Pre stretnutia plánovačov: organizáciu vašej kancelárie pre menej stresu a vyšší zisk
Ak ste objavili vaša kariéra závisela hovorí o tom, ako bol organizovaný vašej kancelárie, vaše reakcie, v rozsahu od úplného pokoja na čírej hrôzy. Dokonca aj najúspešnejší profesionálny reproduktory niekedy predniesť: "Niektorí deň som si naozaj dostať organizovanej ", ale očistiť súbory, organizovať súbory v počítači, riešenie zhromaždenia neprečítaných časopisov, alebo učenia nového softvéru (aj ten, ktorý vám pomôže organizovaný!), zvyčajne dostáva tlačil na koniec vášho zoznamu priorít, zatiaľ čo vy manažmentu dnešných crisis.But môžete si dovoliť ignorovať preplnený súbory, neidentifikované počítačové súbory, odobratý štítok diskety, rôznych letákov, nejasný príjmov, a všeobecne preplnený kanceláriu? V uplynulých rokoch bolo možné odložiť alebo dokonca ignorovať "dostať sa organizuje," ale dnes tomu tak nie je, z troch hlavných dôvodov: 1. Množstvo informácií, musíte organizovať je väčšia ako kedykoľvek predtým. Aj keď počítače, hneď nám sľúbil bezpapierové kancelárie, väčšina z nás je organizovanie viac papiera, ako kedy predtým. V počítačové súbory, faxy, e-mail, hlasovú poštu a on-line služby, organizácie je zásadný. 2. Dopyt zo stretnutia s projektantmi pre rýchly obrat o informácie rastie. Stretnutia sú naplánované s menej a menej olova-čas. V dôsledku toho stretnutia plánovači potrebujú informácie rýchlo. V prípade, že nám môžete poslať faxom do 15 sekúnd, nemôžeme čakať týždeň na odpoveď, a očakávajú, že im najať us.3. Počet ľudí, zamestnancov podnikov klesá. To znamená, že musíme urobiť všetko, čo sme môže urobiť stretnutie projektantov prácu ľahšie. Manažéri a zamestnanci na všetkých úrovniach sú povinní vyrábať viac za kratšiu dobu, a to je naša výhoda, ktoré im pomôžu dosiahnuť challenge.So, že to, čo je "organizovaný kancelárii? "Nepleťte organizácii s elegancie. Uvedomte si, že staré porekadlo" miesto pre všetko a všetko na svojom mieste? "Podľa mojich skúseností je to pravé polovice. miestom pre všetko, čo je veľmi dôležité, ale všetko, čo na jeho miesto nemusí byť. Stres pochádza, nie od neporiadku, ale keď chcete upratať neporiadok, ale neviete, kam s ním, takže si môžete nájsť to znova! Ak chcete povedané inak, organizácie vám dáva "schopnosť zotaviť." Realita hovorí podnikania dneška je, že sme tak často nachádzame v kríze režime - zrušený rokmi, stretnutia plánované na poslednú chvíľu, atď Dobrá organizácia umožňuje získať od týchto inevitabilities v najmenej stresujúce way.My definíciu "organizovaného" je veľmi jednoduchý: "Funguje to?" a "Mám rád?" Ak to, čo robiť má vplyv na ďalších ľudí, mali by ste požiadať tretiu otázku: "Je to práca pre ostatné?" Ak je odpoveď na ktorúkoľvek z týchto otázok znie: "Nie," tu je päť návrhov, ktoré vám pomôžu začať na ceste k organizácii: 1. Pamätajte si, že neporiadok bolo odložené rozhodnutie. Dôvodom, prečo sa stoly a spisov sa zaplavení papier - a naše počítače sa súbory - je to, že existujú rozhodnutie sme neurobili. V skutočnosti existujú len tri rozhodnutie môžete urobiť o každom dokumente: vyhodiť (alebo, snáď, recyklovať), súbor alebo akt. Podľa mojich skúseností v typický deň na poštu, môžete hodiť 40% súborov a 40%, čo ponecháva iba 20% na neporiadok si desk.2. Use your koše často a povzbudiť ostatných, aby urobili to isté. Keď som začínal ako konzultant, som mával nočné mory, že niekto zavolá a povie: "Keď si tu sme vyhodili ... a (čo je hrozný) sa stalo. "Za 18 rokov, nikdy som dostala výzvu! Výskum ukazuje, užívame len 20% toho, čo nám zostane, ale ako rozhodnúť, čo naozaj potrebujete? Pre každú informáciu (v papierovej alebo elektronickej) klásť tieto otázky:? Má to byť aktívny? To existuje inde? Bolo by ťažké dostať znova? Existujú nejaké daňové alebo právne dôsledky? Je to posledné, aby mohli byť užitočné? Ak sú všetky odpovede "Nie," ale ty si stále nie ste istí, opýtajte sa poslednú otázku: "Čo je to najhoršie, čo by sa stalo, keby som nemal to?" Ak môžete žiť s výsledkami - it.3 hodiť. Zaviesť systém pre udržanie dobrého sledovať, mená, adresy a telefónne čísla. Mnohé z kúskov papiera, ktoré zaneřádit váš život, sú považované za veľmi cenné, pretože na meno, adresu alebo telefónne číslo. Vyberte systém na sledovanie týchto informácií, a používať konzistentne. U väčšiny rečníkov dnes, počítačový program, ako Telemagic ACT, pre správu databázy klientov, je nevyhnutné, ak vaše klientskej základne je obmedzená, a vy málo marketing.Using