Für Tagungsplaner: Ihr Büro für weniger Druck und mehr organisieren Profit
Wenn Sie entdeckten, hing Ihre sprechende Karriere davon, wie organisiert Ihrem Büro war, Ihre Reaktion könnte von der kompletten Fassung bis zu blossem Terror reichen ab. Sogar äußern packen die erfolgreichsten professionellen Sprecher manchmal, "eines Tages, das ich wirklich organisiert erhalten werde," aber, Akten, organisierende Dateien bereinigend, Stapel der unread Journale an, oder erlernen ein neues Software-Programm (eins sogar, das Ihnen hilft, organisiert zu erhalten!), erhält normalerweise zur Unterseite Ihrer Prioritätenliste gedrückt, während Sie heutige Krise anfassen.
Aber können Sie sich leisten, überfüllte Akten, nicht identifizierte Dateien, unbeschriftete Disketten, Verschiedene Mitteilungsblätter, die nebligen Empfänge und ein im Allgemeinen durcheinandergeworfenes Büro zu ignorieren? In den Jahren hinter, war es möglich, "das Erhalten hinauszuschieben oder sogar zu ignorieren organisiert,", aber heute ist es nicht, aus drei Hauptgründen:
1. Die Menge von Informationen, die Sie organisieren müssen, ist grösser als überhaupt vorher. Obgleich Computer uns das ohne Papierbüro einmal versprachen, organisieren die meisten uns mehr Papier als überhaupt vorher. Mit Dateien, Telefax, E-mail, Sprachpost und auf Linie Dienstleistungen, ist- Organisation wesentlich. 2. Die Nachfrage von den Tagungsplanern während eines schnellen Rücklaufes auf Informationen erhöht sich. Sitzungen werden mit kleiner und weniger Vorbereitungszeit geplant. Infolgedessen benötigen Tagungsplaner Informationen schnell. Wenn sie uns ein Telefax in 15 Sekunden schicken können, können wir nicht warten, daß eine Woche antwortet und erwarten sie, uns anzustellen.
3. Die Zahl den Leuten, die Geschäfte mit Personal versorgen, verringert sich. Das bedeutet, daß wir tun müssen, was auch immer wir die Dose, zum Tagungsplaner von von Jobs einfacher zu bilden. Manager und Personal auf allen Niveaus wird angefordert, mehr in weniger Zeit zu produzieren, und er ist zu unserem Vorteil, zum sie zu helfen, diese Herausforderung zu vollenden.
So, was ist ein "organisiertes Büro?" Verwirren Sie Organisation nicht mit neatness. Erinnern Sie sich an dieses alte Sprichwort "ein Platz für alles und alles in seinem Platz?" In meiner Erfahrung ist es beinahe recht. Ein Platz für alles ist sehr wichtig, aber alles in seinem Platz kann möglicherweise nicht sein. Der Druck kommt, nicht von der Unordnung, aber, als Sie herauf die Unordnung säubern möchten, aber weiß nicht, wo man sie setzt, also können Sie sie wieder finden! Um sie zu setzen gibt eine andere Weise, Organisation Ihnen die "Fähigkeit zurückzugewinnen." Die Wirklichkeit des sprechenden Geschäfts ist heute, daß wir uns häufig in einem Krise Modus -- die Flüge finden, die annulliert werden, die Sitzungen, die an der letzten Minute festgelegt werden, usw.. Gute Organisation macht es möglich, von diesen inevitabilities in der wenigen stressvollen Weise zu erholen.
Meine Definition von "organisiert" ist sehr einfach: "funktioniert es?" und "ich mag es?" Wenn was Sie, die Leute beeinflußt, sollten Sie eine dritte Frage stellen, "funktioniert es für andere?" Wenn die Antwort zu irgendwelchen dieser Fragen "Nr. ist," sind hier fünf Vorschläge, zum Sie zu helfen, begonnen auf der Straße zur Organisation zu erhalten:
1. Erinnern Sie daran, daß Unordnung hinausgeschobene Entscheidungen ist. Der Grund, daß Schreibtische und Aktenschänke mit Papier überflutet werden -- und unsere Computer mit Akten -- ist, daß es Entscheidungen gibt, wir haben gebildet nicht. Tatsächlich gibt es nur drei Entscheidungen, die Sie über jedes mögliches Dokument treffen können: werfen Sie (oder bereiten Sie hoffnungsvoll) auf, ordnen Sie ein oder fungieren Sie. In meiner Erfahrung in der typische Post des Tages, können Sie 40% und Akte 40% werfen, die nur 20% verläßt, um Ihren Schreibtisch durcheinanderzuwerfen.
