A gerência de tempo derruba - como ter um sistema de arquivamento que trabalhe
Recentemente eu estava trabalhando com um cliente novo que investisse centenas de dólares para uma organização da gerência de registros para setup um sistema de arquivamento para seu negócio.
O sistema olhou impressionante. O único problema era ele não trabalhou! Setup em uma maneira muito complicada. Os títulos foram tão detalhados que uma folha mestra com uma miríade das categorias teve que ser referida antes que a informação poderia ser arquivada ou recuperado.
O sistema era demasiado complexo distante para suas necessidades específicas.
Você teve nunca essa experiência onde um sistema de arquivamento setup para você e/ou seus departamento/negócio e você não poderia encontrar ou arquivar o documento facilmente? Quanto hora você desperdiçou a procura da informação? A gerência de tempo é sobre o controlo de seu tempo. Passar o tempo precioso que procura o documento é uma grande maneira de usar-se acima de ainda mais de seu tempo.
Você soube que Wall Street Journal relatou uma vez em um exame que tinham feito que o trabalhador de colar branco médio passa 6 semanas um o ano que procura o documento? Se você é sério sobre sua gerência de tempo, a seguir ter um sistema de arquivamento onde você possa facilmente arquivar e encontrar seu trabalho é muito importante.
Como você o conhece precisa um sistema de arquivamento novo?
Quando o tomar mais por muito tempo do que um par minutos para encontrar algo.
Quando você funcionar fora do espaço porque há pilhas demais do documento no assoalho.
Quando os colegas ou os clientes lhe perguntam que para a informação e você diga freqüentemente, “posso eu receber-lhe de volta mais tarde porque eu terei que a encontrar!”
Quando você se trava que diz diversas vezes um o dia “mim saiba que está aqui. em algum lugar”.
Quando as pilhas do papel em sua mesa são mais altas do que você é.
Princípios do arquivamento
Limpe para fora toda a informação velha ou irrelevante.
Escreva para baixo que tipos de informação você precisa de manter.
As categorias que podem emerger incluem:
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Banco
Orçamento
Clientes
Equipamento
Seguro
Recursos
Equipe de funcionários
Fornecedores
Treinamento
Se requerido, as subcategorias podem ser feitas:
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Rádio
Tevê
Banco
Comunidade
Westpac
Orçamento
2001/2002
2002/2003
Clientes
Uma lima separada para cada cliente
Equipamento
Computadores
Fax
Seguro
Construção/índices
Veículos
Recursos
Boletins de notícias
Jornais de comércio
Equipe de funcionários
Uma lima separada para cada pessoa
Resumos
Fornecedores
Uma lima separada para cada fornecedor
Treinamento
Geral
Limas para o IE das áreas específicas. Gerência de tempo, trabalho/contrapeso da vida
Dependendo de sua situação um drawer/s inteiro de um ficheiro pode ser exigido para abrigar algum do IE destas categorias. Clientes, fornecedores, equipe de funcionários.
A palavra final
Quando você pode arquivar seu documento rapidamente e o recuperar facilmente, você sabe que o you've começ um sistema que trabalhe bem para você.
Como parte de sua gerência de tempo, estar confiável em ter os sistemas que são eficazes e tomam pouco tempo para se usar, facilitará sua vida tanto.
É sempre as coisas pequenas que fazem uma diferença tão enorme.
Mais detalhes a respeito do estabelecimento de um sistema de arquivamento bem sucedido estão disponíveis em meu manual “como ganhar uma hora extra em seu dia” e para começ Organizar-Começ uma VIDA! Livro. (Veja http://www.office-organiser.com.au)
Sobre o autor
Lorena Pirihi é especialista pessoal da produtividade de Austrália e ônibus principal da vida. Seu negócio que o organizador do escritório se especializa em mostrar proprietários empresariais e gerentes pequenos, como começ organizado no trabalho assim que podem ter uma vida! Lorena é igualmente um altofalante dinâmico e produziu muitos produtos que incluem “como sobreviver e prosperar no trabalho!”
Para subscrever a sua publicação electrônica livre visite http://www.office-organiser.com.au
Este artigo pode ser reproduzido fornecendo a é publicado nele é totalidade, incluindo o autor bio e todas as ligações. Satisfaça para mais informações contatam Lorena Pirihi: lorraine@ office-organiser.com.au
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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