Scelta del sistema della posta di voce
Posta di voce messa semplicemente
Nella relativa forma più semplice un sistema della posta di voce è essenzialmente giusto un altro sistema di risposta del telefono. Immagazzinano i loro messaggi su un disc del calcolatore. Ad ogni utente è assegnato una cassetta postale in cui hanno soltanto accesso ai suoi messaggi. Sono inoltre parola d'accesso hanno protetto così soltanto l'utente assegnato possono accedere ai messaggi nella loro cassetta postale. I sistemi della posta di voce inoltre permettono che ogni utente generi il loro proprio messaggio di saluto. Ciò permette all'utente di passare sopra le istruzioni o i messaggi importanti senza prendere la chiamata.
I sistemi della posta di voce possono permettere che le aziende riorientino i visitatori ad altri impiegati dell'azienda. Un sistema della posta di voce può rispondere alle chiamate piuttosto che ad un membro del personale; fornisca loro un saluto comune, quindi guidi il visitatore ad un reparto adatto con una procedura di selezione. Ciò è conosciuta più conunemente come la caratteristica relativa auto dei sistemi della posta di voce.
I sistemi della posta di voce possono fondere i messaggi del fax, di E-mail e di voce in appena uno schermo di un pc degli utenti. Alcuni sistemi della posta di voce persino offrono la tecnologia di riconoscimento della voce. La voce del visitatore è riconosciuta dal sistema della posta di voce ed il sistema si comporta di conseguenza alle istruzioni predefinite. Ciò è conosciuta come risposta interattiva di voce.
Che cosa da cercare in un sistema della posta di voce
I sistemi delle poste di voce sono solitamente caratteristiche supplementari di esistere nelle linee telefoniche della casa. Nel decidere quale sistema della posta di voce per comprarlo abbia bisogno per guardare due funzioni chiave di ogni: il numero di orificii dell'utente e le ore della memoria che è assegnata ai messaggi.
Un buon sistema della posta di voce avrà abbastanza orificii per maneggiare le chiamate ricevute senza ritardo. Se tutti gli orificii sono pieni, quindi tutti i nuovi visitatori saranno fatti ritardare nel sistema fino a che un orificio non diventi disponibile. Se un sistema della posta di voce ha troppi orificii allora la relativa capienza è sprecata. Il trucco deve equilibrare il numero di orificii con il numero valutato di clienti potenziali.
La capienza di un sistema della posta di voce dipende dalle ore della memoria che ha a disposizione. Un sistema con tantissimi orificii ed il traffico possono avere bisogno di tantissime ore, dove come sistema con traffico basso avrà bisogno di poche ore. Le ore di termine della memoria si riferisce alla capacità di un sistema della posta di voce di immagazzinare tutti i messaggi.
Selezione del sistema della posta di voce, lista di controllo
1. Come usate la vostra posta di voce?
Ciò dipende da quanto il vostro personale userà pesante il sistema della posta di voce. Un orificio è in uso ogni volta che il sistema della posta di voce prende una chiamata, qualcuno va, qualcuno è trasferito, o ogni volta che un messaggio è preso da un utente. Tutti questi fattori devono essere considerati quando guarda i sistemi adatti della posta di voce.
2. Molte più vecchie linee telefoniche non possono sostenere un sistema moderno della posta di voce.
Purtroppo molte linee telefoniche di affari che hanno luogo superiore vecchio a cinque anni non potranno completamente sostenere un sistema completamente descritto della posta di voce. L'unica soluzione dovrebbe sostituire la vostra linea telefonica con più moderna.
3. Memoria sufficiente.
La maggior parte dei sistemi della posta di voce hanno una quantità sufficiente di memoria, solitamente più di avrete bisogno di mai. Nel selezionare un sistema adatto della posta di voce è importante che domandate circa la capienza di memoria dei sistemi, perché alcuni fornitori ora forniscono i sistemi relativamente economici della posta di voce che non hanno un disco rigido per immagazzinaggio del messaggio. Tutti i messaggi e saluti sono immagazzinati sui circuiti integrati, che interessa seriamente la quantità di memoria disponibile. Questi piccoli sistemi economici della posta di voce sono soltanto realmente adatti alle aziende o agli uffici con le soltanto due o tre estensioni del telefono e non suggeriti per un'azienda crescente che richiede un sistema completamente descritto della posta di voce.
4. Espansione e quanto costerà.
Nel scegliere un sistema della posta di voce, dovete assicurarsi che tutte le citazioni riunite dai fornitori dei sistemi includono un costo per espansione. Se decidete su un sistema della posta di voce che è soltanto sufficiente per i vostri requisiti correnti, quindi consideri che cosa accadrà se e quando il vostro office/company si espande e l'esigenza di più capienza della posta di voce outstrips quella del vostro sistema corrente. Inoltre dovrete chiedere a tutto il futuro fornitore quanto tempo honour la loro citazione per l'espansione del vostro sistema della posta di voce.
5. Costi di manutenzione a distanza.
Prima dell'acquisto del sistema adatto della posta di voce da tutto il fornitore, dovete scoprire che cosa i loro costi sono per manutenzione a distanza. Tutti i sistemi della posta di voce vogliono a un certo momento richiedono una poca cura e l'alimentazione, che spesso può essere fornita soltanto dal fornitore del sistema.
6. Addestramento del sistema della posta di voce.
È importante che tutti gli utenti assistono alle sessioni di addestramento di tutto il nuovo sistema della posta di voce. Benchè i sistemi della posta di voce non siano solitamente difficili da usare, un certo personale può richiedere uno - uno o persino le tasse scolastiche supplementari. Quando valutare l'addestramento ha costato la sezione di tutta la citazione proposta dei fornitori del sistema della posta di voce, è importante accertare di che un prezzo basso non significa un livello basso di addestramento del sistema.
7. Addestramento supplementare.
È consigliabile che acquistate un costo per tutte le sessioni supplementari future di addestramento che possono essere richieste di tanto in tanto, poichè il personale viene e va per il corso di aggiornamento del personale attuale.
8. Dovrei comprare un più grande sistema della posta di voce?
Ci sono due domande che principali dovete chiedersi per determinare se o non dovrte comprare un più grande sistema della posta di voce.
Ringraziamenti per la lettura del mio articolo
Jason
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Jason Morris è co-author delle linee telefoniche di affari dirette. Un'azienda istituita di comunicazioni, un consiglio d'offerta e un'esecuzione delle linee telefoniche di affari di alta qualità.
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Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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