Uno studio finalizzato sulla selezione del software dell'amministrazione del contratto
La ditta di servizi professionali riduce i costi e migliora il rendimento con il sistema di software integrato.
“Potrei soddisfare il governo, ma non potrei fornire a responsabili le informazioni che hanno dovuto fare i loro lavori,„ dice Shannon Winston, regolatore per l'apex ambientale.
L'apex ambientale, come molti servizi professionali consolida con una competitività, offerte un il gruppo di servizi ampiamente vario sia al governo che ai clienti commerciali. I dati in carico e d'accessi sono critici con ogni contratto. Recentemente? dopo gli anni di per mezzo dei sistemi di software multipli, dei fogli elettronici supplementari e manualmente di trasferimento dei dati da un sistema incompatibile ad un altro? Comprato ambientale dell'apex e schierato un singolo sistema di software (messo a punto da software Wind2? www.wind2.com) quel effettua l'intero funzionamento e servisce sia i clienti del settore pubblico che privato con un pacchetto integrato. Il nuovo sistema migliora la progettazione, l'amministrazione ed i requisiti di segnalazione di intera azienda. Inoltre aiuta i responsabili di contratto a vincere più contratti, a dirigerlo più efficientemente ed a renderlo più vantaggiosi perché automatizza il processo completo? richiamando tutto dalla proposta tecnica iniziale alla verifica di close-out di DCAA con maggiori efficienza ed affidabilità.
Complessità di affari:
Come una salubrità completa, una sicurezza e una ditta di servizi ambientale, apex ambientale si specializza nel lavoro di rimedio e di consulto. Gli esperti tecnici e e nel campo nel professionista, della ditta sono individuati in 10 uffici attraverso 25 condizioni ed i servizi comprendono la conformità, valutazioni ambientali, rimedio, sanità e sicurezza, amministrazione di programma, amministrazione di energia e tecnologia dell'informazione.
Tutti i clienti, naturalmente, richiedono l'inseguimento attento, la segnalazione e la fatturazione dei lavori reali e dirigono le spese di progetto. I clienti di governo dell'azienda, tuttavia, inoltre richieda l'aderenza rigorosa ad una miriade di requisiti come definita dal CAS, LONTANO e DCAA. Nel funzionamento con i loro contratti governativi, il personale dell'apex deve rappresentare meticoloso la spesa ambientale permissibile (che può variare considerevolmente dal contratto al contratto); deve seguire la guida di riferimento rigorosa per tempo e l'entrata di spesa; e deve segnalare le spese dirette ed ambientali di progetto sulle forme pre-approvate di governo.
Oltre che essere una società di consulenza ambientale, le tasse semplicemente di carico per i servizi professionali, apex inoltre ha una divisione della costruzione $6 milioni che realizza il lavoro reale di rimedio nel campo. A sostegno di questa divisione, il personale dell'apex deve anche trattare le attività costruzione-relative -- generando gli ordini d'acquisto, i subappaltatori in carico ed impiegare e pagamento degli operai di costruzione.
Cercando le soluzioni:
L'apex ambientale ha tentato di trattare questa miscela complessa dei dati che seguono e dei requisiti di segnalazione in vari sensi nel corso degli anni. Durante i relativi anni primissimi nel commercio, la ditta ha usato un sistema manuale di mantenimento dei registri. Rapidamente diventando troppo grande per il sistema manuale, i capi dell'azienda hanno comprato un programma di base di contabilità in uno sforzo per automatizzare il funzionamento. Che il programma lo ha diretto le funzioni finanziarie del commercio, ma non ha offerto contributo ai requisiti di segnalazione governativi.
Pensando avévano trovato la risposta, apex hanno comprato un sistema contabile progettato specificamente per gli appaltatori di governo. Mentre questo programma ha fatto un migliore lavoro di informazioni in carico stato necessario per la segnalazione di governo, la relative gestione di progetti e possibilità generali di segnalazione erano deboli. Nel tentativo di compens perare la mancanza di funzionalità nel software di contabilità, il personale dell'ufficio ha usato parecchio i programmi di elaborazione dei testi e del foglio elettronico per generare i rapporti ed altri documenti nelle disposizioni che hanno avuto bisogno di. Di conseguenza, il personale stava registrando di nuovo costantemente i dati dal sistema contabile in questi programmi supplementari? una duplicazione degli sforzi di frustrazione e che richiede tempo.
“Potrei soddisfare il governo, ma non potrei fornire a responsabili le informazioni che ha dovuto fare i loro lavori,„ dice Shannon Winston, regolatore per l'apex ambientale.
Quando la ditta ha deciso di sostituire questo sistema frammentario con un sistema di software più potente e più utile, il requisito più importante di nuovo software era la flessibilità.
“Non abbiamo voluto il software differente per i tipi differenti di lavori,„ spieghiamo Winston. “Il software che stavamo cercando ha dovuto avere la flessibilità fare tutto lo avessimo bisogno di fare sia sul lavoro del governo-settore che riservato.„
Il costo era un'altra considerazione. I capi dell'apex hanno voluto un sistema che potrebbe soddisfare tutte le esigenze correnti, ampliano la relativa funzionalità per soddisfare le esigenze future ed ancora vendono per un prezzo ragionevole. L'azienda non ha voluto semplicemente spendere $100.000 per un sistema di software, neppure uno che potrebbe trattare i loro bisogni.
