Για τους αρμόδιους για το σχεδιασμό συνεδρίασης: Οργάνωση του γραφείου σας για τη λιγότερη πίεση και περισσότερο κέρδος
Εάν ανακαλύψατε η σταδιοδρομία ομιλίας σας εξαρτήθηκε από τον τρόπο με τον οποίο οργανωμένος το γραφείο σας ήταν, η αντίδρασή σας θα μπορούσε να κυμανθεί από την πλήρη ηρεμία ως τον καθαρό τρόμο. Ακόμη και οι επιτυχέστεροι επαγγελματικοί ομιλητές εκφράζουν μερικές φορές, "κάποια ημέρα που πρόκειται πραγματικά να πάρω οργανωμένου," αλλά εξαγνίζοντας αρχεία, οργανώνοντας τα αρχεία υπολογιστών, αντιμετωπίζοντας τους σωρούς των αδιάβασών περιοδικών, ή μαθαίνοντας ένα νέο πρόγραμμα λογισμικού (ακόμη και ένα που θα σας βοηθήσει να πάρετε οργανωμένους!), συνήθως παίρνει ωθημένος στο κατώτατο σημείο του καταλόγου προτεραιοτήτων σας ενώ χειρίζεστε τη σημερινή κρίση.
Αλλά μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να αγνοήσετε τα αρχεία, τα μη αναγνωρισμένα αρχεία υπολογιστών, οι unlabeled δισκέτες, τα διάφορα φυλλάδια, οι νεφελώδεις παραλαβές, και ένα γενικά σωριασμένο γραφείο; Στα έτη από μπροστά, ήταν δυνατό να αναβληθεί ή ακόμα και να αγνοηθεί "να πάρει οργανωμένο," αλλά σήμερα δεν είναι, για τρεις σημαντικούς λόγους:
1. Το ποσό πληροφοριών που πρέπει να οργανώσετε είναι μεγαλύτερο από πάντα πριν. Αν και οι υπολογιστές μας υποσχέθηκαν μιά φορά το χωρίς χαρτί γραφείο, οι περισσότεροι από μας οργανώνουν περισσότερο έγγραφο από πάντα πριν. Με τα αρχεία υπολογιστών, τα fax, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το φωνητικό ταχυδρομείο, και τις σε απευθείας σύνδεση υπηρεσίες, η οργάνωση είναι ουσιαστική. 2. Η ζήτηση από τους αρμόδιους για το σχεδιασμό συνεδρίασης για μια γρήγορη ανακύκλωση στις πληροφορίες αυξάνεται. Οι συνεδριάσεις προγραμματίζονται με όλο και λιγότερο τη χρονική ανοχή. Κατά συνέπεια, οι αρμόδιοι για το σχεδιασμό συνάντησης χρειάζονται τις πληροφορίες γρήγορα. Εάν μπορούν να μας στείλουν ένα fax σε 15 δευτερόλεπτα, δεν μπορούμε να περιμένουμε μια εβδομάδα για να απαντήσουμε, και να τους αναμείνουμε για να μας μισθώσουμε.
3. Ο αριθμός ανθρώπων που επανδρώνουν τις επιχειρήσεις μειώνεται. Αυτός σημαίνει ότι πρέπει να κάνουμε οποιος δήποτε μπορούμε να κάνουμε τις εργασίες αρμόδιων για το σχεδιασμό συνεδρίασης ευκολότερος. Οι διευθυντές και το προσωπικό σε όλα τα επίπεδα πρέπει για να παραγάγουν περισσότεροι στο λιγότερο χρόνο, και είναι στο πλεονέκτημά μας για να τους βοηθήσει να ολοκληρώσουν εκείνη την πρόκληση.
Έτσι τι είναι ένα "οργανωμένο γραφείο;" Μην συγχύσετε την οργάνωση με την τάξη. Θυμηθείτε εκείνη την παλαιά παροιμία "μια θέση για όλα και όλα σε ισχύ του;" Στην εμπειρία μου, είναι μισό δικαίωμα. Μια θέση για όλα είναι πολύ σημαντική, αλλά όλα σε ισχύ του μπορούν να μην είναι. Η πίεση προέρχεται, όχι από το σωρό, αλλά όταν επιθυμεί να καθαρίσει επάνω you'd το σωρό, αλλά δεν ξέρει πού να τεθεί έτσι μπορείτε να τον βρείτε πάλϊ Για να το βάλει ένας άλλος τρόπος, οργάνωση σας δίνει τη "δυνατότητα να ανακτήσει." Η πραγματικότητα της επιχείρησης ομιλίας σήμερα είναι ότι βρισκόμαστε συχνά σε έναν τρόπο κρίσης -- πτήσεις που ακυρώνονται, οι συνεδριάσεις που σχεδιάζονται την τελευταία στιγμή, η καλή οργάνωση κ.λπ. το καθιστούν πιθανό να ανακτήσουν από αυτά τα inevitabilities με το λιγότερο αγχωτικό τρόπο.
