दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली डीएमएस (की जरूरत नहीं है)
दस्तावेज़ प्रबंधन या Enterprise सूचना प्रबंधन शायद उद्यम समाधान है कि sox के विभिन्न आवश्यकताओं के लिए एक समाधान प्रदान करेगा की सबसे महत्वपूर्ण में से एक है. Sox के अनेक वर्गों में एक जिस तरह से डिजिटल दस्तावेजों के उद्यम / रिकॉर्ड बनाया है, की समीक्षा पर सीधा असर को मंजूरी दे दी, संचित है, लिया गया, तबादला कर दिया, और प्रबंधन destroyed.Knowledge: दस्तावेज़ और रिकॉर्ड्स ManagementEstimates की गणना कि एक काफी बड़ा हिस्सा (कुछ कहते हैं, 70 से अधिक एक उद्यम के स्वामित्व वाले दस्तावेज़ों का%) डिजिटल प्रारूप में हैं और hardcopy.According में कभी नहीं देखा जा सकता है बनाया गया है को गार्टनर के मुख्य जेम्स Lundy में संपादक: रिकॉर्ड्स प्रबंधन आ year.In में कई CIOs निम्नलिखित के लिए एक शीर्ष 10 मुद्दा बन गया है, हम sox के विभिन्न वर्गों पर चर्चा करेंगे कि एक दस्तावेज़ प्रबंधन समाधान with.SOX धारा का पालन करने में मदद: शायद 302 धारा: धारा 302, सीईओ और CFO के अनुसार व्यक्तिगत तौर पर वित्तीय वक्तव्यों और प्रामाणिकता और शुद्धता पर कंपनी द्वारा किए गए खुलासे से प्रमाणित है. इस जगह कि सीईओ और CFO विश्वास है कि सभी के खुलासे कि कंपनी बनाती है सटीक और प्रामाणिक हो कर देगा में एक प्रणाली की आवश्यकता है. यह दो तरह से किया जा सकता है: एक है मिलने-नीचे सीईओ की जिम्मेदारी है और निचले स्तर के प्रबंधन के लिए CFO और प्रतिक्रिया साइन अप बुलबुले में सभी दस्तावेजों कि filings.Second कंपनी को जानकारी हो पर कम प्रबंधन के स्तर से नापसंद के लिए डिजाइन है व्यापक व्यापार प्रक्रियाओं है कि कंपनी का उत्पादन बुरादा. व्यापार प्रक्रियाओं एक बहुत कठोर तरीके से तैयार किया जाएगा सभी प्रावधानों तथा उचित कार्यान्वयन और सभी के प्रशिक्षण के साथ पालन व्यापार प्रक्रियाओं से संबंधित कर्मियों को बाहर किया जाएगा और जांच की एक आवधिक आधार पर. इसके अलावा, व्यापार प्रक्रियाओं अपने कड़े आंतरिक audits उस समय से किया जाएगा के लिए खुला हो जाएगा time.One, या इन दोनों पद्धतियों के संयोजन उचित compliance.For सुनिश्चित करने की दिशा में एक लंबा रास्ता जाने इन दोनों विकल्पों में यह स्पष्ट है कि एक मजबूत उद्यम चौड़ा दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली प्रदान करेंगे है नींव है जिस पर वास्तव में अनुपालन किया जाएगा. पहले मामले में, पंजीकरण नापसंद दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के एक कार्यप्रवाह मॉड्यूल का उपयोग कर विन्यस्त किया जा सकता है. दूसरे मामले में, व्यापार प्रक्रिया खुद दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में विन्यस्त किया जाएगा और सभी प्रासंगिक समर्थन या इनपुट दस्तावेज भी डीएमएस और उचित अधीनता का हिस्सा होगा और जोड़ने अधिकारी के बीच किया जाएगा कंपनी बुरादा और सभी इनपुट दस्तावेजों अंतिम वित्तीय कंपनी के रूप दायर समर्थन अभिलेखों का it.As सबूत या रिपोर्ट के लिए, यह सभी ईमेल संग्रह के लिए महत्वपूर्ण है शीट, त्वरित संदेश या अन्य Excel संचार और दस्तावेजों है कि विमर्श किया गया जो सीईओ और CFO द्वारा अंतिम