Schrijvende Efficiënte E-mail
Soms kunnen de e-mailberichten vrij lang worden, vooral wanneer u veel van het materiaal citeert dat in vorige e-mail is verzonden. Ook, lang worden e-mail vaak als u een hebt te zeggen of u moet een uitvoerig overzicht van een bepaalde bedrijfssituatie geven.
De meeste mensen neigen om te vinden dat de brieven en e-mail die zij die zijn degenen hebben ontvangen kort zijn zij aan het positiefst antwoordden en het beste gevoel ongeveer hadden. De lange brieven krijgen een positieve reactie - nochtans, bijna onveranderlijk, worden de lange mededelingen slechts gegeven een positieve rating als wij een zeer dichte en warme verhouding met de persoon hebben die aan ons heeft geschreven. Wij zelden voelen positief naar kennissen en mensen die wij niet kennen, die ons lang brieven of e-mail verzenden. Dit heeft belangrijke implicaties voor mensen die e-mail in zaken gebruiken. De overgrote meerderheid van uw e-mail op het werk gaat naar mensen worden verzonden u kent of slechts slankst van verhoudingen met niet hebt. Vandaar zal om het even wat buiten een korte e-mail waarschijnlijk naar een negatief gevoel in uw lezer leiden. De brandkast van het spel; houd plotseling het!
Dit is alle zeer goed in theorie, natuurlijk, maar in de praktijk, in het bijzonder op het werk, moet u heel wat materiaal omvatten. Het antwoord is e-mail te behandelen alsof het een behandelende brief was. Dan maak de belangrijkste tekst als afzonderlijk tekstverwerkerdocument vast. Alle e-mail- programma's kunnen dossiers aan hen vastmaken, nog worden de enorme aantallen e-mail verzonden zonder deze faciliteit te gebruiken. Het voordeel om uw hoofdmateriaal in een gehechtheid te zetten is dat uw ontvanger onmiddellijk uw bericht in een positief licht bekijkt omdat het en aan het punt kort is. U zou de inhoud van de gehechtheid in een zin of twee moeten samenvatten - op die manier kan uw lezer allen bereiken zij, zonder het moeten moeten kennen het dossier in bijlage openen. Nochtans, als zij meer diepte nodig hebben hebt u het voor hen verstrekt.
Één techniek u voor het verkorten van uw e-mail kunt gebruiken moet het belangrijkste bericht in uw tekstverwerkingssoftware, met al detail schrijven u nodig hebt. Dan neem een onderbreking, doe iets anders en later, gelezen door uw tekst. Probeer nu om het in een paar zinnen samen te vatten? die samenvatting zou het belangrijkste deel van uw e-mail moeten zijn. Proberen om iets samen te vatten u net hebt geschreven is moeilijk aangezien al detail nog in uw mening zal zijn. Dat waarom het nemen van een onderbreking u kan helpen aangezien u uw mening helder verlaat en het summiere schrijven veel gemakkelijker maakt. Uw summiere e-mail, samen met het tekstverwerkerdocument als gehechtheid veel waarschijnlijker te zijn aan gelieve uw ontvanger. Dit middel is er aanzienlijke waarde in het vergen van tijd om uw e-mail behoorlijk te construeren, eerder dan weg enkel het stormen van iets.
Een andere manier waarop u zeker kunt zijn om e-mail kort te houden is te vermijden ' citerend ' enorme hoeveelheden vorige e-mail. Één van de voordelen van de ' antwoord ' knoop op e-mail- programma's is dat u vorige e-mail kunt citeren. Op deze wijze kan de ontvanger gemakkelijk zien wat u aan antwoordt. Nochtans, aangezien vele e-mail en vooruit tussen diverse mensen teruggaan, kan het bericht snel inderdaad zeer lang worden - alhoewel het grootste deel van vorige berichten materieel is. Het antwoord op het oplossen van dit is slechts te citeren wat u nodig hebt om iemand te sturen om uw antwoord begrijpelijk te maken. Op alle manier, druk dan de ' antwoord ' knoop om originele e-mail te citeren, maar gaan door de geciteerde tekst en schrap alles die onbelangrijk is aan wat u gaat ongeveer schrijven. Het doen dit merkt het bericht aan het gezichtspunt van uw lezer - zij willen niet aan wade door de oorspronkelijke hun tekst (!) enkel te zien om welk punt u op commentaar geeft. Het is veel gemakkelijker vanuit hun gezichtspunt als uw antwoord duidelijk is. Met andere woorden, slechts gebruik het selectieve citeren - niet het in het groot citeren van e-mail zoals de gemeenschappelijkste praktijk is.
Een extra reden waarom sommige e-mail zo lang zijn is omdat de auteur probeert om diverse onderwerpen te bespreken. Zij zijn bijna ' hersenen het dumpen ' alles zij kunnen denken van dat voor de lezer belangrijk of relevant is. Ondertussen, moet de slechte ontvanger hun manier door dit werken knoeit om uit te proberen en te vinden wat belangrijk is. Goede mededeling, in het bijzonder aan mensen die wij niet, zijn geconcentreerde mededeling het weten. Dat betekent, in wezen, dat elke e-mail ongeveer één onderwerp en één slechts onderwerp zou moeten zijn. Een wenk aan dit wordt gegeven in de e-mailsoftware zelf waar u een ' onderwerp ' voor uw e-mail moet typen.
Als uw e-mail over meer dan één onderwerp zijn? einde! Elke e-mail zou slechts ongeveer één onderwerp moeten zijn. Uw ontvanger zal veel positiever reageren als u vier afzonderlijke korte e-mail over vier onderwerpen dan proberend verzond om al materiaal in één, onvermijdelijk langer bericht vol te stoppen. Ook, wanneer deze afzonderlijke berichten die op worden geantwoord worden, is het geciteerde materiaal korter. Vandaar, denk altijd, één bericht - één e-mail.
Ongeveer de Auteur
Graham Jones is de auteur van Efficiënte E-mail een e-boek geprijst=wordt= dat bij Ã"â£9.99. Voor meer details of om een exemplaar te downloaden ga nu: http://www.effective-email.biz
effective@ukmessage.com
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Legit Online Jobs» Wholesale Suppliers
» The Evolution in Anti-Spyware
» Automated Money Machine On eBay
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
