为会议策划者: 组织您的办公室为较少重音和更多赢利
如果您发现了您讲的事业依赖于怎样组织您的办公室是, 您的反应能范围从完全镇静对纯粹恐怖。最成功的专业报告人有时说出, "我真正地得到组织的某一天," 但清洗文件, 组织的计算机文件, 应付堆未经阅读的学报, 或学会一个新软件程序(甚而一个将帮助您得到组织!), 通常得到推挤对优先权您的名单底部当您处理今天危机。
但您可以忽略overstuffed 文件、未认出的计算机文件、未贴标签的软盘、混杂赠送品、暧昧收据, 和一个一般凌乱的办公室吗? 在几年通过, 它是可能延期甚至忽略"得到组织," 但它今天不是, 为三个主要理由:
1 。您必须组织的信息量曾经以前大于。虽然计算机曾经许诺了我们无纸传输信息处, 大多数我们组织更多纸。以计算机文件、电传、电子邮件, 留言, 和在线服务, 组织是根本的。2 。需求从会议策划者为快的翻身仗在信息增加。会议计划以越来越少订货交货的时间。结果, 会议策划者迅速需要信息。如果他们能寄发我们一份电传在15 秒, 我们无法等待一个星期回复, 和盼望他们雇用我们。
3 。人数雇用职员企业是越来越少的。那意味我们必须做什么我们罐头使会议策划者工作更加容易。经理和职员在所有水平被要求生产更多在较少时间, 并且它是对我们的好处帮助他们完成那个挑战。
如此什么是"组织的办公室?" 与整洁不要混淆组织。记住那句老格言"一个地方为一切和一切在它的地方?" 在我的经验, 它是半不错。一个地方为一切非常重要, 但一切在它的地方不能是。重音来自, 不是凌乱, 但当您会想清扫凌乱, 但不知道在哪里投入它因此您能再发现它! 投入它其它方式, 组织给您"能力恢复。" 讲的事务的现实今天是, 我们经常找到自己在危机方式下-- 飞行被取消, 会议最后一刻被安排, 等。好组织使成为可能从这些inevitabilities 恢复用最少紧张方式。
我的定义"组织" 非常简单: "这有效?" 并且"我喜欢?" 如果什么您影响人民, 您如果问第三个问题, "这有效为其他人?" 如果对任何的答复这些问题是"没有," 这五个建议帮助您开始在路对组织:
1 。记得, 凌乱是被延期的决定。原因书桌和文件柜成为淹没与纸-- 和我们的计算机与文件-- 是, 有决定我们未做。实际上, 有只您能做出关于任一个文件的三决定: 抛(或, 有希望地, 回收), 文件或行动。在我的经验, 在典型的天的邮件, 您能扔40% 和文件40%, 离开只20% 凌乱您的书桌。
2 。频繁地使用您的废字纸篓和鼓励其他人做同样。当I 首先开始作为顾问, 我过去经常有某人会叫和会认为的恶梦, "当您是我们这里投掷了外面... 和(可怕事) 发生了。" 在18 年, 我从未接到了这样一个电话! 研究展示我们使用只20% 什么我们保留, 但怎样您决定什么您真正地需要? 各个信息(纸或电子) 请求这些问题:
? 这要求行动吗?
? 它在别处存在吗?
? 它难再得到吗?
? 有是任何税或法律涵义吗?
