需要的文件管理系统（DMS）
文档管理或企业信息管理，也许是大多数企业解决方案，将提供一个解决办法SOX法案的各项要求的重要之一。 SOX的一些路段1 关于该企业/记录数字文档创建的方式加以审查，直接关系到批准，存储，检索，传输和destroyed.Knowledge管理：文件及纪录 ManagementEstimates已计算，一个显着的大部分（有人说，70％以上由企业拥有的文件）的数字格式，而且可能永远不会出现在hardcopy.According Gartner的主编詹姆斯伦迪：记录管理将成为前10名，在未来year.In许多CIO的以下问题，我们将讨论萨班斯各部分的文档管理解决方案 可能有助于遵守with.SOX节：302：302条规定，首席执行官和首席财务官必须亲自证明财务报表，并于公司的真实性和准确性作出披露。 这需要一个能够使首席执行官和首席财务官相信所有的披露，该公司作出的真实性和准确性制度。这可以通过两种方式：一种是涓滴的 负责的首席执行官和较低的管理水平和首席财务官回应了泡沫迹象从所有文件都对公司filings.Second投入较低的管理水平取舍是设计 全面的业务流程，生产公司提交的文件。在业务流程的设计将会非常严格地遵守所有的规定和适当执行和所有培训 有关人员将业务流程进行测试，并定期。此外，业务流程本身将公开严格的内部审计，将进行不时出 time.One，或两者结合这些做法将有助于确保正确compliance.For很长的这两个选项很清楚，一个强大的企业级文档管理系统将提供 基础，遵守将实际执行。在第一种情况时，申请注销可以配置使用的是文档管理系统的工作流程模块。在第二种情况下，业务流程 本身也将配置在文档管理系统和所有有关的证明或输入文件也将成为DMS和适当的从属地位的一部分，连接之间将正式完成 公司提交的文件和所有的输入文件it.As证明了支持最终公司财务，所提交的记录或报告的，重要的是所有存档的电子邮件，Excel表格，即时讯息或其他 通信及交换了导致的CEO和CFO的最后认证的申请文件。这将保障CxO声称所有的财务报告非常真实，他们的知识和适当 勤奋之前进行的证明reports.Section 404：首席执行官和首席财务官必须提供一份报告，评估和证明的“，”内部控制进行了评估，并正罚款，或 有弱点，并采取适当的行动正在采取行动。遵守这项规定是对萨班斯法案中最困难的部分之一，需要一个人，流程和技术在许多地方。但是，管理事务司 一个重要的角色发挥this.All的电子邮件和附加文件按时间顺序将需要存档的证明目的，内部控制是适当的。理想情况下， 工作流程模块将提供额外的保证内部控制implemented.Section 103：要求存储为7年的审计公司的文件。该公司自然会被审计 要复制的文件，以防止任何差异或误传或管理不善。也是另一种行为的requiresSection 409部分：需要几乎所有重大的实时报告 事件无论是内部还是外部投资者和监管机构。这可以通过使用单个企业范围内的文件管理系统，适当的“警报”，并 通知和工作流程配置根据履约的设计为基础的业务流程。这一系统将确保所有相关信息立即传送到高层管理人员（CEO和 CFO）和遵约委员会以及最低延迟和延迟顾问。管理事务司提供适当的能力，遵守顾问提供的建议（在规定的时限）挂钩 每个警报和升级与适当的建议CxOs报告。该CxOs可以决定是否值得遵守披露下行事的建议为基础的合规 委员会或Advisors.Section 802：规定了对故意犯罪penlties改变，破坏，隐瞒和其他活动，如引进虚假记载，有关的阻碍或影响正在进行的或 可能即将由联邦调查机构。这将要求举行一个安全系统中的所有文件，其中绝对没有在公司人都不能改变他们一旦确定。这也要求对 正式文件保留和销毁政策是严格遵守（事实上，可以证明是坚持），并确保涉及的文件，没有任何调查机构将需要的是 被摧毁或删除。 Furhter，该法规定，一旦该公司3071.01知道潜在的调查有关的所有文件或以某种方式有密切关系的立即下令调查 坚不可摧或不可改变的任何人，包括公司的CxOs。这使得重要的是要有与以创造功能！