प्रमाणित दाखिल करने के लिए नेतृत्व किया. यह है CxO का दावा है कि सभी वित्तीय रिपोर्टों अपने ज्ञान और कारण को सही कर रहे हैं की रक्षा करेंगे परिश्रम से 404 reports.Section प्रमाणित करने से पहले किया: सीईओ और CFO एक आकलन रिपोर्ट उपलब्ध कराने और प्रमाणित है कि "आंतरिक नियंत्रण" का मूल्यांकन किया गया है और या ठीक काम कर रहे हैं की जरूरत थी कि कमजोरियों और उचित कार्रवाई हो रही है लिया जा रहा है. इस आवश्यकता के साथ पालन sox के सबसे कठिन भागों में से एक है और लोगों को, प्रक्रियाओं और प्रौद्योगिकियों की एक पूरी कई की आवश्यकता है. हालांकि, डीएमएस एक महत्वपूर्ण भूमिका this.All में ईमेल खेलते हैं और कालानुक्रमिक क्रम में संलग्न दस्तावेज होगा की जरूरत है साबित करने का उद्देश्य के लिए संग्रहीत को चाहिए कि आंतरिक नियंत्रण उपयुक्त हैं. आदर्श रूप में, एक कार्यप्रवाह मॉड्यूल जोड़ा आश्वासन देने कि आंतरिक नियंत्रण 103 implemented.Section हैं: क्या लेखापरीक्षा कंपनियों के लिए 7 वर्षों की अवधि के लिए दस्तावेज जमा की आवश्यकता है. कंपनी लेखा परीक्षित स्वाभाविक रूप से होता जा रहा है इस दस्तावेज में कोई विसंगति या miscommunication या कुप्रबंधन के खिलाफ गार्ड की नकल करना चाहता हूँ. इसके अलावा अभिनय 409 requiresSection का एक और हिस्सा: लगभग सभी सामग्री के वास्तविक समय की रिपोर्ट की आवश्यकता है घटनाओं-आंतरिक या बाहरी निवेशकों के लिए और नियामक निकायों. यह एक उद्यम चौड़ा के साथ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करके पूरा किया जा सकता है और उचित अलर्ट "" और सूचनाएँ कार्यप्रवाह कॉन्फ़िगर अनुपालन के डिजाइन व्यापार प्रक्रियाओं पर आधारित के अनुसार. यह प्रणाली सुनिश्चित कर लें कि सभी प्रासंगिक जानकारी तत्काल शीर्ष प्रबंधन से relayed के मुख्य कार्यकारी अधिकारी (है और CFO) और अनुपालन समिति और न्यूनतम देरी और विलंबता सलाहकार के साथ. डीएमएस अनुपालन सलाहकार के लिए उचित क्षमता प्रदान करता है एक सिफारिश उपलब्ध कराने के फ्रेम के भीतर निर्धारित समय () के लिए लिंक एक सचेत और बढ़ा उपयुक्त सिफारिशों के साथ CxOs को रिपोर्ट करता है. CxOs तो तय कर सकते हैं कि यह अनुपालन के अधीन गुण प्रकटीकरण उनके अनुपालन की सिफारिशों के आधार पर कार्रवाई समिति या 802 Advisors.Section: जाने बदलने के लिए आपराधिक penlties के लिए प्रदान करता है, नष्ट, छुपा और अन्य गतिविधियों, जैसे कि झूठी रिकॉर्ड शुरू करने के रूप में, impeding या एक या मौजूदा को प्रभावित करने के लिए संबंधित एक संघीय एजेंसी द्वारा संभावित आगामी जाँच. यह एक सुरक्षित प्रणाली में सभी दस्तावेजों धारण जहां बिल्कुल कंपनी में कोई नहीं बदल उन्हें एक बार वे अंतिम रूप दे सकते हैं के लिए कहेंगे. यह भी एक के लिए यह फोन औपचारिक दस्तावेज बनाए रखने और विनाश जो नीति का कड़ाई से पालन (वास्तव में पालन करने के लिए) और जो विश्वास है कि कोई दस्तावेज़ जिसमें किसी जांच एजेंसी की आवश्यकता होगी बनाने शामिल है सिद्ध किया जा सकता है नष्ट या नष्ट किया जा रहा है. Furhter, कि जैसे ही कार्य की आवश्यकता है के रूप में कंपनी को एक संभावित जांच के बारे में पता है सभी दस्तावेजों से संबंधित है या किसी तरह