Необходимость системы управления документами (DMS)
Управление документами предприятия и управление информацией является, пожалуй, одним из наиболее важных предприятия решения, которые обеспечат решение для различных требований SOX. Несколько разделов SOX есть непосредственное влияние на то, каким образом цифровые документы / отчеты предприятия будут созданы, рассмотрены, утверждены, хранения, извлечения, передачи и управления destroyed.Knowledge: Документ И отчеты ManagementEstimates были расчета, что значительно большая доля (некоторые говорят, более чем на 70%) из документов, принадлежащих предприятию в цифровом формате и, возможно, никогда не следует рассматривать в hardcopy.According в Gartner в Главный редактор Джеймс Lundy: Ведение станет 10 вопрос для многих ИТ-директоров в ближайшие year.In Ниже мы будем обсуждать различные разделы SOX, что документ, решение по управлению может помочь в выполнении with.SOX разделы: Раздел 302: Согласно статье 302, генеральный директор и финансовый директор должен лично удостоверить финансовой отчетности и раскрытия информации, сделанное компанией на подлинность и точность. Ответственность генерального директора и финансовый директор в нижних уровнях управления, и в ответ пузырь деятельность знак компромиссов с нижних уровней управления на всех документах, которые являются вкладом в filings.Second компании заключается в разработке всеобъемлющие бизнес-процессов, которые производят компании опилки. В бизнес-процессов будет разработана в очень строгих образом соблюдать все положения и надлежащего осуществления и подготовка всех персонала, связанные с бизнес-процессами будет осуществляться и испытаны на периодической основе. Кроме того, сами бизнес-процессы будут открытыми для жестких внутренних проверок, которые будут проводиться от случая к time.One, или комбинацию этих двух методов будет иметь большое значение для обеспечения надлежащего compliance.For обоих этих вариантов становится ясно, что сильная предприятия всей системы управления документооборотом даст основания, по которым выполнение действительно будут осуществляться. В первом случае знак компромиссов может быть настроена с помощью модуля работы с системой управления документами. Во втором случае бизнес-процесс сама будет настроен на систему управления документами, и все соответствующие подтверждающие документы или ввода тоже будет принимать участие в ОУО и надлежащего подчинения и ссылок будет осуществляться между официальными Компания заявок и всех входных документов it.As доказательства записей поддержку окончательного финансовые компании, как подал или, как сообщается,-важно, чтобы архивировать все сообщения, листы Excel, мгновенные сообщения и другие сообщений и документов, обмен, который привел к окончательному отчислен подачи генеральный директор и финансовый директор. Это позволит сохранить CxO претензии, что все финансовые отчеты верны их знания и связи осмотрительности была проведена до удостоверяющий reports.Section 404: Генеральный директор и финансовый директор необходимо представить доклад об оценке и сертификации, что "внутренний контроль", были оценены и работают или штраф Есть, что слабые и соответствующие меры. Выполнение этого требования является одной из наиболее сложных частей SOX и требует всего убил людей, процессов и технологий. Вместе с тем, DMS рабочий модуль обеспечит гарантии добавил, что внутренний контроль implemented.Section 103: требуется хранить документы в течение 7 лет для аудиторских компаний. Компания проверенные временем, естественно, хочу повторить документация для защиты от каких-либо несоответствий или непонимания или неправильного. Кроме того, другая часть акта requiresSection 409: требуется почти в реальном масштабе времени информации о всех существенных события, будь то внутренних или внешних для инвесторов и регулирующих органов. Это может быть достигнуто с помощью одного предприятия, в рамках всей системы управления документооборотом в соответствующие "сигналы", и уведомлений и рабочий настроены в соответствии с дизайн соответствие бизнес-процессов. Эта система должна убедиться, что вся соответствующая информация незамедлительно доведены до сведения высшего руководства (генеральный директор и Финансовый директор) и Комитету по соблюдению и консультантов с минимальными задержками и латентностью. DMS предоставляет соответствующие возможности для выполнения консультантов предоставить рекомендацию (в установленные сроки), связанных с каждая оповещения и эскалации докладах на CxOs с соответствующими рекомендациями. В CxOs может решить, будет ли он по существу раскрытия соответствия действует на основании их рекомендаций по соблюдению Комитет или Advisors.Section 802: предусматривает уголовную penlties за умышленное изменение, уничтожение, сокрытие и других мероприятий, таких, как введение ложных отчетов, связанных с препятствующих либо воздействие на текущие или Потенциально предстоящего расследования со стороны федерального агентства. Это призыв к проведению во всех документах, в безопасной системы, в которых абсолютно никто в компании может изменить их, как только они будут завершены. Кроме того, этот призыв к официальный документ, хранения и уничтожения политику, которая строго придерживалась (в действительности, может быть доказано, которых должны придерживаться) и которая связана убедиться, что нет документа, в котором любое расследование агентство потребует является разрушаются или удаляются. Furhter, закон требует, чтобы, как только компания становится известно о возможном расследовании всех документов или как-то уместны в том, что расследование сразу же приказал неразрушимый неизменными или кем-либо, включая CxOs предприятия. Это важно иметь функции, связанные с созданием! ING и принимать "сигналы" из юридического отдела предприятия о каких-либо текущих или предстоящих