Voor de Ontwerpers van de Vergadering: Het organiseren van Uw Bureau voor Minder Spanning en Meer Winst
Als u ontdekte hing uw het spreken carrière af van hoe georganiseerd uw bureau was, kon zich uw reactie van volledige composure aan zuivere verschrikking uitstrekken. Zelfs uiten de meest succesvole professionele sprekers soms, "Één of andere dag ik werkelijk georganiseerd ga worden," maar zuiverende dossiers, organiseert computerdossiers, aanpakkend stapels van ongelezen dagboeken, of lerend een nieuw softwareprogramma (zelfs dat u zal helpen georganiseerd worden!), gewoonlijk wordt geduwd aan de bodem van uw lijst van prioriteiten terwijl u de crisis van vandaag behandelt.
Maar kunt u zich overstuffed dossiers, niet geïdentificeerde computerdossiers, floppy disks zonder etiket, diverse folders, nevelige ontvangstbewijzen, en een over het algemeen volgestopt bureau te negeren veroorloven? In jaren voorbij, was het mogelijk om "georganiseerd het worden uit te stellen of te negeren," maar vandaag is het niet, om drie belangrijke redenen:
1. De hoeveelheid informatie u zich moet organiseren is groter dan ooit voordien. Hoewel de computers ons eens het paperless bureau beloofden, organiseren de meesten van ons meer document dan ooit voordien. Met computerdossiers, fax, e-mail, stempost, en de online diensten, is de organisatie essentieel. 2. De vraag van vergaderingsontwerpers voor een snel keerpunt op informatie stijgt. De vergaderingen worden gepland met minder en minder productietijd. Dientengevolge, snel hebben de samenkomende ontwerpers informatie nodig. Als zij ons een fax in 15 seconden kunnen verzenden, kunnen wij een week wachten niet om te antwoorden en, hen te verwachten om ons in te huren.
3. Het aantal mensen die ondernemingen bemannen vermindert. Dat betekent wij moeten doen tot wat wij de banen van vergaderingsontwerpers kunnen maken gemakkelijker. De managers en het personeel op alle niveaus moeten meer in minder tijd produceren, en het is aan ons voordeel om hen te helpen die uitdaging verwezenlijken.
Zo wat een "georganiseerd bureau?" is Verwar geen organisatie met neatness. Herinner dat oude gezegde een "Plaats voor alles en alles in zijn plaats?" In mijn ervaring, is het half recht. Een plaats voor alles is zeer belangrijk, maar alles in zijn plaats kan niet zijn. De spanning komt, niet uit de rommel, maar wanneer you'd houdt van de rommel schoon te maken, maar niet het weet waar te om het te zetten zodat kunt u het opnieuw vinden! Om het te zetten geeft een andere manier, organisatie u de "capaciteit terug te krijgen." De werkelijkheid van de het spreken zaken vandaag is ons dat wij vaak op een crisiswijze -- geannuleerde vluchten vinden, de vergaderingen die bij de laatste minuut, enz. de Goede organisatie het mogelijk worden gepland maakt om van deze inevitabilities op de minste zware manier terug te krijgen.
Mijn definitie van "georganiseerd" is zeer eenvoudig: "Werkt het?" en "houd ik van het?" Als wat u doet andere mensen beïnvloedt, zou u een derde vraag moeten stellen, "werkt het voor anderen?" Als het antwoord op om het even welk van deze vragen "Nr is," hier zijn vijf suggesties om u te helpen begonnen worden op de weg aan organisatie:
1. Herinner dat de rommel uitgestelde besluiten is. De reden dat de bureaus en de archiefkasten die met document zijn overstroomd worden -- en onze computers met dossiers -- is dat er besluiten zijn die wij niet hebben genomen. In feite, zijn er slechts drie besluiten u over om het even welk document kunt maken: worp (of, hopelijk, kringloop), dossier of handeling. In mijn ervaring, in de post van de typische dag, kunt u 40% en dossier 40% werpen, dat slechts 20% verlaat om uw bureau vol te stoppen.
2. Gebruik vaak uw papiermand en moedig anderen aan om het zelfde te doen. Toen I eerst als adviseur begon, gebruikte ik om nightmares te hebben die iemand zou zou roepen en zeggen, "toen u hier wij wierp uit... was en (vreselijk iets)." gebeurde In 18 jaar, heb ik nooit een dergelijke vraag ontvangen! Het onderzoek toont wij slechts 20% van wat houden wij, maar gebruiken hoe u wat u werkelijk beslist nodig hebt? Voor elk stuk van informatie (document of elektronisch) stel deze vragen:
? Vereist dit actie?
? Elders bestaat het?
? Het zou moeilijk zijn opnieuw te worden?
? Zijn er om het even welke belasting of wettelijke implicaties?
? Is het recent genoeg nuttig te zijn? Als alle antwoorden "Nr zijn," maar u bent nog niet zeker, stelt één laatste vraag: "Wat het slechtste ding is dat kon gebeuren als ik dit niet?" had Als u met de resultaten kunt leven -- werp het.
3. Voer een goed systeem om spoor van namen, adressen, en telefoonnummers uit te houden. Veel van de stukken van document die omhoog uw leven volstoppen worden geacht wegens een naam, een adres of een telefoonaantal waardevol. Kies een systeem om deze informatie te volgen, en gebruik constant het. Voor de meeste sprekers vandaag, is een computerprogramma, zoals Telemagic van HANDELING, om uw cliëntgegevensbestand te leiden essentieel tenzij uw cliëntbasis beperkt is, en u doet weinig marketing.
