Per I Pianificatori Di Riunione: Organizzando il vostro ufficio per meno sforzo e più profitto
Se scopriste la vostra carriera parlante dipendeva da come organizzato il vostro ufficio era, la vostra reazione potrebbe variare da composure completo al terrore puro. Anche gli altoparlanti professionali più riusciti a volte utter, "un certo giorno che realmente sto andando ottenere organizzato," ma eliminando l'inceppo le lime, archivi elettronici d'organizzazione, affrontando i mucchi delle pubblicazioni del unread, o imparando un nuovo programma del software (persino uno che li aiuterà ad ottenere organizzati!), ottiene solitamente spinto verso la parte inferiore della vostra lista delle priorità mentre maneggiate l'odierna crisi.
Ma potete permettersi di ignorare le lime overstuffed, gli archivi elettronici non identificati, i dischetti adenoidi, le dispense varie, le ricevute nebulose e un ufficio generalmente stipato di? Durante gli anni oltre, era possibile posporre o persino ignorare "ottenere organizzato," ma oggi non è, per tre motivi importanti:
1. La quantità di informazioni che dovete organizzare è più grande di mai prima. Anche se i calcolatori una volta ci hanno promesso l'ufficio senza carta, la maggior parte di noi stanno organizzando più carta che mai prima. Con gli archivi elettronici, i fax, il E-mail, la posta di voce ed in linea servizi, l'organizzazione è essenziale. 2. La richiesta dai pianificatori di riunione per un ritorno rapido sulle informazioni sta aumentando. Le riunioni sono prevedute con sempre meno tempo di conseguimento. Di conseguenza, i pianificatori di riunione hanno bisogno rapidamente delle informazioni. Se possono trasmetterci un fax in 15 secondi, non possiamo attendere una settimana per rispondere e li invitare ad assumerli.
3. Il numero di gente che fornisce i commerci di personale sta diminuendo. Quello significa che dobbiamo fare qualunque noi latta per rendere a pianificatori di riunione i lavori più facili. I responsabili ed il personale a tutti i livelli sono tenuti a produrre più in meno tempo ed è al nostro vantaggio per aiutarlo a compire quella sfida.
Così che cosa è "un ufficio organizzato?" Non confonda l'organizzazione con il neatness. Ricordisi di quel vecchio adage "un posto per tutto e tutto nel relativo posto?" Nella mia esperienza, è a metà di destra. Un posto per tutto è molto importante, ma tutto nel relativo posto non può essere. Lo sforzo viene, non dall'ammasso, ma quando vorreste pulire l'ammasso, ma non conosce dove metterlo in modo da potete trovarli ancora! Per metterlo un altro senso, organizzazione vi dà "la capacità di recuperare." La realtà del commercio parlante oggi è che ci troviamo spesso in un modo di crisi -- voli annullati, riunioni fissate all'ultimo minuto, ecc. La buona organizzazione permette di recuperare da questi inevitabilities nel meno senso stressante.
La mia definizione "dell'organizzato di" è molto semplice: "funziona?" e "la gradisco?" Se che cosa interessa la gente, dovreste fare una terza domanda, "funziona per altre?" Se la risposta a c'è ne di queste domande è "no," qui sono cinque suggerimenti per aiutarli ad ottenere cominciati sulla strada all'organizzazione:
1. Ricordisi di che l'ammasso è decisioni posposte. La ragione per cui gli scrittori e gli armadietti di limatura sono inundated con carta -- e nostri i calcolatori con le lime -- è che ci sono decisioni noi non ha fatto. Infatti, ci sono soltanto tre decisioni che potete prendere circa tutto il documento: scossa (o, eventualmente, ricicli), lima o atto. Nella mia esperienza, nella posta del giorno tipico, potete gettare 40% e la lima 40%, che lascia soltanto 20% per stipare del vostro scrittorio.
2. Utilizzi frequentemente il vostro wastebasket e consigli ad altri fare lo stesso. Quando in primo luogo ho cominciato come consulente, ho usato avere incubi che qualcuno denominerebbe e direbbe, "quando eravate qui noi avete gettato verso l'esterno... e (qualche cosa di terribile) è accaduto." Durante 18 anni, non ho ricevuto mai una tal chiamata! Esposizioni di ricerca usiamo soltanto 20% di che cosa consideriamo, ma di come decidete che cosa realmente avete bisogno di? Ogni informazione (carta o elettronico) faccia queste domande:
? Questo richiede l'azione?
? Esiste altrove?
? Sarebbe difficile da ottenere ancora?
? È ci tassa o delle implicazioni legali?
? È abbastanza recente da essere utile? Se tutte le risposte sono "no," ma voi non sia ancora sicuro, fanno una ultima domanda: "che cosa è la cosa più difettosa che potrebbe accadere se non avessi questo?" Se potete vivere con i risultati -- gettilo.
3. Effettui un buon sistema per tenersi al corrente dei nomi, degli indirizzi e dei numeri di telefono. Molti di pezzi di carta che stipano di sulla vostra vita sono ritenuti importanti a causa di un nome, di un indirizzo o di un numero di telefono. Scelga un sistema per l'inseguimento delle queste informazioni ed usilo costantemente. Per la maggior parte dei altoparlanti oggi, un programma destinato all'elaboratore, quale Telemagic della LEGGE, controllare la vostra base di dati del cliente è essenziale a meno che la vostra base del cliente sia limitata e fate poca introduzione sul mercato.