? 它足够最近是有用的吗? 如果所有答复是"没有," 仅您仍然不要是肯定的, 问一个前个问题: "什么是能发生的最坏的事如果我没有这?" 如果您能与结果居住-- 扔它。
3 。实施一个好系统为记录名字、地址, 和电话号码。凌乱您的生活的许多纸被视为可贵由于名字、地址或电话号码。选择一个系统为跟踪这信息, 和一致地使用它。为多数报告人今天, 一个计算机程序, 譬如行动Telemagic, 处理您的客户数据库是根本的除非您的客户基地是有限的, 并且您做少许行销。
使用节目的笔记部分跟踪信息您能过去常建立关系, 并且触发重要决定日期, 能是区别在售票和不预定之间。Rolodex 可能是一个非常可贵的组织的工具。以及对频繁地与联系的客户和同事的快速存取使用它记录服务譬如计算机修理、图表, 等, 。
另外, 您能使用它作为微型屑子系统。信息一口太小为一个传统文件-- 例如, 笔记从电子邮件时事通讯关于什么颜色印刷品带来最佳的销售。当您想要归档某事在您的Rolodex, 要求自己, 如果我再想要这信息, 什么词我会认为首先?"
4 。创造容易地和一致地运作的纸文件系统! 如果您的文件系统不运作, 忽略它和开始! 它多余地压下和费时花费您不使用的时间组织的信息。它更加容易开始比尝试和修理它。清除您的最容易接近的文件空间, 和投入那些文件入较少容易接近的空间如果您不是舒适的投掷他们。开始您的新系统, 和如同您需要信息从老文件, 合并它新系统。
归档信息根据怎样您将使用它, 不是您得到了它的地方。例如, 归档您接受在NSA 大会在研讨会的题目之下的研讨会赠送品。确定在哪里归档一张纸, 要求自己: 如果我再需要这, 什么词我将认为? 对那个问题的答复是文件标题。按字母顺序安排文件。您的文件系统的继续的成功的钥匙是文件索引-- 您的文件标题名单。使用您的文件索引确定在哪里归档一张纸正您曾经帐户图确定哪个帐户充电费用。保留一个拷贝在文件柜附近和看见, 工友有一个拷贝。
它更加容易找出纸也许的地方由迅速扫描位于文件索引比由翻阅通过文件抽屉-- 并且可能错过非常一个您需要。文件索引不仅帮助您寻找一个特殊文件, 但将避免创造一个文件为"汽车" 当您已经有"汽车。" 记住保留它一个活跃文件。Handwrite 当有必要改变当您增加或删除文件, 并且打印在新拷贝之外。
5 。以及您做在办公室处理您的纸在路。您收集在路的每张纸可能被划分成三个类别: 抛、文件或行动。演奏赛与你自己看多少您能得到在废字纸篓在您得到回到办公室之前!
运载文件文件夹由具体行动标记。例如, "法案" 是为纸, 要求行动当您回来。注意在右上角您想要采取的具体行动。"电话" 文件使它容易使用15 分钟在飞行之前打一两次快的电话。"谈论(您的助理) 包含她能处理的纸。终于, 是肯定包括一被标记"文件" -- 以您的文件索引的拷贝。因为您得到您想要归档的纸, 检查文件索引主题词, 写它在右上角。当您回来, 归档容易。(考虑聘用您10 年老!)
如此, 您想要得到组织? "做的地方您开始?" 一个好地方在多数办公室是一"文件干净的天" 以所有您的职员的成员。得到大量垃圾袋, 穿舒适的衣裳, 和点薄饼。人们经常要求我, "多长时间将需要得到组织?" 它不事关-- 正义开始某处! 您长期等待, 更多它将需要的时间, 并且更加困难的它将是。并且记住, 人类行为不是象计算机程序-- 它无法被安装。它必须被哺育。学会新行为模式作为时光, 但奖励将值得您的努力!
6A"4a© 巴巴拉・Hemphill 是Kiplinger 的作者驯服爱的纸老虎在工作和在家驯服纸老虎和共同执笔者它或丢失它: 生存无凌乱永远。Hemphill 生产力学院的使命是帮助个体和组织创造和承受一个有生产力的环境因此他们能完成他们的工作和享有他们的生活。我们做这由组织空间、信息, 和时间。我们可能被到达在800-427-0237 或在 www.ProductiveEnvironment.com
文章来源: Messaggiamo.Com
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