Нуждаете се от система за управление на документи (DMS)
Управление на документи или Предприятие за управление на информацията е може би един от най-важните за предприятието решения, които ще предлага решение за различните изисквания на SOX. Няколко групи от SOX има пряко отношение към начина, по който електронни документи / записи на предприятието са създадени, преглеждани, одобрени, съхранява, възстановен, прехвърлят, и destroyed.Knowledge управление: Документи & Records ManagementEstimates са направени изчисления, че значително по-голям дял (някои казват, повече от 70%) на документите, притежавани от предприятието, са в цифров формат и не може да се разглежда в hardcopy.According Редактор на Gartner в главен Джеймс Lundy: управление на записите ще се превърне в топ 10 проблем за много ИТ директорите през следващите year.In следното, ние ще обсъдим различните раздели на SOX, че решението за управление на документи може да помогне при спазването with.SOX раздела: Раздел 302: Според раздел 302, главен изпълнителен директор и главен финансов директор трябва да удостовери лично на финансовите отчети и оповестяванията, направени от компанията за автентичност и точност. Това изисква една система, която ще направи главен изпълнителен директор и главен финансов директор на увереност, че всички оповестявания, които компанията прави, са точни и автентични. Това може да стане по два начина: Единият е за многократна на отговорност на изпълнителния директор и главен финансов директор на по-ниските нива на управление и в отговор балон действия за регистрация компромиси от по-ниските нива на управление на всички документи, които са суровина за дружеството е да проектира filings.Second цялостна бизнес процеси, които произвеждат дружеството стружки. Бизнес процеси ще бъдат проектирани по много строг начин, за да се съобразят с всички разпоредби и правилното изпълнение и обучение на всички персонала, свързани с бизнес процесите, ще се извършва и изпитване на периодична основа. Освен това, самите бизнес процеси, ще бъде отворена за строги вътрешни одити, които ще се извършват от време на time.One, или комбинация от тези две практики ще се извърви дълъг път към осигуряване на подходяща compliance.For И двата варианта е ясно, че едно силно предприятие-широка система за управление на документи ще се предоставят на основата, върху която спазването действително ще бъдат извършени. В първия случай, за регистрация компромис може да бъде конфигуриран с помощта на работния поток модул на системата за управление на документи. Във втория случай, на бизнес процесите себе си, ще бъдат конфигурирани в системата за управление на документи и всички съответни придружителни документи или вход също ще бъде част от DMS и подходящи подчиненост и свързване ще бъде осъществено между официалните дружеството стружки и всички документи за въвеждане it.As доказателство за записи в подкрепа на крайния финансов компания-както е подадена или обявени-важно е да архивирате всички имейли, Excel листове, мигновени съобщения или други съобщения и документи, които бяха разменени, което доведе до окончателно сертифицирани подаване на главен изпълнителен директор и главен финансов директор. Това ще гарантира вземането на CxO, че всички финансови отчети са верни на своите знания и поради проверка е извършена преди удостоверяващ reports.Section 404: Главният изпълнителен директор и главен финансов директор трябва да представи доклад за оценка и удостоверява, че "вътрешен контрол" са оценени и се работи добре или че има слабости и съответни действия се предприемат. Спазването на това изискване е една от най-трудните части на SOX и се нуждае от цялата уби на хора, процеси и технологии. Въпреки това, DMS има важна роля в this.All на имейли и приложените към него документи в хронологичен ред ще трябва да се архивират с цел доказване, че вътрешният контрол са подходящи. В идеалния случай, един работния поток модул ще осигури допълнителна сигурност, че вътрешният контрол implemented.Section 103: изисква съхраняване на документи за период от 7 години за одит компании. Компанията, която проверяват, естествено ще искам да отговори на документация, за да предпази от всяко несъответствие или miscommunication или лошо управление. Също така друга част на акта requiresSection 409: изисква почти в реално време, отчитане на всички материали събития, независимо дали вътрешни или външни за инвеститорите и регулаторните органи. Това може да се извърши с помощта на едно предприятие-широка система за управление на документи с подходящи "сигнал" и уведомленията и работния поток конфигуриран съгласно проекта на съответствието базирани бизнес процеси. Тази система ще се гарантира, че цялата необходима информация е незабавно препредават на висшето ръководство (главен изпълнителен директор и Главен финансов директор) и Комитета за съответствие и консултанти с минимум закъсненията и латентност. DMS предоставя подходящи възможности за спазване съветници да предоставят препоръка (в рамките на определения период от време), свързани с всеки сигнал и ескалация на доклади на CxOs със съответните препоръки. В CxOs може след това да реши дали той заслужава оповестяване при спазването акт въз основа на препоръките на тяхното спазване Комитет или Advisors.Section 802: предвижда наказателна penlties за съзнателно променяне, унищожаване, прикриване и други дейности, като например въвеждане на фалшиви документи, свързани с възпрепятства или да влияят върху текущо или потенциално Предстоящи разследване от Федералната агенция. Това би покана за участие на всички документи, в сигурна система, при която абсолютно никой в компанията може да ги променя, след като те са приключили. Също така това призовава за официален документ, съхранение и унищожаване на политиката, които се спазват стриктно (всъщност, може да бъде доказано, да се спазват) и който включва като се уверите, че няма документ, който всяко разследване на агенцията ще изисква е да бъдат унищожени или изтрити. Furhter, Законът изисква, че веднага след като компанията идва да знаете за потенциален разследване всички документи, принадлежащи или по някакъв начин свързан с това разследване ще бъдат