Ο καθορισμός "οργανωμένος μου" είναι πολύ απλός: "Λειτουργεί;" και "τον συμπαθώ;" Εάν τι κάνετε έχει επιπτώσεις σε άλλους ανθρώπους, πρέπει να υποβάλετε μια τρίτη ερώτηση, "λειτουργεί για άλλες;" Εάν η απάντηση σε οποιεσδήποτε από αυτές τις ερωτήσεις είναι "όχι," εδώ είναι πέντε προτάσεις να ενισχυθούν να πάρετε αρχισμένοι στο δρόμο στην οργάνωση:
1. Θυμηθείτε ότι ο σωρός είναι αποφάσεις. Ο λόγος ότι τα γραφεία και τα ντουλάπια αρχειοθέτησης γίνονται πλημμυρισμένα με το έγγραφο -- και μας υπολογιστές με τα αρχεία -- είναι ότι υπάρχουν αποφάσεις που δεν έχουμε λάβει. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν μόνο τρεις αποφάσεις που μπορείτε να λάβετε για οποιοδήποτε έγγραφο: εκτίναξη (ή, ενδεχομένως, ανακύκλωσης), αρχείο ή πράξη. Στην εμπειρία μου, στο ταχυδρομείο της χαρακτηριστικής ημέρας, μπορείτε να πετάξετε 40% και το αρχείο 40%, το οποίο αφήνει μόνο 20% για να σωριάσει το γραφείο σας.
2. Χρησιμοποιήστε wastebasket σας συχνά και ενθαρρύνετε άλλων για να κάνετε το ίδιο πράγμα. Όταν το ι άρχισε αρχικά ως σύμβουλος, χρησιμοποίησα για να έχω τους εφιάλτες που κάποιος θα καλούσε και θα έλεγε, "όταν ήσαστε εδώ εμείς ρίξατε έξω... και (κάτι φοβερό) συνέβη." Σε 18 έτη, δεν έχω λάβει ποτέ μια τέτοια κλήση! Η έρευνα παρουσιάζει χρησιμοποιούμε μόνο 20% αυτού που κρατάμε, αλλά πώς αποφασίζετε τι χρειάζεστε πραγματικά; Για κάθε κομμάτι των πληροφοριών (έγγραφο ή ηλεκτρονικός) υποβάλτε αυτές τις ερωτήσεις:
; Αυτό απαιτεί τη δράση;
; Υπάρχει αλλού;
; Θα ήταν δύσκολο να πάρει πάλι;
; Υπάρχει οποιεσδήποτε φόρος ή νομικές επιπτώσεις;
; Είναι αρκετά πρόσφατο να είναι χρήσιμο; Εάν όλες οι απαντήσεις είναι "όχι," αλλά δεν είστε ακόμα βέβαιοι, υποβάλλετε μια τελευταία ερώτηση: "Τι το χειρότερο πράγμα που θα μπορούσε να συμβεί εάν δεν είχα αυτό;" Εάν μπορείτε να ζήσετε με τα αποτελέσματα -- το πετάξτε.
3. Εφαρμόστε ένα καλό σύστημα για των ονομάτων, των διευθύνσεων, και των αριθμών τηλεφώνου. Πολλά από τα κομμάτια του χαρτί που σωριάζουν επάνω τη ζωή σας κρίνονται πολύτιμα λόγω ενός ονόματος, μιας διεύθυνσης ή ενός τηλεφωνικού αριθμού. Επιλέξτε ένα σύστημα για αυτές τις πληροφορίες, και το χρησιμοποιήστε με συνέπεια. Για τους περισσότερους ομιλητές σήμερα, ένα πρόγραμμα υπολογιστών, όπως Telemagic του ΝΟΜΟΥ, για να διαχειριστεί τη βάση δεδομένων πελατών σας είναι ουσιαστικό εκτός αν η βάση πελατών σας είναι περιορισμένη, και κάνετε λίγο μάρκετινγκ.
