Een gevallenanalyse bij het selecteren van de software van het contractbeheer
De professionele de dienstenfirma snijdt kosten en verbetert productiviteit met geïntegreerd softwaresysteem.
"ik kon de overheid tevredenstellen, maar ik kon niet managers de informatie geven die zij hebben moeten om hun werk doen," zegt Shannon Winston, Controlemechanisme voor Top Milieu.
De top Milieu, als vele professionele de dienstenfirma's met een maximaal concurrentievermogen, biedt een wijd diverse groep de diensten aan zowel overheid als commerciële cliënten aan. Beheren van en de toegang tot van gegevens zijn kritiek met elk contract. Onlangs? na jaren van het gebruiken van veelvoudige softwaresystemen, supplementaire spreadsheets, en manueel het overbrengen van gegevens van één onverenigbaar systeem naar een andere? Milieu gekocht van de top en opgesteld één enkel softwaresysteem (dat door Wind2 Software wordt ontwikkeld? www.wind2.com) dat behandelt de volledige verrichting en dient zowel openbare als particuliere sector cliënten met een geïntegreerd pakket. Het nieuwe systeem stroomlijnt planning, beheer, en het melden van eisen ten aanzien van het volledige bedrijf. Het helpt ook contractmanagers meer contracten winnen, hen leiden efficiënter, en hen voordeliger maken omdat het het volledige proces automatiseert? richtend alles van het aanvankelijke technische voorstel aan DCAA controleer dicht-uit met grotere efficiency en betrouwbaarheid.
Bedrijfs Ingewikkeldheid:
Als uitvoerige gezondheid, veiligheid, en milieu de dienstenfirma, specialiseert de Top zich Milieu in het raadplegen en sanerings het werk. Professionele, worden de technische, en het gebiedsdeskundigen van de firma gevestigd in 10 bureaus over 25 staten, en de diensten omvatten naleving, milieubeoordelingen, sanering, gezondheid en veiligheid, programmabeheer, energiebeheer, en informatietechnologie.
Alle cliënten, natuurlijk, vereisen het zorgvuldige volgen, rapportering, en het factureren van daadwerkelijke arbeid en directe projectuitgaven. De de overheidscliënten van het bedrijf, echter, eisen ook strikte aanhankelijkheid aan een gastheer van vereisten zoals die door CAS, VER en DCAA wordt bepaald. Bij het werken met hun overheidscontracten, moeten de het personeelsleden van de Top meticulously van toelaatbare algemene uitgave (die aanzienlijk van contract aan contract) rekenschap geven kan variëren; zij moeten strikte richtlijnen voor tijd en uitgaveningang volgen; en zij moeten project directe en luchtlasten over pre-goedgekeurde overheidsvormen melden.
Naast het zijn een milieuadvies, eenvoudig het laden prijzen voor de professionele diensten, heeft de Top ook een $6 miljoen bouwafdeling die het daadwerkelijke saneringswerk op het gebied uitvoert. Tot steun van deze afdeling, moet het personeel van de Top ook op bouw betrekking hebbende activiteiten behandelen die -- kooporders produceren, onderaannemers leiden, en en bouwarbeiders inhuren betalen.
Het zoeken naar Oplossingen:
De top heeft Milieu geprobeerd om deze complexe mengeling van gegevens te behandelen die en vereisten in een verscheidenheid van manieren in de loop van de jaren volgen melden. Tijdens zijn eerst weinig jaren in zaken, gebruikte de firma een handregistratiesysteem. Snel ontgroeiend het handsysteem, de bedrijfleiders een basisboekhoudingsprogramma in een inspanning kochten om de verrichting te automatiseren. Dat programma beheerde de financiële aspecten van de zaken, maar het bood geen steun voor de regerings rapporteringsvereisten aan.
Denkend hadden zij het antwoord gevonden, kocht de Top een boekhoudingssysteem dat specifiek voor overheidscontractanten wordt ontworpen. Terwijl dit programma een beter werk van het beheren van informatie nodig voor overheid rapportering deed, waren zijn projectleiding en algemene rapporteringsmogelijkheden zwak. In een poging om het gebrek aan functionaliteit in de boekhoudingssoftware goed te maken, gebruikte het bureaupersoneel verscheidene spreadsheet en tekstverwerkingsprogramma's om rapporten en andere documenten in de formaten te produceren die zij hebben vereist. Dientengevolge, gaven de personeelsleden constant gegevens van het boekhoudingssysteem in deze supplementaire programma's opnieuw in? een tijdrovende en frustrerende verdubbeling van inspanning.
"ik kon de overheid tevredenstellen, maar ik kon niet managers de informatie geven die zij hebben moeten om hun werk doen," zegt Shannon Winston, Controlemechanisme voor Top Milieu.
Toen de firma besliste dit fragmentarische systeem met een krachtiger en nuttig softwaresysteem te vervangen, was de belangrijkste eis ten aanzien van de nieuwe software flexibiliteit.
"Wij wilden geen verschillende software voor verschillende types van het werk," verklaart Winston. De "software wij zochten moest de flexibiliteit hebben om alles te doen wij het om op zowel privé als het overheid-sector werk nodig hadden te doen."
De kosten waren een andere overweging. Leiders van de top wilden een systeem dat aan alle huidige behoeften voldoen, zijn functionaliteit kon uitbreiden om aan toekomstige behoeften, en nog verkopen aan een redelijke prijs te voldoen. Het bedrijf wilde eenvoudig geen $100.000 voor een softwaresysteem, zelfs besteden die hun behoeften kon behandelen.
