Para Los Planificadores De Reunión: Organizando su oficina para menos tensión y más beneficio
Si usted descubrió su carrera de discurso dependió de cómo estuvo organizado su oficina era, su reacción podría extenderse de calma completa al terror escarpado. Incluso los altavoces profesionales más acertados pronuncian a veces, un "cierto día que realmente voy a conseguir organizado," pero purgando los archivos, ficheros electrónicos de organización, abordando pilas de los diarios del unread, o aprendiendo un nuevo programa del software (incluso uno que le ayudará a conseguir organizado!), consigue generalmente empujado al fondo de su lista de prioridades mientras que usted maneja crisis de hoy.
¿Pero puede usted permitirse no hacer caso de archivos overstuffed, de ficheros electrónicos no identificados, de diskettes sin etiqueta, de los folletos misceláneos, de los recibos nebulosos, y de una oficina generalmente estorbada? En años más allá de, era posible posponer o aún no hacer caso de "conseguir organizado," pero no está hoy, por tres razones importantes:
1. La cantidad de información que usted tiene que organizar es mayor que siempre antes. Aunque las computadoras una vez nos prometieron la oficina sin papel, la mayoría de nosotros están organizando más papel que siempre antes. Con los ficheros electrónicos, los faxes, E-mail, el correo de voz, y en la línea servicios, la organización es esencial. 2. La demanda de los planificadores de reunión para una vuelta rápida en la información está aumentando. Las reuniones se planean con menos y menos plazo de obtención. Consecuentemente, los planificadores de reunión necesitan la información rápidamente. Si pueden enviarnos un fax en 15 segundos, no podemos esperar una semana para contestar, y esperamos que nos empleen.
3. El número de la gente que provee de personal negocios está disminuyendo. Eso significa que tenemos que hacer lo que nosotros lata para hacer los planificadores de reunión trabajos más fáciles. Requieren a los encargados y al personal en todos los niveles producir más en menos tiempo, y está a nuestra ventaja para ayudarles a lograr ese desafío.
Tan cuál es una "oficina organizada?" No confunda la organización con neatness. Recuerde ese viejo adagio "un lugar para todo y todo en su lugar?" En mi experiencia, a medias correcto. Un lugar para todo es muy importante, pero todo en su lugar puede no ser. ¡La tensión viene, no del alboroto, pero cuando usted quisiera limpiar encima del alboroto, pero no sabe dónde ponerlo así que usted puede encontrarlo otra vez! Para ponerlo otra manera, organización le da la "capacidad de recuperarse." La realidad del negocio de discurso es hoy que nos encontramos a menudo en un modo de la crisis -- vuelos cancelados, reuniones programar a última hora, etc. La buena organización permite recuperarse de estos inevitabilities de la menos manera agotadora.
Mi definición de "organizado" es muy simple: "trabaja?" y " tengo gusto de ella?" Si qué usted lo hace afecta a la gente, usted debe hacer una tercera pregunta, "trabaja para otras?" Si la respuesta a cualesquiera de estas preguntas es "no," aquí están cinco sugerencias para ayudarle a conseguir comenzado en el camino a la organización:
1. Recuerde que el alboroto es decisiones pospuestas. La razón que los escritorios y los gabinetes de limadura inundated con el papel -- y nuestras las computadoras con los archivos -- es que hay decisiones nosotros no ha hecho. En hecho, hay solamente tres decisiones que usted puede tomar sobre cualquier documento: sacudida (o, esperanzadamente, recicle), archivo o acto. En mi experiencia, en el correo del día típico, usted puede sacudir el 40% y el archivo el 40%, que sale del solamente 20% para estorbar su escritorio.
2. Utilice su wastebasket con frecuencia y anime a otros que hagan igual. Cuando primero comencé como consultor, tenía pesadillas que alguien llamaría y diría, "cuando usted estaba aquí nosotros lanzó fuera de... y (algo terrible) sucedió." ¡En 18 años, nunca he recibido tal llamada! ¿Las demostraciones de la investigación utilizamos el solamente 20% de lo que guardamos, pero de cómo usted decide lo que usted realmente necesita? Cada pedazo de información (papel o electrónico) haga estas preguntas:
¿? ¿Esto requiere la acción?
¿? ¿Existe a otra parte?
¿? ¿Sería difícil conseguir otra vez?
¿? ¿Hay impuesto o implicaciones legales?
¿? ¿Es bastante reciente a ser útil? Si todas las respuestas son "no," solamente usted todavía no sea seguro, hacen una pregunta pasada: "cuál es la cosa peor que podría suceder si no tenía esto?" Si usted puede vivir con los resultados -- sacúdalo.
3. Ponga un buen sistema en ejecucio'n para no perder de vista nombres, direcciones, y números de teléfono. Muchos de los pedazos de papel que estorban encima de su vida se juzgan valiosos debido a un nombre, una dirección o un número de teléfono. Elija un sistema para seguir esta información, y utilícelo constantemente. Para la mayoría de los altavoces hoy, un programa de computadora, tal como Telemagic del ACTO, manejar su base de datos del cliente es esencial a menos que su base del cliente sea limitada, y usted hace poca comercialización.
