Etiquette Do Email? Mais Do que Apenas Maneiras
Nós todos compreendemos a importância de habilidades boas do?people? quando vem a nossa comunicação interpersonal? ajuda-nos começar os resultados que nós necessitamos. Nossa comunicação determina a opinião que outra tem de nós? knowledgeable ou ignorant, agradável ou rude, profissional ou immature. Na maioria das vezes isto está nas conversações face-to-face ou de telefone onde nós temos algum controle sobre a impressão que nós fazemos em outros.
Quando vem a netiquette (etiquette de rede), não é como fácil de controlar como outro nos percebe, no entanto é mesmo mais importante. Por que? Porque o que você escreve e como você se usam o email pode afetar se seu email começa entregado, lido, ou respondido a? e o que essa resposta é! Além, há armadilhas numerosas do?technology? isso é fácil de cair em. Você viu sempre alguém acidentalmente emitir uma resposta irritada ou sensível a um grupo de povos enorme usando?Reply o tudo? chave?
E antes que você yourself me diga "já saiba" e pare de ler este artigo, realizam que cada único de nós poderia se beneficiar de alguns lembretes simples no uso apropriado do email, não apenas de uma vista pessoal mas também de um ponto de vista do negócio. Se você estiver fazendo o negócio no Internet? e usando o email comunicar-se com seus clientes? então este artigo é a deve ler para você! Você pode já saber muitas destas pontas, mas mesmo o usuário o mais experiente encontrará algumas réguas que você não estava ciente de ou terá caído no hábito de quebrar.
Pense, escreva, e pense outra vez.
O email é uma canaleta de estática, de sentido único? ao contrário de uma comunicação viva, não há nenhuma maneira conhecer o gabarito imediato (das expressões ou das respostas facial da voz) se nós estivermos sendo eficazes ou compreendidos mesmo. Pense assim duas vezes antes de bater a chave da emissão. Há ALGUMA possibilidade que o receptor pôde misinterpret o que você o quer compreender? Seus pensamentos vêm transversalmente como abrupto ou irritado? Podia este email acidentalmente afetar sua reputação? A palavra hastily escrita pode faltar sentimentos e a emoção que verdadeira você pretendeu. Você pôde sorrir enquanto você datilografa, mas sua nota poderia vir transversalmente como sarcastic ou mean-spirited. Recorde? há uma pessoa na outra extremidade, não apenas um computador.
Use uma linha sujeita significativa.
Esta é a primeira coisa que seu leitor verá, assim que use o espaço ajudar-lhes compreender os índices do email mesmo antes que o abram. Usando a mesma régua de acima, datilografe dentro um assunto que se relacione à mensagem que você está emitindo, melhor que deixar o espaço em branco do assunto. Sem uma linha sujeita sua nota será vista provavelmente porque uma outra parte de correio de sucata? não todos reconhecerá quem você é justo de seu email address. Muitos Internet Service Provider (ISP's) filtram para fora o email olhando suspicious, e um assunto em branco são uma bandeira vermelha grande. Também, a tentativa para evitar palavras genéricas como "hi" ou "verifica esta para fora de" para evitar de ter a supressão do Spam dos receptores ou do software do vírus sua mensagem!
O começo, e a extremidade.
Use sempre um salutation, mesmo se é curto. Comece sua mensagem com "hi", ou "hello", ou "caro", o que trabalhos melhor para o receptor pretendido, e o que quer que reflete sua personalidade. Pense sobre isto: quando você chama alguém no telefone, você não diz "hello" antes lhes dizer d o que você quer? As mensagens do email não devem ser nenhum diferente. Em um mínimo, dirija-se ao email à pessoa.
Não se esqueça da extremidade de sua mensagem demasiado! Assine sempre suas mensagens com seu nome, e a palavra "agradece o", ou "sincerely", ou algo mais apropriado. Você pode mesmo setup uma assinatura em seu programa do email que indicará automaticamente sua informação no fundo de cada mensagem que do email você emite. Para sentidos, use sua lima da ajuda dos programas do email e faça uma busca para a assinatura.
Proteja a identidade do seu receptor? ?To do uso:?, ?CC:? e?BC:? corretamente.
Há algumas réguas simples do netiquette para usar os campos de endereço no email.
