Como pode uma auditoria de comunicação ajudá-lo?
Organizações comunicar em duas direções: para o pessoal interno e externo aos clientes, clientes, acionistas, interessados, os meios de comunicação. Má comunicação interna pode levar a erros, desanimado e infeliz funcionários, empregados que deixam a empresa. Comunicações Poor externo pode prejudicar a imagem e as vendas. É realmente muito simples. Qualquer estratégia global de gestão, necessita de um plano de comunicação ou de toda a operação poderia auditoria comunicações fail.A analisa as práticas de uma organização a revelar como eles são eficazes em toda a empresa todo ou em partes específicas da organização. Ele pode identificar as áreas problemáticas, como freqüentes mal-entendidos, os blocos de informação, falta de informação, a duplicação de informações, declarações falsas. Uma auditoria pode ser parte de um exame de saúde periódico, mas é especialmente útil em um momento de mudança: uma fusão ou aquisição, o lançamento de um novo produto ou serviço, a entrada em novos mercados, por natureza exata example.The da auditoria dependerá do tipo de organização e suas necessidades e problemas particulares. Mas certamente objectivo de identificar os públicos-alvo: o público externo terá necessidades diferentes de um processo interno. Será necessário identificar as principais mensagens que precisam ser comunicados e os canais que existem para transmitir lhes. Vai olhar não só para as comunicações que a organização faz, mas também a maneira como ele recebe them.But que poderia estar acontecendo de errado, com comunicação externa, por exemplo? Deixe-me dar um exemplo aqui. Meu marido é um accionista de uma empresa de construção. Todo ano ela produz um relatório anual brilhante que envia para os acionistas. O relatório é extremamente detalhado e cheio de fotografias pródigos. É claro custa muito para produzir e distribuir. Isso faz com que o meu marido muito irritado. Ele não quer ler o relatório completo e se ressente do dinheiro que é desperdiçado em produção e envio de um documento que vai direto no lixo. O que gostaríamos é um folheto resume os principais pontos sobre o desempenho da empresa e alterações. Será que a sociedade perceber que alguns acionistas sentir desse jeito? É importante ter em mente que a maioria dos accionistas não são capazes de reuniões de acionistas e podem não saber como fazer as suas observações. Esta empresa tem um problema de duas maneira. As comunicações que envia estão errados para alguns acionistas, mas não pensou em uma maneira de criação de um canal para os accionistas, para dar seu feedback. É, assim, quebrar uma regra fundamental de comunicação eficaz: você deve ter feedback.Or tomar uma questão interna. O departamento de RH de uma empresa dá um manual de instruções detalhadas para novos empregados. No entanto, muitos dos recém-contratados parecem completamente perdidos durante as primeiras semanas. Por que poderia ser isso? Bem, em primeiro lugar, os trabalhadores estão mais envolvidos no trabalho manual. Eles não estão acostumados a ler pedaços de material escrito. A maioria dos manuais mentira fechados em seus armários. Um esquema de camarada de algum tipo provavelmente seria uma maneira muito melhor de aliviar a novas pessoas através de weeks.Another o primeiro exemplo vem de uma pequena empresa em que todo mundo estava sob pressão para cumprir prazos. O diretor da empresa fez um hábito de telefonar para informar o pessoal na hora do almoço, porque ele sabia que eles "não estavam ocupados", então. Mas isso foi o ponto. Eles estavam almoçando. A quantidade de ressentimento ele causado por esta política de incomodar as pessoas durante os minutos preciosos poucos que tinham era para relaxar enormous.Communicating é um processo complexo, com perigos potenciais em cada fase. É a mensagem clara? É o meio de transmissão adequado? Tem o destinatário realmente recebeu? Se assim for, tem sido entendido? Terá tido o efeito desejado? Será que o beneficiário tem um canal para feedback? O destinatário pode entender como para fornecer o feedback? A velha metáfora do sussurro chinês é verdade. Você pensou que disse uma coisa, mas quando você verificar que a auditoria se encontrar uma mensagem totalmente diferente foi realmente received.The é uma abordagem sistemática que as forças de uma organização para olhar o que está realmente fazendo ao contrário do que ele acredita que ele está fazendo. A auditoria vai olhar para as pessoas que enviam e recebem mensagens, o meio de comunicação, que se estendem para além da óbvia utilização do telefone, reuniões, conferências, etc e-mail para abranger código de vestimenta, layouts de escritório, secretária-tidy-políticas, a fim de construir uma imagem global do que está acontecendo. Cada aspecto da comunicação proporciona uma outra peça do quebra-cabeça e, quando este estiver completo, você tem a base para um relatório de avaliação evaluation.The irá considerar as atitudes em relação a comunicação (fazer as pessoas olharem para a frente para reuniões ou considerá-las uma perda de tempo?), ele vai olhar para as necessidades dos diferentes grupos (a forma mais adequada para ministrar formação, por exemplo) e vai apresentar provas de todos os problemas que precisam ser addressed.However, é importante para avaliar a auditoria dentro de um quadro relevante. Para este razão, as pessoas-chave terão de esclarecer a finalidade para a existência da organização, seus valores culturais e sua identidade. Por exemplo, a estratégia de comunicação para uma linha aérea do orçamento será muito diferente de um que tem como alvo os executivos de negócios. As duas empresas têm diferentes finalidades, valores e identidades. Eles saberão exatamente quem utiliza os seus serviços e por quê. Eles também entender as frustrações da sua chave clientes e garantir que eles podem usar as comunicações para lidar com as frustrações effectively.The auditoria é, assim, uma ferramenta valiosa para melhorar a motivação interna, lealdade e eficiência e para o reforço do mercado posição. Pode ser tratado internamente, mas também há benefícios de usar um consultor externo. Os funcionários podem se sentir inibidos de expressar seu ponto de vista real para outro membro da empresa, enquanto que um outsider, que garante o anonimato, serão menos de um threat.Brenda Townsend Hall é um escritor e formador nas áreas de comunicações e inter-consciência cultural. Ela é um membro associado da International ITAP
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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