Usando la sezione delle note del programma per rintracciare le informazioni potete usare sviluppare i rapporti ed innescare le date importanti di decisione, può essere la differenza fra il booking e non prenotare. Un Rolodex può essere un attrezzo d'organizzazione molto importante. Usilo per tenersi al corrente dei servizi quali la riparazione del calcolatore, i grafici, ecc., come pure l'accesso rapido ai clienti ed ai colleghe frequentemente messi in contatto con.
In più, potete usarli come sistema della mini-limatura. Un tidbit delle informazioni troppo piccolo per una lima tradizionale -- per esempio, una nota da un bollettino di E-mail circa che cosa la stampa di colore porta alle vendite migliori. Quando desiderate archiviare qualcosa nel vostro Rolodex, chiedasi, se desiderassi ancora queste informazioni, che parola io penserebbe ad in primo luogo?"
4. Generi un sistema di classificazione di carta che funziona facilmente e costantemente! Se il vostro sistema di classificazione non sta funzionando, ignorilo ed inizi sopra! È inutilmente deprimente e che richiede tempo per spendere le informazioni che d'organizzazione di tempo non state usando. È molto più facile da iniziare l'eccedenza che provarla e riparare. Pulisca fuori il vostro spazio della lima più accessibile e metta quelle lime in meno spazio accessibile se non state bene gettandole. Cominci il vostro nuovo sistema e come avete bisogno delle informazioni dalle vecchie lime, comprendalo nel nuovo sistema.
Archivi le informazioni secondo come le userete, non dove le avete ottenute. Per esempio, archivi le dispense che di seminario avete ricevuto ad una convenzione del NSA sotto il soggetto del seminario. Per determinare dove archiviare pezzo di carta, chiedasi: Se ho bisogno ancora di questo, che parola penserò? La risposta a quella domanda è il titolo della lima. Disponga in ordine alfabetico le lime. La chiave al successo continuo del vostro sistema di classificazione è un indice della lima -- una lista dei vostri titoli della lima. Usi il vostro indice della lima per determinare dove archiviare pezzo di carta appena poichè usereste una tabella dei clienti per determinare quale cliente per caricare una spesa. Mantenga una copia vicino agli armadietti di limatura e veda che i colleghe hanno una copia.
È più facile da individuare dove una carta potrebbe essere situata rapidamente esplorando l'indice della lima che sfogliando attraverso i cassetti delle lime -- e possibilmente mancando quello molto avete avuto bisogno di. Gli aiuti di indice della lima non soltanto individuate un documento particolare, ma eviterete di generare una lima per "l'automobile" quando già avete "automobile." Ricordisi di mantenerlo un documento attivo. Handwrite cambia mentre aggiungete o cancellate le lime e stampa verso l'esterno le nuove copie come necessarie.
5. Controlli la vostra carta sulla strada come pure fate nell'ufficio. Ogni pezzo di carta che raccogliete sulla strada può essere diviso in tre categorie: scossa, lima o atto. Gioc un gioco con per vedere quanto potete ottenere nel wastebasket prima che otteniate di nuovo all'ufficio!
Trasporti i dispositivi di piegatura della lima identificati tramite azione specifica. Per esempio, "la Legge" è per le carte, che richiedono l'azione quando rinviate. Nota nel angolo destro superiore l'azione che specifica desiderate intraprendere. Una lima "di chiamata" lo rende facile usare i 15 minuti prima di un volo per fare una o due chiamata rapida. "discuta (il vostro assistente) contiene le carte che può maneggiare. Per concludere, sia sicuro includere uno identificato "lima" -- con una copia del vostro indice della lima. Poichè ottenete le carte lungo il senso che desiderate archiviare, controlli l'indice della lima per vedere se c'è la parola chiave, la scrivono nel angolo destro superiore. Quando rinviate, archiviare sarà facile. (studii la possibilità di assumere il vostro vecchio di dieci anni!)
Così, desiderate ottenere organizzati? "dove faccia cominciate?" Un buon posto nella maggior parte dei uffici è "un giorno Pulito-Fuori della lima" con tutti i membri del vostro personale. Ottenga l'abbondanza dei sacchetti dei rifiuti, porti i vestiti comodi e la pizza di ordine. La gente mi chiede spesso, "quanto tempo prenderà per ottenere organizzato?" Non importa -- inizio giusto in qualche luogo! Più lungamente attendete, più il tempo che occorrerà e più difficile sarà. E ricordisi di, comportamento umano non è come un programma destinato all'elaboratore -- non può essere installato. Deve essere consolidato. Imparare nuovo un tempo degli introiti del modello di comportamento, ma le ricompense varrà il vostro sforzo!
Ã"â© Barbara Hemphill è l'autore di Kiplinger che addomestica la tigre di carta sul lavoro e che addomestica la tigre di carta nel paese ed il co-author di amore esso o lo perde: Stip-Libero Vivente Per sempre. La missione dell'istituto di rendimento di Hemphill è di aiutare gli individui e le organizzazioni per generare e sostenere un ambiente produttivo in modo da possono compire il loro lavoro e godere le loro vite. Facciamo questo organizzando lo spazio, le informazioni ed il tempo. Possiamo essere raggiunti a 800-427-0237 o a www.ProductiveEnvironment.com
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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