незабавно осъжда неразрушим или несменяем от всеки-включително CxOs на дружеството. Това го прави важно да има една особеност, свързани с създавам! ING и приемането на "сигнали" от правния отдел на дружеството за всякакви текущи или предстоящи потенциал разследвания и като следствие от незабавна информация "прескачане" на всички свързани с тях документи. Тази функция ще гарантира спазването на този раздел и освен потенциален срок затвор и голяма парична глоба и разбира се загуба на credibility.This раздел има силно влияние върху един или записи на политиката за управление на документи на фирмата. Компанията следва да разработи подходяща политика за управление на документи и да се придържат към него в една навременна и строг начин. Ако това не бъде направено, дружеството е изложена на сериозни разходи и щети по отношение на предоставянето на документи на враждебни страни "на досъдебното откритие "-правния процес на предоставяне на всички необходими документи за противната страна в правен костюм. Той също така излага на дружеството до обвинения в укриване или унищожаване на съответните документи-ако се прави на по-късен Етап-дори преди да са започнали съдебни процедури срещу компанията-а Enron системи, свързани с La Артур Андерсен documents.Document управление предлагаме няколко ползи за дружеството. Тъй като ИТ система е бизнес обработката на замразени в определен софтуер и хардуер изпълнение, ако докаже, че бизнес процес е съзнателно и усърдно се спазват. В най-лошия случай това се окаже, че съответствието е се следва в същия дух. Сега дали съответствие е последван във форма може да се узнае от резултатите на дадена система, така и от одитите на това на различни етапи на бизнес процесите. В способност да се следват една одитна пътека на всички документи, създадени или обработени през него е изключително полезен при изпълнение на дейностите за съответствие, както и да докаже спазването на по-късен етап. Способността да се създаде работни потоци, автоматично създава и проверими процес paths.The DMS също така дава възможност за достъп до всички документи по всяко време с относителна лекота. Той действа като централен регистър на документи (и двете структурирано и неструктурирано). Всички публично оповестени документи могат да бъдат заключени в окончателния вид, като графики и не могат да бъдат подправени по-късно. Те могат да се съхраняват и заличава съгласно графиците на различните регулиране и спазването на актове на правителството. Документи и информация, които е трябвало да бъде за ограничено потребление по-високо ниво за управление могат да бъдат стриктно проверени и вътрешен контрол върху тях могат да бъдат прилагани стриктно. В подходящия момент документите могат да бъдат "публикувани". Whistleblower: По тази точка от закона, че е важно, че системата за управление на документи е условие за влизане всички сведения комуникацията е абсолютно сигурно, когато не неоторизиран персонал може да имате достъп до нея и съхранява всички communications.An косвено изискване за управление на документи системи в предприятието е за целите на съхраняване на документите, свързани с политиките на предприятието съответствие, тяхното актуализиране, изменения, вътрешни политики за контрол на дружеството и други документи от подобен характер, които помагат при доказване на съответствие процес на enterprise.The компания трябва да направи политика за следните аспекти на документа: Създаване Одобрените издателство запазване достъп Разпределение на жизнения цикъл Тази политика ще помогне при прилагането на противоречиви изисквания за запазване на документи за съответствие с изискванията, и документ за заличаване за намаляване на разходите за запазване на документи и подобряване на оперативната efficiency.Initial стъпка е да се определят документ задържане политика. Втората стъпка е да се проучат съществуващите системи за управление на документи на място в предприятието, а третата стъпка е да се създаде едно добро управление документ system.Have централизирано хранилище на documents.Have структурирана и йерархична architectureHave сигурност & контрол на достъпа * Доклад за дистрибуция или система за управление на документи & Workflow система ще изплати тази на главен изпълнителен директор и финансов директор в рамките на определения срок и да им позволи достатъчно време, за да направят своя собствена окончателните решения за situation.Finally, една обществена информация на разпределителни мрежи трябва да са налице за бързо изплащане на тази информация по преценка важно от главен изпълнителен директор & финансов директор до инвеститорите & други заинтересовани страни или съответните органи, предписани от SOX.Author: д-р Викас Гупта V.. Email: ceo@inkorus.comhttp: / / www.inkorus.comwww.istrat.co. в www.gemolap.com www.internetsrus.com www.real-имоти уеб software.comAbout на AuthorDr. Гупта е основател & председателя на Istrat. Той е Б. Tech. от IIT, Бомбай & Знаех си MS (Engineering) & Докторска степен по инженерство науката (Р) от Колумбийския Univ., Ню Йорк. След неговата докторска степен той е работил в Университета на Калифорния, Ървайн като Изследовател и като гл. Проф. по ИИТ Kharagpur.He е отговорен за определяне на стратегия и ръководството на компанията и се грижи за стратегията и изпълнението на стратегията. Той предоставя една глобална перспектива на дружеството и осигурява мост между индийската ИТ ресурси, включително талант и продукти, и международни клиенти с ИТ изисквания. Той предвижда в Индийския ИТ таланти с разбирането на параметрите, важни за клиента в световен мащаб (а именно, качеството, надеждността и доставка, освен разходите). По същия начин той предоставя глобални клиенти, които разбират от широчината & дълбочината на опита на индийските ИТ работна сила (а именно, Архитектура & Дизайн експертизи, разработване на продукти & експертиза за управление на проекти и
Член Източник: Messaggiamo.Com
Related:
» Seo Elite: New Seo Software!» AntiSpywareBOT
» Reverse Mobile
» Error Nuker
уебмастъра Вземи Html кодекс
Добави тази статия на вашия сайт сега!
уебмастъра Подайте членове
Не е необходима регистрация! Попълнете формата и статията ви е в Messaggiamo.Com директория!