कि जांच के लिए अनुकूल आता तुरंत आदेश दिया हैं किसी के द्वारा या अटल अविनाशी-कंपनी की CxOs भी शामिल है. इस बनाता है यह महत्वपूर्ण है एक के लिए creat संबंधित विशेषता है! हैं और स्वीकार "कंपनी के कानूनी विभाग से अलर्ट" किसी भी चालू या आगामी क्षमता की जांच के बारे में और एक परिणाम तत्काल सूचना "को सभी संबंधित दस्तावेजों की मेहराब बनाना" के रूप में. इस सुविधा का विशेष रूप से इस अनुभाग के साथ अनुपालन सुनिश्चित करने और बचा लेगा एक संभावित की कैद और एक बड़ा मौद्रिक ठीक है और credibility.This खंड के पाठ्यक्रम नुकसान का रिकॉर्ड या दस्तावेज़ एक कंपनी के प्रबंधन की नीति पर एक मजबूत प्रभाव पड़ता है. कंपनी के एक समुचित विकास होना चाहिए दस्तावेज़ प्रबंधन नीति और एक समय पर और कठोर रूप में इसे का पालन करें. यदि यह नहीं किया है, कंपनी के "पहले परीक्षण में विरोधी पार्टियों को दस्तावेज उपलब्ध कराने के मामले में गंभीर लागत और नुकसान से अवगत कराया है खोज 'एक कानूनी सूट में पार्टी का विरोध करने के लिए सभी संबंधित दस्तावेजों को उपलब्ध कराने की कानूनी प्रक्रिया.-यह भी छुपा या संबंधित दस्तावेजों को नष्ट करने के आरोप में कंपनी को उजागर अगर एक बाद में किया कोई भी कानूनी कार्यवाही के पहले चरण में कंपनी के एक ला आर्थर एंडरसन है एनरॉन-documents.Document प्रबंधन प्रणालियों से संबंधित के खिलाफ शुरू हो रहे हैं कंपनी को कई लाभ प्रदान करते हैं. चूंकि यह एक प्रणाली एक व्यवसाय है किसी विशेष सॉफ्टवेयर और हार्डवेयर के कार्यान्वयन में जमी प्रक्रिया, यह साबित होता है कि विशेष रूप से बिजनेस प्रोसेस किया जा रहा है और होशपूर्वक यत्न का पालन है. सबसे ज्यादा मामले में, यह साबित करता है कि अनुपालन है भावना में पीछा किया जा रहा है. अब चाहे अनुपालन रूप में किया जा रहा है विशेष व्यवस्था के परिणाम से है और यह भी की audits से व्यवसाय प्रक्रिया के विभिन्न चरणों में बाहर पाया जा सकता है. क्षमता निर्मित सभी दस्तावेजों पर एक लेखापरीक्षा राह का अनुसरण करने या इसे माध्यम से कार्रवाई की है अनुपालन गतिविधियों को क्रियान्वित करने और बाद में भी एक स्तर पर अनुपालन साबित करने में बहुत उपयोगी है. क्षमता बनाने के लिए workflows स्वतः auditable प्रक्रिया paths.The भी रिश्तेदार आसानी से किसी भी समय किसी भी दस्तावेज़ का उपयोग संभव बनाता है डीएमएस बनाता है. यह भी दस्तावेजों की एक केंद्रीकृत रिपोजिटरी के रूप में काम करता (दोनों संरचित और असंरचित). सभी सार्वजनिक रूप से बताया दस्तावेजों छवियों के रूप में अंतिम रूप में बंद किया जा सकता है और बाद के साथ छेड़छाड़ नहीं की जा सकती. ये और संग्रहीत किया जा सकता है नष्ट कर के कार्यक्रम के अनुसार विभिन्न सरकार की नियामक और अनुपालन अधिनियमों. दस्तावेज़ और जानकारी जो शीर्ष प्रबंधन के स्तर पर सीमित उपभोग के लिए भी हो सकता है चाहिए कड़ाई से जांच की और ये हो सकता है पर आंतरिक नियंत्रण है कड़ाई से लागू किया. उचित समय दस्तावेज प्रकाशित "किया जा सकता है." Whistleblower: कम अधिनियम के इस अनुभाग के लिए, यह महत्वपूर्ण है कि एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए सभी whistleblower लॉग इन उपलब्ध है संचार, बिल्कुल