Des réunions: comment rendre vos réunions plus productives
Il ya un simple secret de l'efficacité des réunions: établir un programme et s'y tenir. L'ordre du jour des lecteurs le contenu et les résultats de la réunion et, le cas échéant, devraient refléter les besoins de tous les participants pour que tout le monde a un buy-in et un intérêt dans les résultats. Suivez ces étapes simples pour la planification et la gestion des réunions et vous serez étonné de ce que vous pouvez réaliser. Et, juste au cas où tout le monde n'est pas dans votre organisation est la suite de ces des mesures pour grandes rencontres, j'ai compris certaines des principales questions que vous devriez poser avant d'accepter toute invitation séance? oui, vous avez une option et vous pouvez dire non si joindre à la réunion n'est pas l'utilisation la plus efficace de votre time.Before la MeetingCirculate un ordre du jour. Ne jamais programmer une réunion sans faire comprendre aux participants ce que votre but, le calendrier et les résultats de la réunion sera. Envoyer à un projet d'ordre du jour pour tout le monde qui seront présents. Le cas échéant, demander leur contribution pour affiner, ajouter ou supprimer des points. Réviser et renvoyer l'ordre du jour définitif de la journée avant la réunion de planification à tous d'y assister. Ainsi, tout le monde a Avis de la réunion du contenu, la possibilité de faire leurs propres problèmes et des intérêts sur la table, et le temps de prepare.Phone venir. Appel à la réunion les participants (ou votre clé de contact), la veille de la réunion pour confirmer heure, lieu, nombre de personnes présentes (et de leurs noms et titres) et la disponibilité des ressources que vous pourriez avoir besoin pour votre presentation.Who s' en charge? Découvrez qui sont les décideurs? cela vous aidera à de diriger votre attention vers les principaux acteurs ainsi que pour avoir une idée de l'état d'avancement de la réunion sur la base de leur contribution et responses.During la MeetingStart avec l'ordre du jour. Avant d'ouvrir votre ordinateur portable ou de lancement dans votre présentation, prenez quelques minutes pour écrire un ordre du jour que tout le monde peut voir. Cela est beaucoup plus approprié à la création ou à écoulement libre environnements réunion plutôt que de réunions formelles où la dernière minute ajouts à l'ordre du jour mai ne pas être à tous les welcomed.Use de votre pré-programme de la réunion en tant que base et de donner aux gens la possibilité de suggérer toute dernière minute domaines ou des améliorations. Notez leurs réponses sur un tableau blanc ou feuille de papier collée sur un mur, en utilisant des crayons de couleur ou les initiales d'indiquer d'entrée qui appartient à quelle personne. Cela vous permet d'identifier rapidement ce qui est important pour des personnes différentes? et si vous avez identifié les décideurs? ce qu'ils sont particulièrement intéressés po Certains mai être surpris à l'occasion de contribuer de cette façon, afin de permettre aux personnes d'examiner leur demande responses.Keep. Tu mai nécessité de continuer à demander, «Est-ce qu'il ya quelque chose d'autre?" Si tout le monde dit non, et vous pensez mai il être quelque chose qui est resté non-dit, demandez: «S'il y avait quelque chose d'autre, quelle serait-elle?" Cela donne à chacun la permission de penser latéralement, à "imaginer" d'autres articles dont ils n'ont peut-être pas encore pensé, ou voulu suggest.Hidden ordre du jour. Dans la plupart des réunions, il ya beaucoup de programmes? a déclaré l'ordre du jour et les ordres du jour cachés des individus participant? de quoi s'agit-il qu'ils veulent sortir de la réunion pour eux-mêmes? Il est très facile à trouver? vient poser la question? "Quels sont les autres ordres du jour sont là pour cette réunion? "Ou vous pouvez l'Etat,« il semble toujours être un autre ordre du jour avec la plupart des réunions que j'ai assister, est-il un autre ordre du jour aujourd'hui? "Il est important de savoir si il ya d'autres pilotes, critères de décision ou des préoccupations avant de commencer l'meeting.Global vs local. Revue de l'ordre du jour afin d'identifier mondial (stratégique) et locales (spécifiques) des articles. Prenez note de qui ils appartiennent et traiter ces questions à leurs «propriétaires» tout au long de l'ordre du jour meeting.This processus d'établissement mai sembler long, mais il est si précieux. Réglage de l'ordre du jour des réunions efficaces montre que vous appréciez les participants "à temps et que vous voulez couvrir l'information et aux contenus qui sont pertinents pour eux. Une fois votre ordre du jour est fixé, vous pouvez accélérer la séance en