Χρησιμοποιώντας το τμήμα σημειώσεων του προγράμματος για να ακολουθηθούν οι πληροφορίες μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να χτίσετε τις σχέσεις, και για να προκαλέσουν τις σημαντικές ημερομηνίες απόφασης, μπορεί να είναι η διαφορά μεταξύ της κράτησης και της μη κράτησης. Ένα Rolodex μπορεί να είναι ένα πολύ πολύτιμο εργαλείο οργάνωσης. Χρήση αυτό για να παρακολουθήσει των υπηρεσιών όπως η επισκευή υπολογιστών, η γραφική παράσταση, κ.λπ., καθώς επίσης και η γρήγορη πρόσβαση στους συχνά ερχόμενους σε επαφή με πελάτες και τους συναδέλφους.
Επιπλέον, μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε ως σύστημα μίνι-αρχειοθέτησης. Tidbit των πληροφοριών πάρα πολύ μικρό για ένα παραδοσιακό αρχείο -- παραδείγματος χάριν, μια σημείωση από ένα ενημερωτικό δελτίο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τί χρώμα η τυπωμένη ύλη φέρνει τις καλύτερες πωλήσεις. Όταν θέλετε να αρχειοθετήσετε κάτι στο Rolodex σας, ρωτηθείτε, εάν θέλησα αυτές τις πληροφορίες πάλι, ποια λέξη εγώ θα σκεφτόταν πρώτα;"
4. Δημιουργήστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης εγγράφου που εργασίες εύκολα και με συνέπεια! Εάν το σύστημα αρχειοθέτησής σας δεν λειτουργεί, αγνοήστε το και την έναρξη! Είναι πιέζοντας όχι απαραίτητα και χρόνου κατανάλωση για να ξοδεψει το χρόνο οργανώνοντας τις πληροφορίες που δεν χρησιμοποιείτε. Είναι πολύ ευκολότερο να αρχίσει πέρα από από να δοκιμαστεί και να καθοριστεί. Καθαρίστε έξω το πιό προσιτό διάστημα αρχείων σας, και βάλτε εκείνα τα αρχεία στο λιγότερο προσιτό διάστημα εάν δεν είστε άνετοι ρίχνοντας τα. Αρχίστε το νέο σύστημά σας, και δεδομένου ότι χρειάζεστε τις πληροφορίες από τα παλαιά αρχεία, το ενσωματώστε στο νέο σύστημα.
Αρχειοθετήστε τις πληροφορίες σύμφωνα με το πώς θα τις χρησιμοποιήσετε, όχι όπου τις πήρατε. Παραδείγματος χάριν, αρχειοθετήστε τα φυλλάδια σεμιναρίου που λάβατε σε μια σύμβαση NSA κάτω από το θέμα του σεμιναρίου. Για να αποφασίσει πού να αρχειοθετηθεί ένα κομμάτι του χαρτί, ζητηθείτε: Εάν χρειαστώ αυτό πάλι, ποια λέξη θα σκεφτώ; Η απάντηση σε εκείνη την ερώτηση είναι ο τίτλος αρχείων. Τακτοποιήστε τα αρχεία αλφαβητικά. Το κλειδί για τη συνεχιμένος επιτυχία του συστήματος αρχειοθέτησής σας είναι ένας δείκτης αρχείων -- ένας κατάλογος τίτλων αρχείων σας. Χρησιμοποιήστε το δείκτη αρχείων σας για να αποφασίσετε πού να αρχειοθετηθεί ένα κομμάτι του χαρτί ακριβώς όπως θα χρησιμοποιούσατε ένα διάγραμμα των απολογισμών για να αποφασίσετε ποιο απολογισμό για να χρεώσετε μια δαπάνη. Κρατήστε ένα αντίγραφο κοντά στα ντουλάπια αρχειοθέτησης και δείτε ότι οι συνάδελφοι έχουν ένα αντίγραφο.
Είναι ευκολότερο να βρεθεί όπου ένα έγγραφο να βρεθεί με γρήγορα να ανιχνεύσει το δείκτη αρχείων απ'ό,τι με το ξεφύλλισμα μέσω των συρταριών των αρχείων -- και ενδεχομένως ελλείπων πολύ το ένα χρειαστήκατε. Ο δείκτης αρχείων όχι μόνο σας βοηθά να εντοπίσετε ένα ιδιαίτερο έγγραφο, αλλά θα αποφύγει ένα αρχείο για "το αυτοκίνητο" όταν έχετε ήδη "το αυτοκίνητο." Θυμηθείτε να τον κρατήσετε ένα ενεργό έγγραφο. Το Handwrite αλλάζει δεδομένου ότι προσθέτετε ή διαγράφετε τα αρχεία, και τα νέα αντίγραφα τυπωμένων κειμένων ανάλογα με τις ανάγκες.
