Une étude de cas sur choisir le logiciel de gestion de contrat
La société de services professionnels réduit des coûts et améliore la productivité avec le système logiciel intégré.
« Je pourrais satisfaire le gouvernement, mais je ne pourrais pas fournir à des directeurs l'information qu'ils ont dû réaliser leurs travaux, » dit Shannon Winston, contrôleur pour l'apex ambiant.
L'apex ambiant, comme beaucoup de services professionnels affermit avec un avantage concurrentiel, offres par groupe de services largement divers au gouvernement et aux clients commerciaux. Les données de gestion et de accès sont critiques avec chaque contrat. Récemment ? après des années d'utiliser les systèmes logiciels multiples, les bilans supplémentaires, et de transférer manuellement des données à partir d'un système incompatible à l'autre ? Achat environnemental d'apex et déployé un système logiciel simple (développé par logiciel Wind2 ? www.wind2.com) ce effectue l'opération entière et sert des clients de secteur public et privé avec un paquet intégré. Le nouveau système rationalise la planification, la gestion, et les conditions de reportage pour la compagnie entière. Il aide également le contrat des directeurs pour gagner plus de contrats, pour les contrôler plus efficacement, et pour les rendre plus profitables parce qu'il automatise le processus complet ? adressage de tout de la proposition technique initiale à l'audit de close-out de DCAA avec une plus grandes efficacité et fiabilité.
Complexités d'affaires :
Comme une santé complète, une sûreté, et une société environnementale de services, apex ambiant se spécialise dans le travail de consultation et de remédiation. Les experts en matière du professionnel, techniques, et du champ de l'entreprise sont situés dans 10 bureaux à travers 25 états, et les services incluent la conformité, les évaluations environnementales, la remédiation, les santés et sécurité, la gestion de programme, la gestion de l'énergie, et la technologie de l'information.
Tous les clients, naturellement, ont besoin du cheminement soigneux, du reportage, et de la facturation du travail réel et dirigent des dépenses de projet. Les clients du gouvernement de la compagnie, cependant, exigez également l'adhérence stricte à une foule de conditions comme définie par CAS, LOIN et DCAA. Dans le travail avec leurs contrats gouvernementaux, les membres du personnel d'apex doivent méticuleusement expliquer les dépenses générales permises (qui peuvent varier considérablement du contrat au contrat) ; ils doivent suivre les directives strictes pendant le temps et l'entrée de dépenses ; et ils doivent rapporter les frais directs et aériens de projet sur les formes pré-approuvées de gouvernement.
En plus d'être une consultation environnementale, honoraires simplement de remplissage pour des services professionnels, apex a également une division de la construction $6 millions qui effectue le travail réel de remédiation dans le domaine. À l'appui de cette division, le personnel d'apex doit également manipuler des activités construction-connexes -- produisant des ordres d'achat, des sous-traitants de gestion, et d'engager et de payer des travailleurs de la construction.
Recherche des solutions :
L'apex ambiant a essayé de manipuler ce mélange complexe des données dépistant et des conditions de reportage d'une série de manières au cours des années. Pendant ses années premières dans les affaires, la société a employé un système manuel de tenue d'archives. Rapidement devenant trop grand pour le système manuel, les chefs de compagnie ont acheté un programme de base de comptabilité dans un effort d'automatiser l'opération. Que le programme a contrôlé les aspects financiers des affaires, mais elles n'a offert aucun soutien des conditions de reportage gouvernementales.
Pensant ils avaient trouvé la réponse, apex ont acheté un plan de comptable conçu spécifiquement pour des entrepreneurs de gouvernement. Tandis que ce programme réalisait un meilleur travail d'information de gestion requis pour le reportage de gouvernement, sa gestion des projets et possibilités générales de reportage étaient faibles. Afin d'essayer de compenser le manque de fonctionnalité dans le logiciel de comptabilité, le personnel de bureau avait l'habitude plusieurs des programmes de traitement de bilan et de texte pour produire des rapports et d'autres documents dans les formats qu'ils ont eus besoin. En conséquence, les membres du personnel réintroduisaient constamment des données du plan de comptable dans ces programmes supplémentaires ? une duplication des efforts longue et frustrante.
« Je pourrais satisfaire le gouvernement, mais je ne pourrais pas fournir à des directeurs l'information qu'ils ont dû réaliser leurs travaux, » dit Shannon Winston, contrôleur pour l'apex ambiant.
Quand la société décidée pour remplacer ce système fragmentaire par un système logiciel plus puissant et plus utile, la condition la plus importante pour le nouveau logiciel était flexibilité.
« Nous n'avons pas voulu le logiciel différent pour différents types de travail, » explique Winston. « Le logiciel que nous recherchions a dû avoir la flexibilité de faire tout nous avons eu besoin de lui pour faire sur le travail privé et de gouvernement-secteur. »
Le coût était une autre considération. Les chefs d'apex ont voulu un système qui pourrait répondre à tous les besoins courants, augmentent sa fonctionnalité pour répondre aux futurs besoins, et se vendent toujours pour un prix raisonnable. La compagnie simplement n'a pas voulu dépenser $100.000 pour un système logiciel, même un qui pourraient manipuler leurs besoins.