abordant chaque article, votre présentation se concentrant sur les aspects les plus importants pour votre public et démontrant le respect de leurs questions, préoccupations et feelings.Check le temps. Assurez-vous de toujours commencer (même si tout le monde est arrivé) et terminer les séances à l'heure et au début de la réunion de confirmer le montant de temps avec les participants, «Avons-nous jusqu'à 1.00pm ensemble aujourd'hui?" Cela donne à chacun la possibilité de confirmer leur disponibilité pour la durée de la réunion, ou pour vous alerter si dont ils ont besoin de quitter plus tôt. Cette information peut être cruciale? il vous permet de vous donner la priorité de votre ordre du jour pour vous assurer de passer du temps sur le droit des sujets, alors que les bonnes personnes sont encore dans la chambre. En partant toujours et la finition des temps, les gens apprennent ce qui les attend et de faire un effort supplémentaire pour être à temps, plutôt que de risquer de manquer sur le contenu ou l'embarras de venir une fois la réunion a started.How-vous sentiment? Il est important d'avoir une idée de la façon dont les gens se sentent à propos de la réunion? y compris leur investissement en temps, en prévision de ce qui peut être discuté ou ce que les résultats pourraient être ainsi que leur préoccupations au sujet de questions qui les touchent. Vous pouvez atteindre ce tout simplement en demandant: «Comment se fait-tout sentiment sur la réunion d'aujourd'hui? Y at-il des questions ou des préoccupations?" Dans les affaires, nous ne sommes pas toujours prendre le temps de reconnaître les sentiments qui entrent dans une réunion, mais les sentiments affectent la décision making.Take note. Veiller à ce que quelqu'un a eu la tâche de prendre des minutes, des notes, ou tout simplement les points d'enregistrement au cours de la réunion? et assurez-vous que ceux-ci sont distribués sans délai, dans les 24-heures de la réunion est idéale. Si la réunion est assez informel, il pourrait même être utile de photocopier le-preneur minute de la note que la réunion est de liquidation et de donner une copie à tout le monde avant de partir. Evitez la surcharge de travail de dactylographie minutes à moins qu'il ne soit absolument necessary.Questions à demander avant d'accepter un meetingWhat faisons-nous? Quel est l'ordre du jour de la réunion? Évitez de perdre du temps par des réunions et de ne pas accepter les invitations aux réunions qui ne sont pas clairement agenda.Who le reste est à venir? Posez cette question pour faire en sorte que la réunion est fixée au bon niveau pour vous et que la les personnes appropriées sont involved.What puis-je faire? Découvrez pourquoi vous êtes invités à la réunion. Assurez-vous qu'il ya une bonne raison pour vous de attend.What temps? Soyez sévère avec le temps. Découvrez ce que le temps de la réunion est ensemble de départ et d'arrivée. Assurez-vous que vous êtes sur le temps et si la réunion ressemble à passer, que les gens sachent que vous permet de quitter à la finition time.Is-elle nécessaire? Lorsque cela est possible, seulement pour assister à votre section de l'ordre du jour. Ne pas assister à des discussions inutiles réunion d'attente pour accéder à la partie qui concerne you.What 's-elle nécessaire? Découvrez ce que vous devez préparer à l'avance. Si vous n'avez pas besoin de préparer quoi que ce soit, assurez-vous que vous êtes bien la raison pour laquelle votre présence est necessary.Where est-il? Demandez des instructions claires, y compris l'adresse, étage et numéro de salle de réunion afin d'éviter de gaspiller du temps pour la réunion lieu. Si possible, obtenir un numéro de téléphone de contact, vous pouvez appeler si vous êtes en retard ou de la difficulté à trouver la téléconférence location.Can nous? Il n'est pas toujours nécessaire d'être là en personne? pourriez-vous mettre le Voyage temps et lieu par téléconférence? What's next? À la fin de la réunion (ou à la fin de la section que vous êtes en séjour pour) savoir quand minutes, et les plans d'action seront available.Neen est un expert mondial de la productivité: par de voir comment ils dépensent leur temps et leur énergie? et où ils concentrent leur attention? Neen aide les gens à la roquette-charge leur productivité et leur performance. Une dynamique conférencier, auteur et formateur d'entreprise, Neen montre comment dynamiser votre productivité peut vous aider à réaliser des choses incroyables. Avec sa voix unique, son sens du plaisir et peu de bon sens commun, Neen offre une leçon de la productivité. Pour en savoir plus,
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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