会合立案者のため: より少ない圧力および多くのためのあなたのオフィスを組織する利益
発見したらあなたの話すキャリアは完全な沈着から薄い恐怖まであなたのオフィス組織されるいかににあったか、あなたの反作用及んでもよい左右された。巧妙な専門のスピーカーは時々、"私が実際に整頓されていて得る行っている日" 言いが、ファイル、組織コンピュータファイルを清浄にし、未読ジャーナルの山に取り組むか、または新しいソフトウェアプログラム(! 整頓されていて得るのを助ける) を1 学ぶ、今日の危機を扱う間、通常優先順位のあなたのリストの底に押されて得る。
しかしoverstuffed ファイル、未確認コンピュータファイル、無標号のフロッピーディスク、雑多なハンドアウト、曖昧なレシート、および一般に散らかされたオフィスを無視することをできてもいいか。年ではを過ぎた、"整頓されていて得ることを延期するか、または無視することは可能" だったが、今日3 つの主因のため、でない:
1 。あなたが組織しなければならない情報量は大きい。コンピュータが一度私達にpaperless オフィスを約束したが、私達のほとんどはより多くのペーパーを組織している。コンピュータファイル、ファクシミリ、電子メール、音声メールと、そしてラインサービスで、構成は必要である。2 。情報の速い所要のための会合立案者からの要求は増加している。会合はより少し及びより少ないリードタイムと計画される。その結果、会合立案者は情報をすぐに必要とする。彼らが私達に15 秒のファクシミリを送ることができれば私達は答えるために週を待つことができないしそれらが私達を雇うと期待する。
3 。ビジネスを職員を置いている人数は減少している。それは私達が私達会合立案者に仕事をより容易にさせる缶ものは何でもしなければならないことを意味する。すべてのレベルのマネージャーそしてスタッフはより少ない時間の多くを作り出すように要求されその挑戦を達成するのをそれらが助ける私達の利点にある。
そう"整頓されていたオフィスは何であるか。" neatness と構成を混同してはいけない。覚えなさいその古い格言を"代わりにすべてそしてすべてのための場所か。" 私の経験では、それは半分右である。すべてのための場所は非常に重要である、しかし代わりにすべてはそうかもしれない。圧力は散乱から来るがそれを置くためにどこに知らない散乱の上できれいになることを望むが従ってそれを再度見つけることができるときに、ない、! それを置くためには別の方法は、構成与える"回復する機能を。" 話すビジネスの現実は今日私達が頻繁に危機モードの私達自身を-- 飛行、会合どたん場になって予定される取り消される、等見つけることである。よい構成は最少の緊張に満ちた方法でこれらのinevitabilities から回復することを可能にする。
"組織される" の私の定義は非常に簡単である: "それは働くか。" そして"私は好むそれをか。" 情緒人々へ何を、もし第3 質問をすれば、"他のために働くか。" これらの質問の何れかへの答えが"否なら、" ここに構成に道で始まるのを助ける5 つの提案はある:
1 。散乱が延期された決定であることを覚えなさい。机及びファイリングキャビネットがペーパーと氾濫させるようになるという理由はファイルが付いている-- そして私達のコンピュータ-- 私達作らなかった決定があることである。実際は、あなたがあらゆる文書について作ることができるたった3 つの決定がある: トス(または、うまく行けば、リサイクルしなさい) 、ファイルまたは行為。私の経験では、典型的な日の郵便で、40% 及びあなたの机を散らかすために20% だけを去るファイル40% を投ることができる。
2 。あなたのwastebasket を頻繁に使用し、他を同じをするために励ましなさい。最初にコンサルタントとして始まったI に私誰かが呼び、言う不快感があるのが常であった時、"私達ここに投げたから... 及びあった時(ひどい何かは) 起こった。" 18 年では、私は決してそのような呼出しを受け取ったあらないことは! 研究ショー私達は実際に必要とするものを私達が保つがもの、決定するいかにの20% だけを使用するか。各情報を(ペーパーか電子) これらの質問に頼みなさい:
か。これは行為を要求するか。
か。それは他の所であるか。
か。再度得ることは困難であるか。
か。税がか法的含意あるか。
か。有用であるそれは十分に最近であるか。答えすべてが"否、" しかしあなたまだ確実がする1 つの最後の質問をあってはいけない: "私にこれがか。" なかったら起こることができる最も悪い事はである何結果と住むことができたら-- それを投なさい。
3 。名前、住所、および電話番号を把握する為のよいシステムを実行しなさい。あなたの生命の上に散らかる紙切れの多数は名前、住所または電話番号のために貴重考えられる。この情報を追跡する為のシステムを選び、一貫して使用しなさい。今日ほとんどのスピーカーのために、行為のTelemagic のような計算機プログラムは、あなたの顧客のデータベースを経営するためにあなたの顧客の基盤が限られていなければ、少しマーケティングをする必要であり。