Se seu email estiver sendo emitido a apenas um pessoa ou email address, coloque-o no "a:" campo. Esta deve ser a pessoa que é responsável para lhe emitir uma resposta.
Quando seu email está sendo emitido a mais de uma pessoa e todos os receptores necessitam verdadeiramente saber quem mais o está recebendo, põem todos os endereços no?CC:? campo.
Para o email emitido aos receptores múltiplos quem não tenha nenhuma razão real saber mais os nomes e endereços do email de todos quem está sendo emitido, ponha todos os endereços no?BCC:? campo.
(algum software do email requer ao menos um endereço ser colocado no?To:? campo. Ponha seu próprio email address no?To:? seção se isto for requerido.)
Pelo defeito, não cada programa do email tem o campo de BCC disponível para a visão. Se você não puder ver o campo de Bcc em seu programa, verifique sua lima da ajuda dos programas para ver se há sentidos.
Dê a memória uma mão de ajuda.
Ao responder aos email, inclua uma cópia das notas que prévias você negociou com a pessoa no tópico, não emitem apenas um novo. Eu posso receber 50 email um o dia que necessitam uma resposta e não é sempre possível recordar cada única ' conversação ' com cada única pessoa. Por favor não faça seu leitor ir olhar através do dobrador dos seus ' artigos emitidos ou o email ' recycle o escaninho ' para refrescar sua memória!
Use ' o recibo lido ' frugalmente.
Em alguns casos, é crucial para ambos os partidos saber que uma mensagem estêve recebida. Entretanto, em atividades cotidianas normais você não deve pedir um recibo lido para cada única mensagem que você emite. É irritante ao receptor ter que estalar o esse estala acima a caixa cada vez que começam seu email. E é uma invasão de privacidade. Não se esquecem? apenas porque receberam não significa o leram necessariamente, assim que receber um recibo lido não prova realmente que qualquer coisa à excepção daquele a mensagem estêve recebida. E para o dia às comunicações do dia, é isso realmente necessário?
URGENTE!
O menino que gritou lobo. Não emita todas suas mensagens como a PRIORIDADE URGENTE, ou ELEVADA. Se seus receptores se mantiverem receber as mensagens marcadas que a maneira, então eventualmente o ponto vermelho do exclamation perde lhe forem eficácia? exceto para reforçá-lo como importante VOCÊ pensa esteja. Reserve estas mensagens para aquelas que são da importância máxima!
Evite o formato especial.
Para suas mensagens cotidianas, não use fundos coloridos do email, pias batismais coloridas, pias batismais especiais, imagens ou o outro tipo "bonito" de formato a suas mensagens. Mantenha-os limpa? isto faz mais fácil para que o receptor pretendido leia-os e responda-o. É o mais melhor emitir mensagens no texto liso para assegurar todos poderá lê-las, desde que não todos tem seu email ajustado para receber email do HTML. Você seria espantado em como o bad sua nota pode olhar a alguém que vê seu email em um dispositivo handheld ou em um computador mais velho. Mantendo-se seus email limpam, eles carregarão também muito mais rapidamente para o receptor!
NÃO SHOUT!
Se você datilografar dentro todas as letras importantas, seu leitor verá este como gritando, ou pensarão de que você era demasiado preguiçoso justo para usar o formato de texto apropriado. É também duro nos olhos? você soube que faz exame mais por muito tempo para ler algo escrito em todos os tampões do que faz para ler algo que é formatado corretamente?
Prova, spell-check, e formato apropriado do uso.
As habilidades pobres da escrita são uma reflexão direta em você! E o leitor nunca esquece-se da pessoa que escreve uma mensagem undecipherable. Verificar de período impedirá a maioria de palavras soletradas erradamente, mas você deve sempre impermeabilizar seu email caso que você escreveu a palavra incorreta (que estêve soletrado corretamente). Para o exemplo, o mês e a traça, onde e eram, todos olham corretos a um programa do spell-check. Use o capitalization, a pontuação e o formato apropriados. Quebre seus parágrafos quando as mudanças sujeitas, ou se se tornarem demasiado longos. Não use o formato excessivo (demasiado bold(realce), demasiado muitas pontos do exclamation e marcas de pergunta, etc..) Demasiada de qualquer coisa fará sua mensagem mais dura ler. Você quer fazer fàcilmente sua mensagem readable, as.well.as compreensível. Corrigido lhe para assegurá-la faça o sentido, e nunca suponha-o que o leitor sabe o que você significa, o soletra sempre para fora para ele. O tempo onde faz exame à prova e a verificação de período é mínima comparada à impressão durável você fará se você não fizer exame do tempo.
