Reuniões produtivas: como fazer as suas reuniões mais produtivas
Há um segredo simples para reuniões eficazes: definir uma agenda e cumpri-lo. A agenda de unidades do conteúdo e os resultados da reunião e, quando apropriado, devem refletir as necessidades de todos os participantes para que todos tenham um buy-in e um interesse nos resultados. Siga estes passos simples para o planejamento e execução de reuniões e você ficará surpreso com o que você pode conseguir. E, apenas em todos caso não está na sua organização está seguindo estas passos para grandes reuniões, incluímos algumas questões-chave que você deve fazer antes de aceitar qualquer convite para a reunião? sim, você tem uma opção e você pode dizer que não se juntar a reunião não é o mais eficaz uso de time.Before o MeetingCirculate sua agenda. Nunca agendar uma reunião, sem deixar claro para os participantes que a finalidade, período e os resultados da reunião será. Enviar uma agenda para todos que estarão presentes. Se necessário, pedir sua entrada para refinar, adicionar ou excluir itens da agenda. Rever e re-enviar a agenda de final do dia antes da reunião de planejamento para atender a todos. Desta forma, todos têm Advertência do conteúdo da reunião, a oportunidade de colocar suas próprias questões e interesses sobre a mesa, e tempo para prepare.Phone frente. Chame os participantes da reunião (ou o seu contacto chave) dias antes de confirmar a reunião para direcionar sua atenção para os principais intervenientes, bem como para começar uma sensação para o andamento da reunião, com base em sua entrada e responses.During o MeetingStart com a agenda. Antes de abrir o seu laptop ou lançamento em sua apresentação, levar alguns minutos para escrever uma agenda que todos possam ver. Esta é a medida mais adequada em criativo ou free-flowing ambientes de encontro ao contrário de reuniões formais que de última hora adições à agenda não pode estar em todos os welcomed.Use sua pré-agenda da reunião como uma base e dar às pessoas a oportunidade de sugerir as áreas de último minuto tópico ou refinamentos. Escreva suas respostas em um quadro branco ou pedaço de papel colados em uma parede, com canetas de cores diferentes ou sigla para indicar qual a entrada pertence a qual a pessoa. Isso lhe permite identificar rapidamente o que é importante para pessoas diferentes? e se você identificar os tomadores de decisão? o que eles estão particularmente interessados em Algumas pessoas podem se surpreender com a oportunidade de contribuir, desta forma, para dar tempo para que as pessoas consideram seu responses.Keep perguntar. Você podem necessitar de continuar perguntando: "Existe mais alguma coisa?" Se todo mundo diz que não, e você suspeita que pode haver algo que ficou dito, pergunte: "Se houvesse alguma outra coisa, qual seria?" Isso dá permissão a todos para pensar lateralmente, para "imaginar" os outros itens que podem não ter ainda pensado, ou queria agendas suggest.Hidden. Na maioria das reuniões, há muitas agendas? agenda declarado e as agendas escondidas dos indivíduos irão? o que é que eles querem sair da reunião para si? É muito simples para descobrir? Basta perguntar a pergunta? "O que outras agendas estão lá para isso reunião? "Alternativamente, você pode declarar:" Há sempre parece ser uma outra agenda com a maioria das reuniões que participo, há uma outra agenda de hoje? "É importante para descobrir se existem outros drivers, critérios de decisão ou preocupações antes de começar a vs meeting.Global local. Revisão da agenda global para identificar (estratégica) e local (específico) itens. Tome nota de quem eles pertencem e resolver estas questões aos seus "donos" toda a agenda meeting.This processo de configuração pode parecer longo, mas é tão valioso. Definir agendas de reuniões eficazes mostra que você valoriza o tempo dos participantes e que pretende abranger informação e conteúdo que é relevante para eles. Uma vez que sua agenda está definida você pode acelerar o encontro, abordando cada item, centrando a sua apresentação sobre os aspectos mais importantes para o seu público e demonstrando respeito por seus problemas, preocupações