Requisiti di contratto di riunione ed obiettivi di affari:
Dopo i vasti confronti del prodotto e di ricerca, i decisori ambientali dell'apex hanno scelto un sistema economico da software Wind2 che completamente integra le funzioni di contabilità generale con il progetto che fattura e che segnala, da controllo di preventivo, dall'analisi di profitto, dall'amministrazione degli impiegati, dallo sviluppo di proposta di costo, dall'inseguimento di crediti a breve scadenza e dall'amministrazione del contratto governativo. Il sistema è abbastanza flessibile trattare oggi la miscela dell'azienda dei clienti e delle attività e la relativa scalabilità lo rende capace di fare più mentre l'azienda si sviluppa.
“Abbiamo avuto bisogno di un'applicazione che li avrebbe lasciati mettere a fuoco su essere un commercio astuto in primo luogo, mentre ancora trattare il nostro specific del contratto governativo ha bisogno di completamente,„ dice Winston. “Wind2 ci permette di trattare efficientemente tutti requisiti dei nostri progetti federali, della condizione e di ente locale, senza pratiche aziendali buone, solide e semplici di sacrificio. Che la flessibilità è realmente che cosa rende questo programma così ben adattato ad un'azienda come il nostro che ha tante attività differenti e una miscela del governo e del settore privato funzioni.„
Come tutti gli appaltatori di governo, il mosto ambientale dell'apex aderisce a tutti i requisiti di contabilità di governo (per esempio, LONTANO, CAS, proposte di costo incontrate, consiglio di DCAA) e prepara per le verifiche di governo. Secondo Winston, l'azienda è ogni mese centinaia di risparmio di ore lavorative eliminando l'uso dei fogli elettronici e del software di contabilità semplice fare fronte alle richieste rigorose di segnalazione e di verifica dei loro contratti governativi. Queste risorse ora sono liberate per sostenere il lavoro continuo e per atterrare i nuovi contratti.
Il nuovo software dell'apex completamente è dotato per incontrare i 17 tipi di fatturazione e del contratto definiti da DCAA, compresi il prezzo fisso, cost-plus e tempo e materiali. Richiama “altri contratti di autorità di transazione„ (OTA) e tratta le pratiche di timekeeping, diretto ed i costi indiretti, le spese generali ed i tassi di G&A, costi unallowable, pre-assegnano i costi, le proposte di costo incontrate e la fatturazione correttamente.
Entro due mesi dell'installazione del software nuovo, l'apex poteva ridurre il relativo personale di conti da pagare con logorio da sei genti a cinque. Il personale più non deve calcolare manualmente i tassi di spesa o digitare i dati in due sistemi per preparare i rapporti. E ha accesso immediato ai dati di progetto e finanziari che sono stati non disponibili a loro nel passato.
Winston lo spiega questo senso: “Quando un fornitore denomina chiedere notizie su un pagamento, il personale può ora interrogare la base di dati per trovare la risposta. Invece di ricerca attraverso i rapporti vecchi e le lime della copia su carta, troviamo semplicemente l'annotazione del fornitore e perforiamo giù nella base di dati per vedere tutti i fatture e pagamenti relativi.„
Secondo Winston, l'apex ambientale ora ha il sistema che deve trattare il relativo spettro complesso del lavoro del settore privato e di governo. Ed i capi dell'azienda sanno che mentre il loro commercio continua a svilupparsi ed evolversi, la flessibilità inerente e la scalabilità del sistema Wind2 li lasceranno ampliare la relativa funzionalità in tutto il senso che hanno scelto di andare.
Lo studio finalizzato ha fornito da Wind2 Software, Inc. insieme con il responsabile di contratto virtuale, il LLC (www.virtualcontractmanager.com). Wind2 ha più di 3.000 aziende del cliente in America del Nord, Wind2 trasporta le soluzioni di software per l'amministrazione del contratto governativo, il timekeeping, la valutazione dei costi di contratto, la fatturazione, la gestione di progetti, la contabilità, l'amministrazione di rapporto del cliente e l'automazione di vendita. Contatto: Nicholas T. Bettis, telefono: 800-779-4632. Fax: 970-493-4578. Email: nbettis@wind2.com. www.wind2.com
Il responsabile di contratto virtuale, LLC è un negozio one-stop “di informazioni„ per e circa i responsabili di contratto. Forniamo una serie degli attrezzi LIBERI dell'indicatore di posizione per le soluzioni di software dell'amministrazione del contratto, gli avvocati, i consulenti, i servizi dell'impegno del software e un intero lotto di più! Aiutiamolo a trovare una soluzione di software dell'amministrazione del contratto conservandolo settimane, se non mesi, di ricerca di mercato preliminare. Metta in contatto con Lisa DeMaio a 508-668-2811 o a lisa@virtualcontractmanger.com o visitili a http://www.virtualcontractmanager.com
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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