情報を追跡するプログラムのノートセクションを使用して関係を造るのに使用重要な決定の日付を誘発するために、予約と予約の違いがあるできる。Rolodex は非常に貴重な組織用具である場合もある。頻繁に連絡された顧客および同僚へのクイックアクセス、またコンピュータ修理、グラフィック、等のようなサービスを、把握するのにそれを使用しなさい。
さらに、小型ファイリングシステムとしてそれを使用できる。従来のファイルのために小さい情報の一口余りに-- 色刷が最もよい販売に持って来るものをについての例えば、電子メールの時事通信からのノート。あなたのRolodex の何かをファイルしたいと思うとき私はこの情報が再度ほしいと思ったら尋ねなさいあなた自身に、どんな単語私考える最初にについてか。"
4 。容易にそして一貫して働くペーパーファイリング・システムを作成しなさい! あなたのファイリング・システムが働かなかったら、それを無視し、始めなさい! それはあなたが使用していない時間の組織情報を使うために不必要に弱め、時間のかかる。余分を始めることは大いに容易よりそれを固定するために試み、である。あなたの最も入手しやすいファイル空間をきれいにし、より少ない入手しやすいスペースにそれらのファイルを入れ快適でなかったらそれらを投げる。あなたの新しいシステムを始め、新しいシステムに古いファイルからの情報を必要とするように、組み込みなさい。
ないそれを得たかところでいかにに従ってそれを使用するか情報をファイルしなさい。例えば、あなたがセミナーのトピックの下でNSA の大会で受け取ったセミナーのハンドアウトをファイルしなさい。定めるためには紙切れをファイルするためにどこであなた自身に尋ねなさい: これを再度必要とすれば、私はどんな単語について考えるか。その質問への答えはファイルタイトルである。ファイルをアルファベット順に整理しなさい。あなたのファイリング・システムの継続成功へのキーはファイル索引-- あなたのファイルタイトルのリストである。ちょうど費用をか満たすどの記述定めるのに記述の図表を使用するので定めるのにあなたのファイル索引を紙切れをファイルするためにどこで使用しなさい。コピーをファイリングキャビネットの近くで保ち、協力者にコピーがあることを見なさい。
ペーパーがすぐにファイルかかの引出しを通って手早くめくることによるよりファイル索引をスキャンすることによってあるかもしれないところに見つけることは容易であり、-- 多分非常に1 つを逃して必要とした。既に"自動車。" があるときファイル索引の助けただ特定文書を見つけるが、"車" のためのファイルを作成することを避ける活動的な文書それを保つことを覚えなさい。Handwrite はファイルを変わったり、そして新しいコピーから必要に応じて加えか、または削除しと同時に印刷する。
5 。オフィスでする、また道のあなたのペーパーを経営しなさい。あなたが道で集めるあらゆる紙切れは3 つの部門に分けることができる: トス、ファイルまたは行為。オフィスに着く前にwastebasket に入ることができるかどの位見るためにあなた自身のゲームをしなさい!
特定の行為によって分類されるファイルホールダーを運びなさい。例えば、"行為" は戻るとき行為を要求するペーパーのためである。右上隅であなたが取りたいと思う特定の行為に注意しなさい。1 つか2 つの速い呼出しをするのに"呼出し" ファイルは飛行の前に15 分を使用することを容易にする。"(あなたの助手) 含んでいる彼女が扱うことができるペーパーを論議しなさい。最終的に、"ファイル" と分類される1 つを含むこと-- あなたのファイル索引のコピーが付いている…確実がありなさい。あなたがファイルしたいと思うペーパーを途中で得るので、キーワードがあるようにファイル索引を、書く右上隅にそれを確認しなさい。戻る場合、ファイルは容易である。(! あなたの10 年の古い雇うことを考慮しなさい)
そう、整頓されていて得たいと思うか。"しなさいところで始まるか。" ほとんどのオフィスのよい場所はあなたのスタッフのすべてのメンバーとの"ファイルきれいな日" である。沢山の屑袋を得、快適な衣服を身に着け、そしてピザを発注しなさい。人々は頻繁に整頓されていて得るためにか。"どの位かかるか私に、" 尋ねるそれは公正な開始-- どこかに重要でない! より長く待ち、より多くのそれがかける、である時間より困難それは。そして、人間行動でない計算機プログラムのよう覚えなさい-- 取付けられていることができない。それは育てられなければならない。行動様式の取得時間新しい勉強、しかし報酬は努力の甲斐がある!
6A"4a© バーバラHemphill はペーパートラ仕事で飼いならし、家でペーパートラを飼いならしているKiplinger の著者および愛の共著者をそれまたはそれを失う: 生きている散らか自由永久に。Hemphill の生産性の協会の代表団は生産的な環境を作成し、支えるために個人及び組織を助けることである従って仕事を達成し、人生を楽しむことができる。私達はスペース、情報、および時間の組織によってこれをする。私達は800-427-0237 またはwww.ProductiveEnvironment.com で達する ことができる
記事のソース: Messaggiamo.Com
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