e feelings.Check tempo. Certifique-se começar sempre (independentemente de toda a gente tem chegado) e terminar reuniões na hora e no início da reunião confirmar a quantidade de tempo disponível com as pessoas: "Não temos até 1:00 juntos hoje?" Isto dá a todos a oportunidade de confirmar a sua disponibilidade para a duração da reunião, ou para alertá-lo se eles precisam sair mais cedo. Esta informação pode ser crucial? Ele permite que você priorizar itens de sua agenda para garantir que você passar o tempo sobre os temas direita, enquanto as pessoas certas, ainda estão na sala. Por sempre começando e terminar a tempo as pessoas vão saber o que esperar e fazer um esforço extra para ser também no tempo, ao invés de arriscar em falta para fora sobre o conteúdo ou o constrangimento de entrar em uma reunião que você tem started.How sentimento? É importante ter uma noção de como as pessoas estão sentindo sobre a reunião? incluindo o seu investimento de tempo, a antecipação sobre o que será discutido ou que os resultados poderiam ser bem como a sua preocupações sobre os problemas que os afectam. Você pode conseguir isto, simplesmente, perguntando: "Como está se sentindo todos sobre a reunião de hoje? Existem problemas ou preocupações?" No mundo dos negócios nem sempre temos tempo para reconhecer os sentimentos que entrar em uma reunião, mas os sentimentos afetam a tomada de nota making.Take. Assegure-se que alguém tenha sido dada a tarefa de levar minutos, notas ou simplesmente para gravar itens de ação durante a reunião? e certifique-se estes são distribuídos imediatamente, no prazo de 24 horas da reunião é o ideal. Se a reunião é bastante informal, pode até ser apropriado para fotocopiar o minuto de notas tomador como a reunião é de liquidação e dar uma cópia a todos antes de sair. Evite o trabalho extra de digitação minutos a menos que seja absolutamente necessary.Questions para perguntar antes de aceitar uma meetingWhat que estamos fazendo? Qual é a agenda para a reunião? Evitar o desperdício de tempo em reuniões por não aceitar convites para reuniões que não têm uma clara agenda.Who mais está vindo? Esta pergunta para garantir que a reunião é definido no nível certo para você e que o pessoas adequadas involved.What eu posso fazer? Descubra por que você está sendo convidado para a reunião. Certifique-se que há uma boa razão para você attend.What tempo? Ser rigoroso com seu tempo. Descubra o que o tempo de reunião é definida para começar e terminar. Certifique-se no tempo e se a reunião parece ir mais, que as pessoas saibam que você estará deixando a time.Is atribuídos acabamento necessário? Sempre que possível, apenas participar para o seu parte da agenda. Não se sentar através de discussões de reuniões desnecessárias à espera de chegar à parte que as preocupações you.What é necessária? Descubra o que você precisa para preparar com antecedência. Se você não precisa se preparar qualquer coisa, certifique-se que você está desobstruído sobre porque sua presença é necessary.Where é? Solicite instruções claras, incluindo o endereço, número de pavimentos e número da sala de reunião para evitar o desperdício de tempo olhando para a reunião local. Se possível, obter um número de telefone você pode chamar se estiver atrasado ou ter dificuldade em encontrar a location.Can nós teleconferência? Nem sempre é preciso estar lá em pessoa? você poderia salvar a viagem tempo e teleconferência vez? What's next? No final da reunião (ou no final da seção que você está ficando para) saber quando minutos e planos de ação serão available.Neen é um perito global da produtividade: por olhando como eles gastam o seu tempo e energia? e onde se concentram a sua atenção? Neen ajuda as pessoas a rocket-cobrar a sua produtividade e desempenho. Um orador dinâmico, autor e treinador empresarial, Neen demonstra como aumentar a sua produtividade pode ajudar a conseguir coisas incríveis. Com sua voz única, senso de humor e senso-comum incomum, Neen proporciona uma poderosa lição de produtividade. Saiba mais em
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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