Gebruikend de nota'ssectie van het programma om informatie te volgen kunt u gebruiken om verhoudingen te bouwen, en om belangrijke besluitdata teweeg te brengen, kan het verschil zijn tussen het boeken en het boeken niet. Een Rolodex kan een zeer waardevol het organiseren zich hulpmiddel zijn. Gebruik het om spoor van de diensten zoals computerreparatie, grafiek, enz., evenals snelle toegang tot vaak gecontacteerde cliënten en collega's te houden.
Bovendien kunt u het als mini-indient systeem gebruiken. Een lekkernij van informatie te klein voor een traditioneel dossier -- bijvoorbeeld, een nota van een e-mailbulletin over welke kleur de druk de beste verkoop brengt. Wanneer u iets in uw Rolodex wilt indienen, vraag me, als ik deze informatie opnieuw wilde, welk woord ik eerst zou denken van?"
4. Creëer een document het indienen systeem dat de werken gemakkelijk en constant! Als uw het indienen systeem niet werkt, negeer over het en begin! Het is onnodig indrukkend en tijdrovend om tijd door te brengen organiseert informatie u niet gebruikt. Het is veel gemakkelijker om over dan te beginnen het te proberen en te bevestigen. Haal uw toegankelijkste dossierruimte leeg, en zet die dossiers in minder toegankelijke ruimte als u niet comfortabel werpend hen bent. Begin met uw nieuw systeem, en aangezien u informatie van de oude dossiers nodig hebt, neem het in het nieuwe systeem op.
Dien informatie volgens in hoe u het zult gebruiken, niet waar u het kreeg. Bijvoorbeeld, dien seminariefolders in u bij een Nsa- overeenkomst onder het onderwerp van het seminarie ontving. Bepalen waar te om een stuk van document in te dienen, vraag me: Als ik dit opnieuw nodig heb, welk woord ik van zal denken? Het antwoord op die vraag is de dossiertitel. Schik alfabetisch de dossiers. De sleutel tot het voortdurende succes van uw het indienen systeem is een Index van het Dossier -- een lijst van uw dossiertitels. Gebruik uw Index van het Dossier bepalen waar te om een stuk van document in te dienen enkel aangezien u een rekeningstelsel zou gebruiken om welke rekening te bepalen om een uitgave te laden. Houd een exemplaar dichtbij de archiefkasten en zie dat de medewerkers een exemplaar hebben.
Het is gemakkelijker om de plaats te bepalen van waar een document zou kunnen worden gevestigd door de Index van het Dossier dan snel af te tasten door door laden van dossiers te beduimelen -- en misschien missend zeer één had u nodig. De Index van het Dossier niet alleen helpt u van een bepaald document de plaats bepalen, maar zal vermijden creërend een dossier voor "Auto" wanneer u reeds "Auto." hebt Herinner me om het te houden een actief document. Handwrite verandert aangezien u toevoegt of dossiers schrapt, en print out nieuwe exemplaren noodzakelijk.
5. Leid uw document op de weg evenals doet u in het bureau. Elk stuk van document u op de weg verzamelt kan in drie categorieën worden verdeeld: worp, dossier of handeling. Speel een spel met zich om te zien hoeveel u in de papiermand kunt krijgen alvorens u naar het bureau teruggaat!
Draag dossieromslagen die door specifieke actie worden geëtiketteerd. Bijvoorbeeld, het "Akte" is voor documenten, die actie vereisen wanneer u terugkeert. De nota in de hogere rechtse hoek de specifieke actie u wil nemen. Een dossier van de "Vraag" maakt het makkelijk te gebruiken 15 minuten vóór een vlucht om één of twee snelle vraag te maken. "Bespreek - (uw medewerker) bevat documenten zij kan behandelen. Tot slot ben zeker om één te omvatten geëtiketteerd "Dossier" -- met een exemplaar van uw Index van het Dossier. Aangezien u documenten langs de manier krijgt die u wilt indienen, de Index van het Dossier het sleutelwoord controleren, het in de hogere rechtse hoek schrijven. Wanneer u terugkeert, zal indienen gemakkelijk zijn. (Denk na hurend uw van 10 jaar - oud!)
Zo, wilt u georganiseerd worden? "Waar u?" begint Een goede plaats in de meeste bureaus is een "Dag van het Dossier schoon-uit" met alle personeelsleden uw. Krijg overvloed van afvalzakken, slijtage comfortabele kleren, en ordepizza. De mensen vragen me vaak, "hoe lang het om georganiseerd zal duren te worden?" Het is niet ergens van belang -- enkel begin! Langer wacht u, de meer tijd het zal nemen, en moeilijker zal het zijn. En herinner me, is het menselijke gedrag niet als een computerprogramma -- het kan worden geïnstalleerd niet. Het moet worden gevoed. Nieuw leren een gedragspatroon vergt tijd, maar de beloningen zullen uw inspanning waard zijn!
Ã"â© Barbara Hemphill is de auteur die van Kiplinger de Tijger van het Document op het Werk en de Tijger van het Document bedwingt thuis en mede-auteur van Liefde bedwingt het of verliest het: Rommel-Vrij leven voor altijd. De opdracht van het Instituut van de Productiviteit Hemphill moet individuen en organisaties helpen een productief milieu tot stand brengen en ondersteunen zodat kunnen zij hun werk verwezenlijken en van hun leven genieten. Wij doen dit door ruimte, informatie, en tijd te organiseren. Wij kunnen bij 800-427-0237 of bij www.ProductiveEnvironment.com worden bereikt
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Run Your Car On Water» Recession Relief
» Advanced Automated Forex Trading
» Profit Lance
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
