originali ecourse: "Scopri 52 modi di fare di più con il software", inviando un e-mail vuota a: 52-ways@getresponse.com
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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