寫有效的電子郵件
有时电子邮件可能得到相當長，特别是当您引述在早先電子郵件被送了的许多材料时。 并且，電子郵件長期經常得到，如果您有很多說或您需要提供一個特殊经济情况全面概要。
他們收到是短小是那个他們反應肯定地并且有最佳的感覺的多数人民倾向于发现信件和電子郵件。 然而长信得到一種积极反应-，幾乎不變地，長的通信只被給一個正面規定值，如果我們有与給我們寫了的人的非常接近和溫暖的关系。 我們很少感觉正面往我們不认识，送我們长信或電子郵件的相識和人。 這有人的重要涵義使用電子郵件的在事務。 绝大多數您的電子郵件在工作被送到您不知道也沒有只最亭亭玉立關係與的人。 因此任何除短的電子郵件之外可能帶領往在您的讀者的一種消極感覺。 戲劇保險櫃; 保持它短!
這很好是全部在理論上，當然，但是實踐上，特別在工作，您需要包括很多材料。 答復是對待電子郵件，好像它说明附件。 然后附有主要文本，一個分開的文字处理软件文件。 所有电子邮件程序可能附有文件他們，電子郵件的巨大数目被送，无需使用這種設施。 投入您的主要材料的好處在附件是您的接收者立刻觀看您的在正面光的消息，因為它是短和對點。 您在句子或二應該總結附件的內容-在那個方式您的讀者能獲取他們需要知道的所有，而不必打開附上文件。 然而，如果他們需要更多深度您為他們提供它。
您能為縮短您的電子郵件使用的一個技術是寫主要消息在您的文字处理軟件，與您需要的所有細節。 然后休假，做其他，并且稍後，通过您的文本讀。 现在设法總結它在一些個句子？ 那個總結應該是您的電子郵件的主要部分。 设法總結您寫了的事是困難的，虽然所有細節將是在您的頭腦裡。 所以休假可能幫助您，当您留给您的頭腦被整理并且使概略文字更加容易。 您的概略電子郵件，與文字处理软件文件一起作为附件是可能取悅您的接收者。 这意味着有在需要时间的可觀的價值適當地修建您的電子郵件，而不是匆忙完成某事。
您可以是肯定的保持的另一個方式發電子郵件短小将避免『引述』巨大数额早先電子郵件。 其中一個『回復』按鈕的好處在电子邮件程序的是您能引述早先電子郵件。 这样接收者能容易地看到什麼您反應。 然而，因为許多電子郵件反覆去在各種各樣的人民之間，消息可能的確迅速变得非常長-，即使大多数從早先消息是物質的。 對解決此的答復是只引述什麼您需要送某人為了使您的回復可理解。 另一方面盡一切力量，按『回復』按鈕引述原始的電子郵件，但是审阅被引述的文本并且刪除與的一切什麼是毫不相關的您寫。 如此做看消息从您的讀者的觀點-他們不想要通过原文(他們自己趟過!) 见哪點您评论对。 如果您的回復是清楚的，从他們的觀點是容易。 換句話說，只使用有選擇性引述-不批發引述電子郵件象普遍做法。
一個另外的原因为什么有些電子郵件是，因此長期是，因為作者设法报道各種各樣的題目。 他們幾乎是『傾銷』一切的腦子他們可以認為那與讀者是重要或相關的。 同時，可怜的接收者必須通过這混亂工作他們的方式嘗試和发现什麼是重要的。 好通信，特別對人我們不知道，是被聚焦的通信。 那手段，實質上，每電子郵件應該是大约仅一個題目和一個題目。 對此的一個提示在電子郵件軟件被給您必須鍵入一個『主題』您的電子郵件的地方。
如果您的電子郵件是關於超过一個主題？ 中止! 每電子郵件應該只是大约一個主題。 您的接收者肯定地將起反應，如果您比设法送了四不同短的電子郵件大约四個主題填入所有材料入一个，不可避免地更長的消息。 并且，当這些分開的消息得到回復對时，被引述的材料是更短的。 因此，总是認為，一則消息-一電子郵件。
關於作者
格雷姆・瓊斯是e書定價在ÃÆ'â⠂¬Å ¡ Âà ‚£9.99有效的電子郵件的作者。 欲瞭解更詳細的信息或下載拷貝現在去： http://www.effective-email.biz
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文章來源: Messaggiamo.Com
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