Μια περιπτωσιολογική μελέτη για την επιλογή του διοικητικού λογισμικού συμβάσεων
Η επαγγελματική εταιρία υπηρεσιών κόβει τις δαπάνες και βελτιώνει την παραγωγικότητα με το ενσωματωμένο σύστημα λογισμικού.
"θα μπορούσα να ικανοποιήσω την κυβέρνηση, αλλά δεν θα μπορούσα να δώσω στους διευθυντές τις πληροφορίες που έπρεπε να κάνουν τις εργασίες τους," λέει Shannon Winston, ελεγκτής για την κορυφή περιβαλλοντική.
Η κορυφή περιβαλλοντική, όπως πολλές επαγγελματικές εταιρίες υπηρεσιών με μια ανταγωνιστικότητα, προσφέρει μια ευρέως διαφορετική ομάδα υπηρεσιών και στην κυβέρνηση και στους εμπορικούς πελάτες. Η διαχείριση και η πρόσβαση των στοιχείων είναι κρίσιμες με κάθε σύμβαση. Πρόσφατα; μετά από τα έτη χρησιμοποίησης των πολλαπλάσιων συστημάτων λογισμικού, συμπληρωματικοί υπολογισμοί με λογιστικό φύλλο (spreadsheet), και με το χέρι μεταφοράς των στοιχείων από ένα ασυμβίβαστο σύστημα σε άλλο; Περιβαλλοντική και επεκτειμένη ένα ενιαίο σύστημα λογισμικού (που αναπτύσσεται αγορασμένη κορυφών από Wind2 Software; www.wind2.com) αυτός χειρίζεται την ολόκληρη λειτουργία και εξυπηρετεί και τους πελάτες δημόσιου και ιδιωτικού τομέα με μια ενσωματωμένη συσκευασία. Το νέο σύστημα βελτιώνει τον προγραμματισμό, τη διαχείριση, και τα απαίτηση για την υποβολή εκθέσεων για την ολόκληρη επιχείρηση. Βοηθά επίσης τους διευθυντές συμβάσεων να κερδίσουν περισσότερες συμβάσεις, να τις διαχειριστούν αποτελεσματικότερα, και να τις καταστήσουν πιό κερδοφόρες επειδή αυτοματοποιεί την ολόκληρη διαδικασία; απευθύνοντας όλα από την αρχική τεχνική πρόταση στο DCAA ελέγξτε στενός-έξω με τη μεγαλύτερες αποδοτικότητα και την αξιοπιστία.
Επιχειρησιακές περιπλοκές:
Σαν περιεκτική υγεία, ασφάλεια, και περιβαλλοντική εταιρία υπηρεσιών, η κορυφή περιβαλλοντική ειδικεύεται στην εργασία διαβούλευσης και επανόρθωσης. Επαγγελματικοί, οι τεχνικοί, και εμπειρογνώμονες τομέων της εταιρίας βρίσκονται σε 10 γραφεία σε 25 κράτη, και οι υπηρεσίες περιλαμβάνουν τη συμμόρφωση, τις περιβαλλοντικές εκτιμήσεις, την επανόρθωση, την υγεία και την ασφάλεια, τη διαχείριση προγράμματος, τη διαχείριση της ενέργειας, και την τεχνολογία πληροφοριών.
Όλοι οι πελάτες, φυσικά, απαιτούν την προσεκτική καταδίωξη, την υποβολή έκθεσης, και την τιμολόγηση της τρέχουσας εργασίας και των άμεσων δαπανών προγράμματος. Οι κυβερνητικοί πελάτες της επιχείρησης, εντούτοις, επίσης απαιτούν την ακριβή εμμονή σε έναν πλήθο των απαιτήσεων όπως καθορίζεται από το CAS, ΜΑΚΡΙΑ και DCAA. Στην εργασία με τις κυβερνητικές συμβάσεις τους, τα μέλη προσωπικού κορυφών πρέπει σχολαστικά να αποτελέσουν την επιτρεπόμενη υπερυψωμένη δαπάνη (που μπορεί να ποικίλει αρκετά από τη σύμβαση στη σύμβαση) πρέπει να ακολουθήσουν τις ακριβείς οδηγίες για την είσοδο χρόνου και δαπάνης και πρέπει να εκθέσουν τις άμεσες και υπερυψωμένες δαπάνες προγράμματος στις προ-εγκεκριμένες κυβερνητικές μορφές.