2. Benutzen Sie Ihren Wastebasket häufig und regen Sie andere an, dasselbe zu tun. Als ich zuerst als Berater begann, pflegte ich, Alpträume zu haben, die jemand benennen und sagen würde, ", als Sie hier wir warfen aus... waren und (schreckliches etwas), geschah." In 18 Jahren habe ich nie solch einen Anruf empfangen! Forschung Erscheinen verwenden wir nur 20%, von was wir halten, aber von wie Sie entscheiden, was Sie wirklich benötigen? Um jede Information (Papier oder elektronisches) bitten Sie diese Fragen:
? Erfordert dieses Tätigkeit?
? Besteht es anderwohin?
? Würde wieder zu erhalten sein schwierig?
? Gibt es irgendeine Steuer oder rechtlichen Konsequenzen?
? Ist es, neu genug, zum nützlich zu sein? Wenn alle Antworten "Nr. sind," aber Sie seien Sie noch nicht, stellen eine letzte Frage sicher: "was die schlechteste Sache ist, die geschehen könnte, wenn ich hatte nicht dieses?" Wenn Sie mit den Resultaten leben können -- werfen Sie es.
3. Führen Sie ein gutes System für das Verfolgen Namen, Adressen und Telefonnummern ein. Viele der Papierstreifen, die herauf Ihr Leben durcheinanderwerfen, werden wertvoll wegen eines Namens, einer Adresse oder einer Telefonnummer gemeint. Wählen Sie ein System für die Spurhaltung dieser Informationen, und benutzen Sie es durchweg. Für die meisten Lautsprecher heute, ist ein Computerprogramm, wie Telemagic der TAT, Ihre Klient Datenbank zu handhaben wesentlich, es sei denn Ihre Klient Unterseite begrenzt ist, und Sie tun wenig Marketing.
Mit dem Anmerkungen Abschnitt des Programms, Informationen aufzuspüren können Sie pflegen, Verhältnisse zu errichten, und wichtige Entscheidung Daten auszulösen, kann der Unterschied zwischen Anmeldung und dem Anmelden sein nicht. Ein Rolodex kann ein sehr wertvolles organisierendes Werkzeug sein. Verwenden Sie es, um Services wie Computerreparatur, Graphiken, etc., sowie schneller Zugang zu häufig in Verbindung getretenen Klienten und zu Kollegen zu verfolgen.
Zusätzlich können Sie ihn als Mini-Archivierung System verwenden. Ein Leckerbissen der Informationen zu klein für eine traditionelle Akte -- zum Beispiel, eine Anmerkung von einem E-mail Rundschreiben über, was Farbe Druck den besten Verkäufen holt. Wenn Sie etwas in Ihrem Rolodex einordnen möchten, fragen Sie sich, wenn ich diese Informationen wieder wünschte, welches Wort würde ich denken an zuerst?"
4. Verursachen Sie ein Papierdateisystem, das leicht und durchweg arbeitet! Wenn Ihr Dateisystem nicht arbeitet, ignorieren Sie es und beginnen Sie rüber! Es ist unnötigerweise niederdrückend und, um organisierende Informationen der Zeit aufzuwenden zeitraubend, die Sie nicht verwenden. Es ist viel einfacher, Überschuß als zu beginnen, ihn zu versuchen und zu reparieren. Säubern Sie heraus Ihren zugänglichsten Akte Raum, und setzen Sie jene Akten in weniger zugänglichen Raum, wenn Sie nicht bequem sind, sie werfend. Fangen Sie Ihr neues System an und wie Sie Informationen von den alten Akten benötigen, enthalten Sie es in das neue System.