Usando la sección de las notas del programa para seguir la información usted puede utilizar construir relaciones, y accionar fechas importantes de la decisión, puede ser la diferencia entre la reservación y la reservación. Un Rolodex puede ser una herramienta de organización muy valiosa. Utilícelo para no perder de vista servicios tales como reparación de la computadora, gráficos, etc., tan bien como el acceso rápido a los clientes y a los colegas con frecuencia entrados en contacto con.
Además, usted puede utilizarlo como sistema de la mini-limadura. Un tidbit de la información demasiado pequeño para un archivo tradicional -- por ejemplo, una nota de un boletín de noticias del E-mail sobre lo que trae la impresión del color a mejores ventas. Cuando usted desea archivar algo en su Rolodex, pregúntese, si deseara esta información otra vez, qué palabra yo pensaría en primero?"
4. ¡Cree un sistema de ficheros de papel que trabaje fácilmente y constantemente! ¡Si su sistema de ficheros no está trabajando, no haga caso de él y comience encima! Es innecesariamente que presiona y desperdiciador de tiempo para pasar la información de organización del tiempo que usted no está utilizando. Es mucho más fácil comenzar el excedente que intentarlo y fijar. Limpie hacia fuera su espacio más accesible del archivo, y ponga esos archivos en menos espacio accesible si usted no es cómodo lanzándolos. Comience su nuevo sistema, y como usted necesita la información de los viejos archivos, incorpórelo en el nuevo sistema.
Archive la información según cómo usted la utilizará, no donde usted la consiguió. Por ejemplo, archive los folletos del seminario que usted recibió en una convención del NSA bajo asunto del seminario. Determinarse dónde archivar un pedazo de papel, pregúntese: ¿Si necesito esto otra vez, en qué palabra pensaré? La respuesta a esa pregunta es el título del archivo. Arregle los archivos alfabéticamente. La llave al éxito de continuación de su sistema de ficheros es un índice del archivo -- una lista de sus títulos del archivo. Utilice su índice del archivo para determinarse dónde archivar un pedazo de papel apenas pues usted utilizaría una carta de cuentas para determinarse qué cuenta para cargar un costo. Guarde una copia cerca de los gabinetes de limadura y vea que los compañeros de trabajo tienen una copia.
Es más fácil localizar donde un papel pudo ser situado rápidamente explorando el índice del archivo que manoseando con los dedos a través de cajones de archivos -- y posiblemente faltando muy usted necesitó. Las ayudas del índice del archivo no sólo usted localiza un documento particular, sino lo evitará de crear un archivo para el "coche" cuando usted tiene ya "automóvil." Recuerde guardarlo un documento activo. Handwrite cambia como usted agrega o suprime archivos, e imprime fuera de nuevas copias como necesarias.
5. Maneje su documento sobre el camino tan bien como usted hace en la oficina. Cada pedazo de papel que usted recoge en el camino se puede dividir en tres categorías: sacudida, archivo o acto. ¡Juegue un juego con se para ver cuánto usted puede conseguir en el wastebasket antes de que usted consiga de nuevo a la oficina!
Lleve las carpetas del archivo etiquetadas por la acción específica. Por ejemplo, el "acto" está para los papeles, que requieren la acción cuando usted vuelve. Nota en la esquina derecha superior la acción específica que usted desea tomar. Un archivo de la "llamada" hace fácil utilizar los 15 minutos antes de un vuelo para hacer una o dos llamadas rápidas. "discuta (su ayudante) contiene los papeles que ella puede manejar. Finalmente, sea seguro incluir uno etiquetado "archivo" -- con una copia de su índice del archivo. Pues usted consigue los papeles a lo largo de la manera que usted desea archivar, compruebe el índice del archivo para saber si hay la palabra clave, la escriben en la esquina derecha superior. Cuando usted vuelve, el archivar será fácil. (considere el emplear de su viejo de diez años!)
¿Así pues, usted desea conseguir organizado? "donde haga usted comienza?" Un buen lugar en la mayoría de las oficinas es un "día Limpio-Hacia fuera del archivo" con todos los miembros de su personal. Consiga el un montón de bolsos de la basura, use las ropas cómodas, y la pizza de la orden. La gente a menudo me pregunta, "cuánto tiempo tomará para conseguir organizada?" ¡No importa -- comienzo justo en alguna parte! Cuanto más de largo usted espera, más el tiempo que tomará, y más difícil será. Y recuerde, comportamiento humano no es como un programa de computadora -- no puede ser instalado. Tiene que ser consolidado. ¡El aprender nuevo un rato de las tomas del patrón del comportamiento, pero las recompensas valdrá su esfuerzo!
Ã"â© Barbara Hemphill es el autor de Kiplinger que domestica el tigre de papel en el trabajo y que domestica al tigre de papel en el país y al co-autor del amor él o lo pierde: Estorbar-Libre Vivo Por siempre. La misión del instituto de la productividad de Hemphill es ayudar a individuos y a organizaciones para crear y para sostener un ambiente productivo así que pueden lograr su trabajo y gozar de sus vidas. Hacemos esto organizando el espacio, la información, y el tiempo. Podemos ser alcanzados en 800-427-0237 o en www.ProductiveEnvironment.com
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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