Εκτός από την ύπαρξη μια περιβαλλοντική γνωμοδότηση, αμοιβές απλά χρέωσης για τις επαγγελματικές υπηρεσίες, η κορυφή έχει επίσης ένα τμήμα κατασκευής $6 εκατομμυρίων που εκτελεί την πραγματική εργασία επανόρθωσης στον τομέα. Υπέρ αυτού του τμήματος, το προσωπικό κορυφών πρέπει επίσης να χειριστεί τις κατασκευή-σχετικές με την δραστηριότητες -- που παράγουν τις εντολές αγοράς, που διαχειρίζονται τους υπεργολάβους, και που προσλαμβάνουν και που πληρώνουν τους εργαζομένους κατασκευής.
Έρευνα για τις λύσεις:
Η κορυφή περιβαλλοντική έχει προσπαθήσει να χειριστεί αυτό το σύνθετο μίγμα της καταδίωξης στοιχείων και των απαίτηση για την υποβολή εκθέσεων με ποικίλους τρόπους κατά τη διάρκεια των ετών. Κατά τη διάρκεια των πρώτων-πρώτων ετών της στην επιχείρηση, η εταιρία χρησιμοποίησε ένα χειρωνακτικό σύστημα αρχειοθέτησης. Γρήγορα ξεπερνώντας το χειρωνακτικό σύστημα, οι ηγέτες επιχείρησης αγόρασαν ένα βασικό πρόγραμμα λογιστικής σε μια προσπάθεια να αυτοματοποιηθεί η λειτουργία. Εκείνο το πρόγραμμα διαχειρίστηκε τις χρηματοοικονομικές πλευρές της επιχείρησης, αλλά δεν πρόσφερε καμία υποστήριξη για τα κυβερνητικά απαίτηση για την υποβολή εκθέσεων.
Σκεπτόμενοι είχαν βρεί την απάντηση, η κορυφή αγόρασε ένα σύστημα λογιστικής που σχεδιάστηκε συγκεκριμένα για τους κυβερνητικούς αναδόχους. Ενώ αυτό το πρόγραμμα έκανε μια καλύτερη εργασία της διαχείρισης των πληροφοριών που απαιτήθηκε για την κυβερνητική υποβολή έκθεσης, η διαχείριση του προγράμματος και οι γενικές ικανότητες υποβολής εκθέσεών της ήταν αδύνατες. Σε μία προσπάθεια να αποζημιωθεί η έλλειψη λειτουργίας στο λογισμικό λογιστικής, το προσωπικό γραφείων χρησιμοποίησε διάφορα προγράμματα επεξεργασίας υπολογισμών με λογιστικό φύλλο (spreadsheet) και κειμένου για να παραγάγει τις εκθέσεις και άλλα έγγραφα με τα σχήματα που χρειάστηκαν. Κατά συνέπεια, τα μέλη προσωπικού κατέγραφαν εκ νέου συνεχώς τα στοιχεία από το σύστημα λογιστικής σε αυτά τα συμπληρωματικά προγράμματα; μια χρονοβόρα και ματαιώνοντας επανάληψη προσπαθειών.
"θα μπορούσα να ικανοποιήσω την κυβέρνηση, αλλά δεν θα μπορούσα να δώσω στους διευθυντές τις πληροφορίες που έπρεπε να κάνουν τις εργασίες τους," λέει Shannon Winston, ελεγκτής για την κορυφή περιβαλλοντική.
Όταν η εταιρία αποφάσισε να αντικαταστήσει αυτό το αποσπασματικό σύστημα με ένα ισχυρότερο και χρήσιμο σύστημα λογισμικού, η σημαντικότερη απαίτηση για το νέο λογισμικό ήταν ευελιξία.
"Δεν θελήσαμε το διαφορετικό λογισμικό για τους διαφορετικούς τύπους εργασιών," εξηγεί Winston. "Το λογισμικό ψάχναμε έπρεπε να έχει την ευελιξία να κάνει όλα που τα χρειαστήκαμε για να κάνουμε και στην ιδιωτική και εργασία κυβέρνηση-τομέα."