5. Διαχειριστείτε το έγγραφό σας για το δρόμο καθώς επίσης και κάνετε στο γραφείο. Κάθε κομμάτι του χαρτί που συλλέγετε στο δρόμο μπορεί να διαιρεθεί σε τρεις κατηγορίες: εκτίναξη, αρχείο ή πράξη. Παίξτε ένα παιχνίδι με σας για να δείτε πόσο μπορείτε να πάρετε wastebasket προτού να επιστρέψετε στο γραφείο!
Φέρτε τους φακέλλους αρχείων που ονομάζονται από τη συγκεκριμένη δράση. Παραδείγματος χάριν, "ο νόμοσ" είναι για τα έγγραφα, τα οποία απαιτούν τη δράση όταν επιστρέφετε. Η σημείωση στην ανώτερη δεξιά γωνία η συγκεκριμένη δράση εσείς θέλει να πάρει. Ένα αρχείο "κλήσησ" το κάνει εύχρηστο 15 λεπτά πριν από μια πτήση για να κάνει μια ή δύο γρήγορες κλήσεις. "Συζητήστε - (ο βοηθός σας) περιέχει τα έγγραφα που μπορεί να χειριστεί. Τέλος, να είστε βέβαιος να περιλάβει το ένα επονομαζόμενο "το αρχείο" -- με ένα αντίγραφο του δείκτη αρχείων σας. Δεδομένου ότι παίρνετε τα έγγραφα κατά μήκος του τρόπου που θέλετε να αρχειοθετήσετε, να ελέγξει το δείκτη αρχείων για τη λέξη κλειδί, να το γράψει στην ανώτερη δεξιά γωνία. Όταν επιστρέφετε, η αρχειοθέτηση θα είναι εύκολη. (Θεωρήστε 10-χρονών σας!)
Έτσι, θέλετε να πάρετε οργανωμένοι; "Πού αρχίζετε;" Μια καλή θέση στα περισσότερα γραφεία είναι "ημερησίως αρχείων καθαρός-έξω" με όλα τα μέλη του προσωπικού σας. Πάρτε την αφθονία των τσαντών απορριμμάτων, των άνετων ενδυμάτων ένδυσης, και της πίτσας διαταγής. Οι άνθρωποι με ρωτούν συχνά, "πόσο καιρό πολύ θα πάρουν για να πάρουν οργανωμένοι;" Δεν πειράζει -- ακριβώς έναρξη κάπου! Περισσότερο περιμένετε, ο περισσότερος χρόνος που θα πάρει, και ο δυσκολότερος αυτό θα είναι. Και θυμηθείτε, η ανθρώπινη συμπεριφορά δεν είναι όπως ένα πρόγραμμα υπολογιστών -- δεν μπορεί να εγκατασταθεί. Πρέπει να παγιοποιηθεί. Η εκμάθηση νέα ένα σχέδιο συμπεριφοράς παίρνει το χρόνο, αλλά οι ανταμοιβές θα αξίζουν την προσπάθειά σας!
Γ"β© η Barbara Hemphill είναι ο συντάκτης Kiplinger που εξημερώνει την τίγρη εγγράφου στην εργασία και που εξημερώνει την τίγρη εγγράφου στο σπίτι και τον ομο-συντάκτη της αγάπης αυτό ή το χάνει: Διαβίωση σωρός-ελεύθερη για πάντα. Η αποστολή του ιδρύματος παραγωγικότητας Hemphill είναι να βοηθήσει τα άτομα και τις οργανώσεις να δημιουργήσουν και να στηρίξουν ένα παραγωγικό περιβάλλον έτσι μπορούν να ολοκληρώσουν την εργασία τους και να απολαύσουν τις ζωές τους. Κάνουμε αυτό με την οργάνωση του διαστήματος, των πληροφοριών, και του χρόνου. Μπορούμε να επιτευχθούμε σε 800-427-0237 ή σε www.ProductiveEnvironment.com
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Run Your Car On Water» Recession Relief
» Advanced Automated Forex Trading
» Profit Lance
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