потенциал расследования и, как следствие немедленных информации "свод" всех соответствующих документов. Эта функция позволяет обеспечить соответствие с этим разделом, и сохраните потенциальный срок тюремного заключения и большой денежный штраф и, конечно, потеря credibility.This раздел имеет сильное влияние на записи или документа, управление политикой компании. Компания должна разработать надлежащую Документ управления политики и придерживаться ее в установленные сроки и строгий образ. Если этого не сделать, то компания подвержена серьезным издержек и ущерба, в плане предоставления документов для враждующих сторон в "досудебном Обнаружение "-правового процесса предоставления всех соответствующих документов с противоположной стороной в судебном примеру. Он также подвергает компанию для сокрытия обвинений или уничтожения соответствующих документов, если сделать на более позднем этапе, еще до каких-либо судебное разбирательство началось в отношении компании-а-ла "Артур Андерсен" в "Энрон", связанные с системами управления documents.Document предоставить ряд преимуществ для компании. Поскольку ИТ-системы в бизнесе процесс заморожен в частности, программное обеспечение и аппаратные средства реализации, это доказывает, что в частности бизнес-процесса в настоящее время сознательно и тщательно соблюдаться. В худшем случае, это доказывает, что соблюдение выполняются в духе. Теперь ли соблюдение в настоящее время следуют в форме можно узнать из результатов конкретной системы, а также от проверки на различных этапах бизнес-процесса. Определенный артикль возможность проводить аудит на все документы, созданные или обработанные через крайне полезны при выполнении выполнения мероприятий, а также доказательства соблюдения на более позднем этапе. Возможность создания рабочие автоматически создает проверке процесса paths.The DMS также позволяет получить доступ к документам в любой момент времени с относительной легкостью. Он также выступает в качестве централизованного хранилища документов (как структурированной и неструктурированной). Все гласности документы, могут быть заблокированы в окончательном виде в качестве изображения и не могут быть подделаны позже. Это может быть сохранена и удалена в соответствии с графиками различных регулирования и соблюдения актов правительства. Документы и информация, которая, как предполагается, будет для ограниченного потребления на уровне высшего руководства может быть также строго отобранных и внутреннего контроля, о них можно насильственные строго. В надлежащее время в документах может быть "опубликована". Осведомителей: В этом разделе Закона, важно, чтобы система управления документами предоставляется журнал всех осведомителей коммуникации абсолютно надежно, где нет несанкционированного персонала могут получить к нему доступ и хранить все communications.An косвенное требование для систем управления документами на предприятии с целью хранения документов, связанных с соблюдением политики предприятия, их обновления, дополнения, внутреннего контроля политику компании и другие документы аналогичного характера, которые помогут доказать соответствие процесса на enterprise.The компания должна делать политику по следующим аспектам документы: Создание утверждений Издательский Сохранение Доступ Распределение жизненным Такая политика будет способствовать реализации противоречивые требования хранения документов в целях обеспечения соблюдения и документ исключение для снижения стоимости хранения документов и повышения оперативной efficiency.Initial шага заключается в том, чтобы определить документ сохранение политики. Второй шаг состоит в том, чтобы обследование существующей системы управления документами на месте в предприятии, а третий шаг состоит в создании надлежащего управления документооборотом system.Have централизованного хранилища documents.Have структурированный и иерархической architectureHave безопасности И контроля доступа * Отчет системы распределения и управления документооборотом И Workflow система будет выделять на это генеральный директор и финансовый директор в предписанные сроки и дать им достаточно времени, чтобы сделать свои собственные окончательные решения о situation.Finally, публичное распространение информации Система должна существовать быстро выделить эту информацию, если судить важным ГАС И в КФЗ для инвесторов И другими заинтересованными сторонами и соответствующими органами власти, предусмотренных SOX.Author: д-р V. Викас Гупта. Email: ceo@inkorus.comhttp: / / www.inkorus.comwww.istrat.co. В www.gemolap.com www.internetsrus.com www.real-Комби-веб-software.comAbout В AuthorDr. Гупта является основателем И президент Istrat. Он является B. Технология. От ИИТ, Бомбей И сделал MS (инженерной) И Доктор технических наук (Ph.D.) из Колумбийского университета., Нью-Йорк. После своего доктора он работал в Университете Калифорнии, Ирвин как научный и как Ассистент. Проф в ИИТ Kharagpur.He несет ответственность за определение стратегии и руководство компании и следит за стратегию и реализацию этой стратегии. Он представляет собой глобальную перспективу в компании и представляет собой мост между индийскими ИТ-ресурсов, включая талант и продуктов, и глобальных клиентов ИТ-потребности. Он предусматривает, в индийских IT талант с пониманием параметры важны для глобальной клиента (а именно, качество и надежность доставки, кроме того, стоимость). Точно так же он обеспечивает глобальные клиенты с пониманием широты И глубину опыта индийского ИТ-работников (а именно, Архитектура Дизайн И опыт, разработка продукта И опыт управления проектами и
Статья Источник: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
Вебмастер получить html-код
Добавить эту статью на Вашем сайте прямо сейчас!
Вебмастер представить свои статьи
Не требуется регистрация! Заполните форму и ваша статья в Messaggiamo.Com каталог!