Το κόστος ήταν μια άλλη εκτίμηση. Οι ηγέτες κορυφών θέλησαν ένα σύστημα που θα μπορούσε να ικανοποιήσει όλες τις τρέχουσες ανάγκες, να επεκτείνει τη λειτουργία του για να ικανοποιήσει τις μελλοντικές ανάγκες, και να πωλήσει ακόμα για μια λογική τιμή. Η επιχείρηση απλά δεν θέλησε να ξοδεψει $100.000 για ένα σύστημα λογισμικού, ακόμη και ένα που θα μπορούσε να χειριστεί τις ανάγκες τους.
Απαιτήσεις συμβάσεων συνεδρίασης και επιχειρησιακοί στόχοι:
Μετά από τις εκτενείς συγκρίσεις έρευνας και προϊόντων, οι περιβαλλοντικοί ιθύνοντες κορυφών επέλεξαν ένα επιχειρησιακό σύστημα από το λογισμικό Wind2 που ενσωματώνει πλήρως τις λειτουργίες γενικής λογιστικής με την τιμολόγηση προγράμματος και την υποβολή έκθεσης, τον έλεγχο προϋπολογισμών, την ανάλυση κέρδους, τη διαχείριση υπαλλήλων, την ανάπτυξη προτάσεων δαπανών, την αποδεκτή καταδίωξη απολογισμών, και τη διαχείριση κυβερνητικών συμβάσεων. Το σύστημα είναι αρκετά εύκαμπτο να χειριστεί το μίγμα της επιχείρησης των πελατών και των δραστηριοτήτων σήμερα, και η εξελιξιμότητά της το καθιστά ικανό περισσότερα καθώς η επιχείρηση αυξάνεται.
"Χρειαστήκαμε μια εφαρμογή που εστιάστε στην ύπαρξη μια έξυπνη επιχείρηση πρώτα, ακόμα χειριμένος τις συγκεκριμένες ανάγκες κυβερνητικών συμβάσεών μας εντελώς," λέει Winston. "Wind2 επιτρέπει σε μας για να χειριστεί αποτελεσματικά όλες τις απαιτήσεις των ομοσπονδιακών, προγραμμάτων μας κράτους και τοπικής κυβέρνησης, χωρίς θυσία των ορθών, στερεών και απλών επιχειρησιακών πρακτικών. Εκείνη η ευελιξία είναι πραγματικά τι καθιστά αυτό το πρόγραμμα τόσο καλά ταιριαγμένο σε μια επιχείρηση όπως δικό μας που αναπτύσσει τόσες πολλές διαφορετικές δραστηριότητες και ένα μίγμα της εργασίας κυβέρνησης και ιδιωτικού τομέα."
Όπως όλους τους κυβερνητικούς αναδόχους, η κορυφή περιβαλλοντική πρέπει να συμμορφωθεί με όλες τις απαιτήσεις κυβερνητικής λογιστικής (π.χ., ΜΑΚΡΙΝΟΣ, CAS, υποσμένες προτάσεις δαπανών, καθοδήγηση DCAA) και να προετοιμαστεί για τους κυβερνητικούς λογιστικούς ελέγχους. Σύμφωνα με Winston, η επιχείρηση σώζει τις εκατοντάδες των ανθρωπωρών κάθε μήνα με την εξάλειψη της χρήσης των υπολογισμών με λογιστικό φύλλο (spreadsheet) και του απλού λογισμικού λογιστικής για να συναντήσει τον αυστηρούς λογιστικό έλεγχο και τα απαίτηση για την υποβολή εκθέσεων των κυβερνητικών συμβάσεών τους. Αυτοί οι πόροι ελευθερώνονται τώρα για να υποστηρίξουν την τρέχουσα εργασία και για να προσγειωθούν τις νέες συμβάσεις.