poznámky časť programu pre monitorovanie informácií môžete použiť na vytváranie vzťahov, a na spustenie dôležité rozhodnutia dát, môže byť rozdiel medzi rezerváciu, a nie rezerváciu. Rolodex môže byť veľmi cenná organizačné nástroj. Použite ho sledovať služieb, ako sú počítačové opravy, grafika, atď, rovnako ako rýchly prístup k často kontaktovaní colleagues.In klientov a navyše ju môžete použiť ako mini-registračného systému. lahôdka informácií príliš malé pre tradičné súbor - napríklad poznámku z e-mailového spravodajcu o tom, čo farebné tlačové prináša najlepšie predaja. Keď chcete niečo vo vašom súbore Rolodex, opýtajte sa sami seba, či som chcel túto informáciu znova, čo slovo, si myslím, prvý? "4. Vytvoriť papiera, registračný systém, ktorý pracuje ľahko a rýchlo! Ak registračný systém nefunguje, ignorovať a začať znova! Je zbytočne ťažké a časovo náročné tráviť čas organizovať informácie, ktoré nepoužívate. Je to oveľa jednoduchšie, ako začať znovu pokúsiť opraviť. Vyčistiť si najdostupnejšie miesta v súbore, a dať tieto súbory na menej prístupné miesta, ak sa necítite hádzal. Dátum začatia vášho nového systému, a ak potrebujete informácie zo starej súbory, začleniť ho do nového system.File informácie, podľa toho, ako budete používať, nie je tam, kde to máš. Napríklad súbor seminár letákov ste dostali na konvencie NSA pod témou seminára. Ak chcete zistiť, kam sa súbor kus papiera, opýtajte sa sami seba: Ak je potreba to znova, to, čo Slovo budem myslieť? Odpoveď na túto otázku je súbor stránok. Zoradiť súbory podľa abecedy. Kľúčom k pokračujúcej úspešnosti vášho systému je použitie súboru Index - zoznam súborov titulov. Use your Index súboru určiť, kam sa súbor kus papiera, rovnako ako by ste použili účtová osnova určiť, ktorý účet účtovať náklady. Uchovávať kópie u kartoték a vidieť, že spolu-pracovníkov copy.It je ľahšie nájsť, kde by mohla byť umiestnená papier rýchlu skenovanie súborov Index ako thumbing prostredníctvom zásuviek súborov - a možno chýba práve ten človek potrebuje. Súbor Index nielen pomáha nájsť konkrétny dokument, ale nedošlo k vytvoreniu súboru "Auto", keď už máte "Auto". Nezabudnite, že aktívny dokument. Handwrite zmeny, ako budete pridávať alebo mazať súbory, a vytlačiť nové kópie, ako necessary.5. Správa vášho príspevku na ceste, rovnako ako vy v kancelárii. Každý kus papiera, budete zbierať na ceste možno rozdeliť do troch kategórií: vyhodiť, súbor alebo akt. Hrať hru sami so sebou, aby ste videli, ako moc sa môžete dostať do koša, ako sa dostanete späť do kancelárie! Carry zložky so súbormi označený konkrétne akcie. Napríklad len "zákon" je pre dokumenty, ktoré vyžadujú akciu, keď sa vrátite. Poznámka: v hornej pravom rohu konkrétne akcie, ktorú chcete vziať. "Call" súbor uľahčuje použitie 15 minút pred letom, aby sa jeden alebo dva rýchle hovory. "Diskutovať o-(váš asistent) obsahuje papierov, ktorú zvládne. Nakoniec, nezabudnite uviesť jeden označený "Súbor" - s kópiu vášho súboru index. Ako sa dostanete papiere pozdĺž cesty, ktoré chcete súbor, skontrolujte súbor index pre kľúčové slovo, napíšte ho do hornej časti pravej strane rohu. Keď sa vrátite, bude podaním byť jednoduché. (Zoberme si prenájme 10-rok-starý!) Takže, chcete si organizuje? "Kde začať?" Dobrým miestom vo väčšine úradov je "Súbor Clean-Day Out" so všetkými členmi svojich zamestnancov. Kopa odpadkov do vriec, nosiť pohodlné oblečenie a poradie pizzu. Ľudia sa ma často pýtajú: "Ako dlho bude trvať, než si organizuje?" Na tom nezáleží - jednoducho niekde začať! Čím dlhšie budete čakať, viac času, bude trvať, a tým ťažšie bude. A pamätajte si, ľudské správanie nie je ako počítačový program - to nemôže byť nainštalovaný. Je potrebné pestovať. Naučiť sa novým vzorom správania, určitú dobu trvá, ale odmeny bude stáť za vaše úsilie! ÃÆ'à ¢ â, ¬ Å ¡Ã € SA, © Barbara Hemphill je autorom Kiplinger je Skrotenie papierový tiger pri práci a Zkrocení papierový tiger doma a co-autor Love , Alebo to Lose: Living clutter-Free Forever. Poslaním ústavu je Hemphill produktivity, ktoré pomáhajú jednotlivcom a organizáciám vytvárať a udržiavať produktívne prostredie, aby mohli dokončiť svoju prácu a
Článok Zdroj: Messaggiamo.Com
Related:
» Run Your Car On Water» Recession Relief
» Advanced Automated Forex Trading
» Profit Lance
Webmaster si html kód
Pridajte tento článok do svojich webových stránok sa!
Webmaster Pošlite svoj článok
Nie nutná registrácia! Vyplňte formulár a Váš článok je v Messaggiamo.Com Adresár!