Faça exame do momento de emitir uma resposta.
Mesmo quando alguém email você algo que não necessita uma resposta direta, follow.up com eles em uma maneira oportuna apenas os deixou o conhecer recebeu sua mensagem. É surpreendente como frequentemente os povos pedirão conselho, e não mesmo resposta com um?Thank curto você? quando receberem sua resposta. Uma mensagem simples que diz o remetente é suficiente. E isto deixa-os conhecê-lo recebeu-a, aquela que não começou apenas furada em Cyberspace em algum lugar.
Se não o pedirem, não o emita!
Não importa o que você pensa pode ser aceitável, você não pode email alguém sobre seu product/service sem sua permissão. A menos que o pedirem que você lhes emite um email, ou fizerem previamente o negócio com eles, a seguir é ilegal emitir-lhes um email, período. Todo o receptor pode fàcilmente enviar seu email a seu ISP e relatá-lo para emitir as mensagens unsolicited do email (Spam).
Este relatório resultaria na remoção imediata de todo seu endereço de websites/email de a maioria de usuários. Você juntaria então uma lista de?prohibited remetentes? significando que os usuários não permitiriam nenhumas mensagens unidas a seu Domain Name a ser recebido por seus clientes - povos o estão emitindo suas mensagens a.
Você pôde pensar?but que eu começo a email cada dia sobre products/services que eu não pedi a informação aproximadamente? Emitindo as mensagens unsolicited do email (Spam), é tipo como de apressar-se. O lote dos povos fá-lo, mas é against.the.law, e não importa como longo você pode começar afastado com ele, você é limitado para começar travado!
Compressa, Compressa, Compressa!
Se você estiver emitindo um email com diversos acessórios grandes, é frequentemente melhor emiti-los em alguns email separados, de modo que você não emita um original que seja demasiado grande abrir mesmo. Ou, você pode tentar comprimir suas mensagens em uma lima fechada. Não reduz o tamanho das imagens ou dos retratos muito muito, mas trabalha grande para limas do texto, do spreadsheet e do programa. Isto é muito fácil de fazer, e fará seu tamanho de lima muito menor, e faz o receptor muito mais feliz. Verifique para fora de www.winzip.com (para aqueles no PC).
Hoaxes como sugestões úteis.
Se soar demasiado bom ser verdadeiro, é provavelmente. Não envíe tudo que começa emitido a você. Nós todos vimos-lhes? os email da corrente-letra que prometem se você enviar ao número de x dos povos que você começará pago, ou você ganhará algo, ou você será afortunado para sempre. É todo o um hoax, um scam, e o único resultado é números enormes das transmissões do email essas para baixo usuários lentos todos através do país. Se você receber um destes email de um amigo, responda-lhes (em uma maneira muito agradável) e explique-lhes porque isto não é verdadeiro, ou peça- que parem-lhe o forwarding eles.
Vírus, ou conselho do vírus?
Muitos vírus são espalhados pelo email que masquerading como avisos aproximadamente? um vírus! Se alguém lhe enviar um aviso do vírus, que contenha geralmente instruções para remover um vírus de sua verificação google.com do computador... para esse vírus ANTES de fazer qualquer coisa. As possibilidades são, é também um hoax, e se você remover que "a lima má" de seu computador, você está removendo realmente um crucial componente necessário a seu sistema!
O wow, aquele era muitos da informação fazer exame dentro em uma vez, mas eu felicito-o para furá-los para fora e ler o artigo inteiro. Compartilhe por favor d com seus família, amigos e colegas.
Sobre o autor:
Angela Nielsen é presidente do grupo dos meios do NIC, uma companhia de desenvolvimento award-winning da correia fotorreceptora situada em San Diego, Califórnia. Para encontrar para fora mais sobre Angela Nielsen, e meios do NIC, visite http://www.nicmedia.comor chamam-no direto em 888 meios do NIC. Copyright 2005 por Angela Nielsen e por grupo dos meios de NIC
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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