写有效的电子邮件
有时电子邮件可能得到相当长, 特别是当您引述被送了在早先电子邮件的许多材料。并且, 电子邮件长期经常得到如果您有很多说或您需要给一个特殊企业情况的全面概要。
他们接受是短小是那个他们反应最正面地和有最佳的感觉的多数人民倾向于发现信件和电子邮件。长的信件得到一种积极反应- 然而, 几乎不变地, 长的通信只被给一个正面规定值如果我们非常接近和温暖的与给我们写了的人有合作关系。我们很少感觉正面往我们不知道, 寄发我们长的信或电子邮件的相识和人。这有重要涵义为人使用电子邮件在事务。大多数您的电子邮件在工作被送人民您不知道或有只最亭亭玉立关系与。因此任何除短的电子邮件之外可能带领往一种消极感觉在您的读者。戏剧保险柜; 保持它短!
这是全部很好在理论上, 当然, 但实践上, 特别在工作, 您需要包括很多材料。答复将对待电子邮件好象这说明附件。然后附有主要文本如同一个分开的文字处理软件文件。所有电子邮件程序可能附有文件他们, 电子邮件的浩大的数字被送没有使用这种设施。投入您的主要材料好处在附件是, 您的接收者立刻观看您的消息在正面光因为它是短和对点。您应该总结附件的内容在句子或二- 方式您的读者可能获取所有他们需要知道, 没有必须打开附上文件。但是, 如果他们需要更多深度您为他们提供了它。
您能使用为变短您的电子邮件的一个技术将写主要消息在您的文字处理软件, 以您需要的所有细节。然后需要断裂, 做其他并且以后, 读通过您的文本。现在设法总结它在几个句子? 那个总结应该是您的电子邮件的主要部份。设法总结某事您写了是困难的虽然所有细节更将是在您的头脑里。所以休假可能帮助您因为您留给您的头脑uncluttered 并且使概略文字更加容易。您的概略电子邮件, 与文字处理软件文件一起作为附件是可能的对请您的接收者。这意味着有可观的价值在需要时间适当地修建您的电子邮件, 而不是飞奔某事。
您能是肯定的保持的其它方式用发电子邮件突然将避免' 引述' 浩大的相当数量早先电子邮件。' 回复' 按钮的当中一个好处在电子邮件程序是, 您能引述早先电子邮件。这样接收者能容易地看什么您反应。但是, 因为许多电子邮件去反复在各种各样的人民之间, 消息可能的确迅速变得非常长- 即使大多数是物质的从早先消息。对解决这的答复将只引述什么您需要送某人为了使您的回复可理解。当然, 按' 回复' 按钮引述原始的电子邮件, 但另一方面审阅被引述的文本和删除一切与什么是毫不相关的您写。做如此看消息从您的读者的观点- 他们不想要趟过通过原文(他们自己!) 看哪点您评论对。它是容易从他们的观点如果您的回复是清楚的。换句话说, 象普遍做法只使用有选择性引述- 不批发引述电子邮件。
一个另外的原因为什么一些电子邮件是因此长期是因为作者设法报道各种各样的题目。他们几乎是' 脑子倾销' 一切他们能认为那与读者是重要或相关的。同时, 可怜的接收者必须工作他们的方式通过这混乱尝试和发现什么重要。好通信, 特别对众人我们不知道, 是被聚焦的通信。那手段, 实质上, 各电子邮件应该是大约一个题目和一个题目唯一。一个提示对这被给在电子邮件软件您必须键入一个' 主题' 为您的电子邮件的地方。
如果您的电子邮件是关于超过一个主题? 中止! 各电子邮件应该只是大约一个主题。您的接收者更加正面地将起反应如果您比设法送了四不同短的电子邮件大约四个主题填入所有材料入一个, 不可避免地更长的消息。并且, 当这些分开的消息得到回复对, 被引述的材料是更短的。因此, 总认为, 一则消息- 一电子邮件。
关于作者
Graham 琼斯是e 书定价在6A"4a.9.99 有效的电子邮件的作者。为更多细节或下载拷贝现在去: http://www.effective-email.biz
effective@ukmessage.com
文章来源: Messaggiamo.Com
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