Το νέο λογισμικό της κορυφής είναι πλήρως εξοπλισμένο για να συναντήσει τα 17 συμβάλλεται και τους τύπους τιμολόγησης που καθορίζονται από DCAA, συμπεριλαμβανομένης της σταθερής τιμής, το κόστος-συν, και το χρόνο και τα υλικά. Εξετάζει τις συμβάσεις και τις λαβές "άλλης αρχής συναλλαγήσ" (OTA) poy οι πρακτικές, οι άμεσες και έμμεσες δαπάνες, υπερυψωμένος και τα ποσοστά G&A, οι unallowable δαπάνες, οι δαπάνες προ-βραβείων, οι υποσμένες προτάσεις δαπανών και η τιμολόγηση κατάλληλα.
Μέσα σε δύο μήνες από την εγκατάσταση του νέου λογισμικού, η κορυφή ήταν σε θέση να μειώσει το πληρωτέο προσωπικό απολογισμών της μέσω της τριβής από έξι ανθρώπους σε πέντε. Τα μέλη προσωπικού δεν πρέπει πλέον να υπολογίσουν με το χέρι τα ποσοστά δαπάνης ή να εισαγάγουν τα στοιχεία σε δύο συστήματα για να προετοιμάσουν τις εκθέσεις. Και έχουν άμεση πρόσβαση στο οικονομικό και στοιχείο προγράμματος που είναι μη διαθέσιμο σε τους στο παρελθόν.
Το Winston τον εξηγεί αυτός ο τρόπος: "Όταν ένας προμηθευτής καλεί την ερώτηση για μια πληρωμή, τα μέλη προσωπικού μπορούν τώρα να ρωτήσουν τη βάση δεδομένων για να βρούν την απάντηση. Αντί της έρευνας μέσω των παλαιών εκθέσεων και των αρχείων αντιγράφων σε χαρτί, βρίσκουμε απλά το αρχείο προμηθευτών και τρυπάμε με τρυπάνι κάτω στη βάση δεδομένων για να δούμε όλες τα σχετικές τιμολόγια και τις πληρωμές."
Σύμφωνα με Winston, η κορυφή περιβαλλοντική τώρα έχει το σύστημα που πρέπει να χειριστεί το σύνθετο φάσμα του εργασίας κυβέρνησης και ιδιωτικού τομέα. Και οι ηγέτες επιχείρησης ξέρουν ότι ως επιχείρησή τους συνεχίζει να αυξάνεται και να εξελίσσεται, η έμφυτες ευελιξία και η εξελιξιμότητα του συστήματος Wind2 θα τους αφήσουν να επεκτείνουν τη λειτουργία της σε οποιαδήποτε κατεύθυνση που επέλεξαν να πάνε.
Περιπτωσιολογική μελέτη που παρέχεται από Wind2 Software, Α.Ε. από κοινού με τον εικονικό διευθυντή συμβάσεων, LLC (www.virtualcontractmanager.com). Το Wind2 έχει περισσότερες από 3.000 επιχειρήσεις πελατών στη Βόρεια Αμερική, Wind2 παραδίδει τις λύσεις λογισμικού για τη διαχείριση κυβερνητικών συμβάσεων, την κοστολόγηση συμβάσεων, την τιμολόγηση, τη διαχείριση του προγράμματος, την οικονομική λογιστική, τη διαχείριση σχέσης πελατών, και την αυτοματοποίηση μάρκετινγκ. Επαφή: Θ*Νηθχολας T. Bettis, τηλ.: 800-779-4632. fax: 970-493-4578. ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: nbettis@wind2.com. www.wind2.com
Ο εικονικός διευθυντής συμβάσεων, LLC είναι ένα μιας στάσης κατάστημα "πληροφοριών" για και για τους διευθυντές συμβάσεων. Παρέχουμε μια ακολουθία των ΕΛΕΥΘΕΡΩΝ εργαλείων εντοπιστών για τις λύσεις διοικητικού λογισμικού συμβάσεων, τους πληρεξούσιους, τους συμβούλους, τις υπηρεσίες μεταβιβάσεων λογισμικού και ολόκληρο ένα μέρος περισσότερο! Σας βοηθήστε να βρείτε μια λύση διοικητικού λογισμικού συμβάσεων με τη διάσωση σας των εβδομάδων, εάν όχι μήνες, της προκαταρκτικής έρευνας αγοράς. Ελάτε σε επαφή με Lisa DeMaio σε 508-668-2811 ή lisa@virtualcontractmanger.com ή μας επισκεφτείτε σε http://www.virtualcontractmanager.com
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