Ordnen Sie Informationen entsprechend ein, wie Sie sie verwenden, nicht wo Sie sie erhielten. Z.B. ordnen Sie Seminarmitteilungsblätter ein, die Sie an einer NSA Vereinbarung unter dem Thema des Seminars empfingen. Um festzustellen wo man einen Papierstreifen, sich fragen Sie einordnet: An wenn ich dieses wieder benötige, welches Wort denke ich? Die Antwort zu dieser Frage ist der Akte Titel. Ordnen Sie die Akten alphabetisch. Der Schlüssel zum fortfahrenden Erfolg Ihres Dateisystems ist ein Akte Index -- eine Liste Ihrer Akte Titel. Verwenden Sie Ihren Akte Index, um festzustellen, wo man einen Papierstreifen einordnet, gerade da Sie ein Diagramm Rechnungsprüfungen benutzen würden, um festzustellen, welches Konto, zum Unkosten aufzuladen. Halten Sie eine Kopie nahe den Aktenschänken und sehen Sie, daß Mitarbeiter eine Kopie haben.
Es ist einfacher, herauszufinden, wo ein Papier sich befinden konnte, indem man schnell den Akte Index als ablichtete, indem man durch Fächer der Akten abgriff -- und sehr, vielleicht, vermissend benötigten Sie. Die Hilfen des Akte Index nicht nur lokalisieren Sie ein bestimmtes Dokument, aber werden vermeiden, eine Akte für "Auto" herzustellen, wenn Sie haben bereits "Automobil." Erinnern Sie sich, es zu halten ein aktives Dokument. Handwrite ändert, während Sie Akten addieren oder löschen, und druckt aus neuen Kopien wie benötigt.
5. Handhaben Sie Ihr Papier auf der Straße, sowie Sie im Büro tun. Jeder Papierstreifen, das Sie auf der Straße sammeln, kann in drei Kategorien geteilt werden: werfen Sie, ordnen Sie ein oder fungieren Sie. Spielen Sie ein Spiel mit selbst, um zu sehen, wieviel Sie im Wastebasket erhalten können, bevor Sie zurück zu dem Büro erhalten!
Tragen Sie die Akte Hefte, die durch spezifische Tätigkeit beschriftet werden. Z.B. "Tat" ist für Papiere, die Tätigkeit erfordern, wenn Sie zurückkommen. Anmerkung in der oberen rechten Ecke die spezifischen Maßnahmen, die Sie ergreifen möchten. Eine "Anruf" Akte bildet es einfach, die 15 Minuten vor einem Flug zu verwenden, um ein oder zwei schnelle Anrufe zu bilden. "besprechen Sie sich (Ihr Assistent) enthält Papiere, die sie anfassen kann. Schließlich seien Sie sicher, ein mit einzuschließen, das "Akte" -- mit einer Kopie Ihres Akte Index beschriftet wird. Da Sie Papiere entlang der Weise erhalten, die Sie einordnen möchten, überprüfen Sie den Akte Index auf das Schlüsselwort, schreiben es in die obere rechte Ecke. Wenn Sie zurückkommen, ist das Einordnen einfach. (erwägen Sie, Ihr 10jähriges altes anzustellen!)
So möchten Sie organisiert erhalten? "wo tun Sie, beginnen Sie?" Ein guter Platz in den meisten Büros ist ein "Akte Sauberer-Heraus Tag" mit allen Mitgliedern Ihres Personals. Erhalten Sie viel der Abfallbeutel, tragen Sie bequeme Kleidung und Auftrag Pizza. Leute häufig fragen mich, ", wie man langer Wille es das Nehmen erhält organisierte?" Es macht nicht -- gerechter Anfang irgendwo aus! Länger Sie warten, mehr die Zeit, die es dauert, und ist es das schwieriger. Und erinnern Sie sich, menschliches Verhalten ist nicht wie ein Computerprogramm -- es kann nicht angebracht werden. Es muß ernährt werden. Das neue Lernen eine Verhaltenmuster-Nehmenzeit, aber die BelohnungenSIND Ihre Bemühung wert!
Ã"â© Barbara Hemphill ist der Autor von Kiplingers den Papiertiger an der Arbeit zähmend und den Papiertiger und Mitverfasser der Liebe zu Hause zähmend es oder verliert es: Lebendes Durcheinanderwerfen-Freies Für immer. Die Mission des Hemphill Produktivität-Instituts ist, Einzelpersonen und Organisationen zu helfen, ein produktives Klima zu verursachen und zu unterstützen, also können sie ihre Arbeit vollenden und ihre Leben genießen. Wir tun dies, indem wir Raum, Informationen und Zeit organisieren. Wir können bei 800-427-0237 oder an www.ProductiveEnvironment.com erreicht werden
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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