सुरक्षित रूप से जहाँ कोई अनाधिकृत कर्मियों को इसे उपयोग में सक्षम हो सकती है और उद्यम में दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के लिए सभी communications.An परोक्ष आवश्यकता स्टोर उद्देश्य के लिए है उद्यम अनुपालन नीतियों से संबंधित दस्तावेजों भंडारण, उनके अद्यतन, संशोधन, आंतरिक कंपनी और एक समान प्रकृति के अन्य दस्तावेजों के नियंत्रण की नीतियों कि अनुपालन साबित करने में मदद enterprise.The कंपनी में प्रक्रिया के दस्तावेजों के निम्नलिखित पहलुओं: निर्माण स्वीकृति प्रकाशन रिटेंशन प्रवेश वितरण Lifecycle इस नीति के बारे में नीतियां बनाने की जरूरत को लागू करने में मदद करेगा दस्तावेज बनाए रखने की लागत को कम करने और संचालन efficiency.Initial कदम में सुधार के लिए अनुपालन और उद्देश्यों दस्तावेज़ हटाने के लिए दस्तावेज बनाए रखने के विरोधाभासी आवश्यकताओं के लिए दस्तावेज़ को परिभाषित है प्रतिधारण नीति है. दूसरे चरण के लिए मौजूदा दस्तावेज़ जगह में प्रबंधन उद्यम में प्रणालियों और तीसरे चरण के सर्वेक्षण है एक उचित दस्तावेज़ प्रबंधन की एक केंद्रीकृत भंडार system.Have बना है एक संरचित और पदानुक्रमित architectureHave सुरक्षा और अभिगम नियंत्रण * एक रिपोर्ट वितरण प्रणाली या दस्तावेज़ प्रबंधन और कार्यप्रवाह प्रणाली documents.Have के सीईओ के लिए इस राशि और भीतर CFO होगा निर्धारित समय सीमा और उन्हें पर्याप्त समय पर उनके बारे में अपना अंतिम निर्णय करने की अनुमति situation.Finally, एक सार्वजनिक सूचना वितरण प्रणाली को जल्दी से इस जानकारी को चुकाना ही, अगर न्याय चाहिए सीईओ और CFO द्वारा महत्वपूर्ण निवेशक और अन्य हितधारकों या प्रासंगिक SOX.Author द्वारा निर्धारित अधिकारियों: डा. विकास वी. गुप्ता के. ईमेल: ceo@inkorus.comhttp: www.inkorus.comwww.istrat.co / /. www.gemolap.com में www.internetsrus.com www.real संपत्ति-वेब AuthorDr software.comAbout. गुप्ता के संस्थापक और Istrat के अध्यक्ष है. वह एक B. Tech है. आईआईटी, मुंबई और किया उसके एमएस (इंजीनियरिंग) और डाक्टरेट इंजीनियरिंग विज्ञान में से (कोलंबिया Univ से पीएच.डी.). न्यूयॉर्क. उनकी डॉक्टरेट वह कैलिफोर्निया, एक अनुसंधान वैज्ञानिक के रूप में इरविन और विश्वविद्यालय में काम किया है के बाद एक सहायक के रूप में. आईआईटी Kharagpur.He में प्रो रणनीति की स्थापना के लिए जिम्मेदार है कंपनी के और दिशा दिखता है और बाद की रणनीति और रणनीति के कार्यान्वयन. वह कंपनी के लिए एक वैश्विक परिप्रेक्ष्य प्रदान करता है और प्रतिभा और उत्पादों सहित भारतीय आईटी संसाधनों के बीच एक पुल, प्रदान करता है, और आईटी के साथ वैश्विक ग्राहक आवश्यकताओं. वह ग्राहक को महत्वपूर्ण वैश्विक मानकों की समझ के साथ भारतीय प्रतिभा आईटी प्रदान करता है (अर्थात, गुणवत्ता, विश्वसनीयता और वितरण, लागत के अलावा). वह इसी तरह चौड़ाई भारतीय विशेषज्ञता का और गहराई को समझने की एक आईटी कार्यबल (अर्थात् वास्तुकला और डिजाइन की विशेषज्ञता, उत्पाद विकास एवं परियोजना प्रबंधन और विशेषज्ञता के साथ वैश्विक ग्राहकों को प्रदान करता है
Article Source: Messaggiamo.Com
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