Conditions de contrat de réunion et buts d'affaires :
Après des comparaisons étendues de recherche et de produit, les décideurs environnementaux d'apex ont choisi un système économique du logiciel Wind2 qui intègre entièrement des fonctions de comptabilité générale avec le projet facturant et rapportant, de la commande de budget, de l'analyse de bénéfice, de la gestion des employés, du développement d'offre chiffrée, du cheminement de comptes à recevoir, et de la gestion de contrat gouvernemental. Le système est assez flexible pour manipuler le mélange de la compagnie des clients et des activités aujourd'hui, et son évolutivité le rend capable de faire plus pendant que la compagnie se développe.
« Nous avons eu besoin d'une application qui nous laisserait nous concentrer sur être des affaires futées d'abord, alors que la manipulation toujours de notre détail de contrat gouvernemental a besoin complètement, » dit Winston. « Wind2 nous permet de manipuler efficacement toutes les conditions de nos projets fédéraux, d'état et de gouvernement local, sans bonnes, pleines et simples de gestion procédures de sacrifice. Que la flexibilité est vraiment ce qui rend ce programme si bien adapté à une compagnie comme nôtres qui a ainsi beaucoup de différentes activités et un mélange de gouvernement et de secteur privé travaillez. »
Comme tous les entrepreneurs de gouvernement, la nécessité environnementale d'apex sont conformes à toutes les conditions de comptabilité de gouvernement (par exemple, LOINTAIN, CAS, offres chiffrées encourues, conseils de DCAA) et se préparent aux audits de gouvernement. Selon Winston, la compagnie est des centaines d'économie d'heures-homme tous les mois en éliminant l'utilisation des bilans et du logiciel de comptabilité simple de répondre aux exigences rigoureuses d'audit et de reportage de leurs contrats gouvernementaux. Ces ressources sont maintenant libérées pour soutenir le travail continu et pour débarquer de nouveaux contrats.
Le nouveau logiciel de l'apex est entièrement équipé pour rencontrer les 17 types de contrat et de facturation définis par DCAA, y compris le prix rigide, le coût majoré, et le temps et les matériaux. Il adresse de « autres contrats d'autorité de transaction » (OTA) et manipule des pratiques en matière de timekeeping, direct et les coûts indirects, les frais généraux et les taux de G&A, coûts inadmissibles, pré-attribuent des coûts, des offres chiffrées encourues et la facturation correctement.
Dans les deux mois d'installer le nouveau logiciel, l'apex pouvait ramener son personnel de comptes à payer par l'usure de six personnes à cinq. Les membres du personnel ne doivent plus calculer manuellement des taux de dépenses ou saisir des données dans deux systèmes pour établir des rapports. Et ils ont accès immédiat aux données financières et de projet qui ont été indisponibles à elles dans le passé.
Winston l'explique de cette façon : « Quand un fournisseur appelle s'enquérir d'un paiement, les membres du personnel peuvent maintenant questionner la base de données pour trouver la réponse. Au lieu de la recherche par de vieux rapports et dossiers d'imprimé, nous trouvons simplement le disque de fournisseur et forons vers le bas dans la base de données pour voir tous les factures et paiements relatifs. »
Selon Winston, l'apex ambiant a maintenant le système qu'il doit manipuler son spectre complexe de travail de gouvernement et de secteur privé. Et les chefs de compagnie savent que pendant que leurs affaires continuent à se développer et évoluer, la flexibilité inhérente et l'évolutivité du système Wind2 les laisseront augmenter sa fonctionnalité dans n'importe quelle direction qu'elles ont choisi de disparaître.
L'étude de cas a fourni par Wind2 Software, Inc. en même temps que le directeur de contrat virtuel, LLC (www.virtualcontractmanager.com). Wind2 a plus de 3.000 compagnies de client en Amérique du Nord, Wind2 fournit des solutions de logiciel pour la gestion de contrat gouvernemental, le timekeeping, le calcul des coûts de contrat, la facturation, la gestion des projets, la comptabilité financière, la gestion de rapport de client, et l'automation de vente. Contact : Nicholas T. Bettis, téléphone : 800-779-4632. Fax : 970-493-4578. Email : nbettis@wind2.com. www.wind2.com
Le directeur de contrat virtuel, LLC est un magasin sur un seul point de vente de la « information » pour et au sujet des directeurs de contrat. Nous fournissons une suite des outils LIBRES de repère pour des solutions de logiciel de gestion de contrat, des mandataires, des conseillers, des services d'engagement de logiciel et un sort entier de plus ! Aidons-vous à trouver une solution de logiciel de gestion de contrat en vous sauvant des semaines, sinon des mois, de recherche de marché préliminaire. Contactez Lisa DeMaio à 508-668-2811 ou à lisa@virtualcontractmanger.com ou rendez- visitenous chez http://www.virtualcontractmanager.com
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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