ing和接受“警报”，从公司的法律部门 对正在进行或即将到来的任何潜在的调查并因此即时信息“跳马的所有相关文件”。此功能将确保本条文规定和保存 一个潜在的监禁和罚款和大型金融当然credibility.This部分损失上的记录或文件，公司的管理政策的强烈影响。该公司应制定适当的 文件管理政策，遵守它及时和严格的方式。如果不这样做，公司面临严重的费用和损失，在提供的“预审文件，敌对双方的条款 发现“，提供一个适合所有有关的法律文件，向对方的法律程序。这也使该公司隐瞒或销毁有关文件的指控，如果在以后的工作 阶段，甚至在任何法律程序，违背了公司一拉安达信的安然公司有关的documents.Document管理系统，开始提供若干好处给该公司。由于IT系统是一个业务 在一个特定的软件和硬件实现冷冻过程中，它证明了特定业务流程，并正在努力自觉遵守。在最坏的情况，这证明了符合 所遵循的精神。现在是否遵守形式正在遵循可从特定系统的结果出来，并从它在审计业务过程的不同阶段。那个 后续能力对所有创建的文档审计线索，或通过它处理的是极其执行情况的活动和证明在后一阶段的遵守也很有用。创造能力 工作流程自动创建可审计过程paths.The管理事务司，还有可能获得的任何相对容易时候任何文件。它也作为中央文件库（包括 结构化和非结构化）。所有公开披露的文件可以被锁定在与图像的最后形式，不能与后来被篡改。这些可以存储和删除，根据不同的时间表 政府监管和遵守行为。文件和资料，应该是最高管理水平有限的消费也可以严格筛选，并可以对这些内部控制 严格执行。在适当的时候能够访问这些文档“发表”。举报者：对于这种行为的部分，重要的是，文件管理系统提供的记录所有的告密者 沟通，在没有绝对安全的未经授权的人员可以访问它，并将其存储在企业中的所有communications.An的文档管理系统要求是间接的目的 储存企业遵守有关政策文件，其更新，修正，该公司和其他类似性质的文件，内部控制政策，帮助合格证明 在enterprise.The公司的过程需要对文件作以下几个方面：建立认证出版发行周期保留访问政策，这一政策将有助于实施 文件的规定的执行，文件要求删除保留矛盾，减少文件的保存成本，提高业务efficiency.Initial第一步是定义文档 保留政策。第二个步骤是调查现有的文档管理系统建立在企业和第三步是建立适当的文件管理system.Have集中储存库 documents.Have一个结构和层次architectureHave安全和访问控制*报告的分发系统或文件管理和工作流程系统将发放就此向首席执行官和首席财务官内 规定的时限内，让他们有足够的时间作出自己的判断对最后的situation.Finally，公共信息分发系统应尽快支付存在这些信息，如果判断 重要的行政总裁兼首席财务官，向投资者和其他利益相关者或有关当局的SOX.Author规定：博士维卡斯五古普塔。电邮：ceo@inkorus.comhttp：/ / www.inkorus.comwww.istrat.co。在www.gemolap.com www.internetsrus.com www.real房地产，网络software.comAbout的AuthorDr。古普塔是创始人兼伊斯特拉特主席。他是乙技术。来自印度理工学院，孟买和没有他的硕士（工程）和工程科学博士学位 （博士）由哥伦比亚大学。纽约。他的博士学位后，他在加利福尼亚州，作为一个研究科学家欧文和大学当过助理。在IIT Kharagpur.He教授负责制定战略 和方向，并期待该公司后的战略和策略的执行。他提供了一个全球的角度对公司和印度之间提供一个桥梁的IT资源，包括人才，产品， 和全球的客户提供IT需求。他提供了一个重要的参数对全球客户的了解，印度IT人才（即质量，可靠性和交货，除了成本）。同样，他还 提供了一个广度和对专业知识的深入了解印度IT劳动力（即建筑与设计技术，产品开发和项目管理的专业知识和全球客户
文章来源: Messaggiamo.Com
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