De Vereisten van het Contract van de vergadering en Bedrijfsdoelstellingen:
Na uitgebreide onderzoek en productvergelijkingen, kozen de Milieubesluitvormers van de Top een bedrijfssysteem van Software Wind2 die volledig algemene boekhoudingsfuncties met project het factureren en rapportering, begrotingscontrole, winstanalyse, werknemersbeheer, de ontwikkeling van het kostenvoorstel, rekeningen het aanvaardbare volgen, en het beheer van het overheidscontract integreert. Het systeem is flexibel genoeg om de mengeling van het bedrijf van cliënten en activiteiten te behandelen vandaag, en zijn scalability maakt het geschikt om meer te doen aangezien het bedrijf groeit.
"Wij hadden een toepassing nodig die ons op het zijn zou laten zich eerst concentreren slimme zaken, terwijl het behandeling van nog onze overheidscontract-specifieke behoeften volledig," zeggen Winston. "Wind2 laat ons toe om de elk van vereisten van onze federale, staats en lokale regeringsprojecten efficiënt te behandelen, zonder goede, stevige en eenvoudige bedrijfspraktijken te offeren. Die flexibiliteit is werkelijk wat dit programma zo goed voor een bedrijf als van ons geschikt maakt die zo vele verschillende activiteiten en een mengeling van overheid en particuliere sector het werk."heeft
Als alle overheidscontractanten, moet de Top Milieu aan alle vereisten van de overheidsboekhouding voldoen (b.v., VER, CAS, de Opgelopen voorstellen van Kosten, begeleiding DCAA) en voor overheidscontroles voorbereidingen treffen. Volgens Winston, bewaart het bedrijf honderden man-hours elke maand door het gebruik van spreadsheets en eenvoudige boekhoudingssoftware te elimineren om de stringente controle te ontmoeten en vereisten van hun overheidscontracten te melden. Deze middelen worden nu bevrijd om het aan de gang zijnde werk te steunen en nieuwe contracten te landen.
Is de nieuwe software van de top volledig uitgerust om 17 aangaat en het facturerings types te ontmoeten die door DCAA worden bepaald, met inbegrip van vaste prijs, kosten-plus, en tijd en materialen. Het de contracten en de handvatten die richt van "Andere Instantie van de Transactie" (OTA) praktijken, directe en indirecte kosten, lucht en tarieven G&A, unallowable kosten, pre-toekenningskosten, opgelopen kostenvoorstellen en behoorlijk het factureren timekeeping.
Binnen twee maanden na het installeren van de nieuwe software, kon de Top zijn rekeningen betaalbaar personeel door slijtage van zes mensen tot vijf verminderen. De leden van het personeel moeten niet meer uitgaventarieven manueel berekenen of gegevens ingaan in twee systemen om rapporten voor te bereiden. En zij hebben directe toegang tot financiële en projectgegevens die aan hen in het verleden niet beschikbaar zijn geweest.
Winston verklaart het deze manier: "Wanneer een verkoper het vragen over een betaling roept, kunnen de personeelsleden het gegevensbestand nu vragen om het antwoord te vinden. In plaats van het zoeken door oude hard exemplaarrapporten en dossiers, vinden wij eenvoudig het verkopersverslag en boren neer in het gegevensbestand om alle verwante rekeningen en betalingen te zien."
Volgens Winston, heeft de Top Milieu nu het systeem het zijn complex spectrum van overheid en particuliere sector het werk moet behandelen. En de bedrijfleiders weten dat als hun zaken blijft groeien en evolueren, zullen de inherente flexibiliteit en scalability van het systeem Wind2 hen zijn functionaliteit in om het even welke richting laten uitbreiden die zij hebben verkozen om te gaan.
Gevallenanalyse die door Wind2 Software, Inc. samen met de Virtuele Manager van het Contract, LLC (www.virtualcontractmanager.com) wordt verstrekt. Wind2 heeft meer dan 3.000 cliëntbedrijven in Noord-Amerika, levert Wind2 softwareoplossingen voor het beheer van het overheidscontract, het timekeeping, contractkostprijsberekening, het factureren, projectleiding, financiële boekhouding, het beheer van de klantenverhouding, en marketing automatisering. Contact: Nicholas T. Bettis, Tel.: 800-779-4632. fax: 970-493-4578. e-mail: nbettis@wind2.com. www.wind2.com
De virtuele Manager van het Contract, LLC is een one-stop "informatie" winkel voor en over de Managers van het Contract. Wij verstrekken meer een reeks van VRIJE merktekenhulpmiddelen voor de softwareoplossingen van het contractbeheer, procureurs, adviseurs, de diensten van de softwareborg en een gehele partij! Help u een de softwareoplossing van het Beheer van het Contract vinden door u weken te bewaren, als niet maanden, van inleidend marktonderzoek. Contacteer Lisa DeMaio bij 508-668-2811 of lisa@virtualcontractmanger.com of bezoek ons bij http://www.virtualcontractmanager.com
Artikel Bron: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
Webmaster krijgen html code
Voeg dit artikel aan uw website!
Webmaster verzenden van artikelen
Geen registratie vereist! Vul het formulier in en uw artikel is in de Messaggiamo.Com Directory!
