必要な文書管理システム（DMS）の
文書管理や企業情報の管理おそらく1つのほとんどは、SOX法のさまざまな要求にソリューションを提供するエンタープライズソリューションの重要なのです。 SOX法のいくつかのセクションが これでは、デジタル文書は、企業の/レコードが作成されている方法の見直しに直結し、格納され、承認された、転送、取得および管理destroyed.Knowledge：ドキュメント＆レコード ManagementEstimatesが大幅に大きな割合（一部は、文書の企業が所有する70％以上）は、デジタル形式でアールhardcopy.Accordingで見ることがなかったかもしれないという計算が行われました にガートナー社の編集長、ジェームズランディの：レコード管理は、今後year.Inで多くのCIOは、次のトップ10の問題は、SOX法のさまざまなセクションについて説明しますになるには、ドキュメント管理ソリューション with.SOXセクション遵守するために役立つかもしれない：セクション302：セクション302、CEOとCFOによると、個人的には、財務諸表および開示の信憑性と正確さには、同社が行った証明する必要があります。 これは、CEOとCFOのは、すべての開示は、会社も正確され、本物の自信になる場所には、システムが必要です。これは2つの方法で行うことができます：1つのトリクル充電することですダウン 最高経営責任者の責任と下位の管理レベルを最高財務責任者および応答のバブル登録のトレードオフは、同社filings.Secondへの入力がすべてのドキュメントを下位の管理レベルから設計することです 包括的なビジネスプロセスは、会社の書類を生成します。ビジネスプロセスを非常に厳格な方法ですべての規定は、適切に実装すると、すべての訓練を遵守するように設計される 担当者は、ビジネスプロセスに関連する実施され、テストを定期的に。さらに、ビジネス自体は、時間に実施される厳格な内部監査に開放されるプロセス time.One、またはこれらの両方のプラクティスを組み合わせて、適切なcompliance.Forの確保に向けてこれらの両方のオプションには、強力なエンタープライズ規模の文書管理システムを提供することは明らかですが長い道を行く これで、コンプライアンス、実際に実施される基盤。最初のケースでは、今プレーオフは、文書管理システムのワークフローモジュールを使用して構成することができます。 2番目のケースでは、ビジネスプロセス 自体は、文書管理システムで構成されるすべての関連する、または入力ドキュメントをサポートしすぎて、DMSと適切な従属の一部になるとリンクの関係者の間で行われる レコードは、最終的な会社の会計-として訴訟を支援it.As証明書や報告を、会社の提出書類や、すべての入力ドキュメントをそれをアーカイブするすべての電子メールが重要である、シート、インスタントメッセージ、または他のエクセル 通信およびドキュメントは、これは最後の認定を申請するために、CEOとCFOが率いる交換を行いました。これは、CxOの主張は、すべての財務報告書は、知識や原因に該当する場合に保護されます 勤勉reports.Section 404を証明する前に実施されました：CEOとCFOは、レポートの評価を提供することを証明するには、"内部統制"と評価されて罰金以上の作業している必要があります がある弱さや適切な処置を取らされている。この要件の遵守1版SOX法の中で最も困難な部分の一つであり、人、プロセス、技術の全体のスルーレートが必要です。しかし、DMSは を証明する目的のためには、内部統制の適切なアーカイブするthis.Allと時系列順序で添付書類の電子メールを再生する必要がある重要な役割をしています。理想としては、 ワークフローモジュールは、内部統制implemented.Section 103アールに追加保証を提供します：監査企業の7年間の期間のためのドキュメントを格納する必要があります。会社の監査していると、自然 不一致や連絡ミスや不始末を防ぐためのマニュアルを複製するようにします。また、行動requiresSection 409の別の部分：近くにすべての素材のリアルタイムのレポートが必要です イベントかどうかは、内部または投資家への外部および規制機関。これは、単一の企業との幅広いドキュメント管理システムを使用して、適切な"警告"を達成することができます 通知、および構成のワークフローに適合して設計ベースのビジネスプロセスに応じて。このシステムは、確実にすべての関連情報はすぐにトップマネジメント（CEOの中継であることを希望 最高財務責任者）や、コンプライアンス委員会および最小遅延や遅延のアドバイザー。 DMSのコンプライアンスアドバイザーへの勧告を提供するための適切な機能を提供します（内の時間枠を規定）にリンク 各アラートをエスカレートさせる適切な提言をしてCxOsに報告します。 CxOsしているかどうか、コンプライアンスの下にメリットの開示の遵守の勧告に基づいて行動を決定することができます 委員会またはAdvisors.Section 802：故意に変更するため、刑事penltiesは、破棄、および他の活動など、虚偽の記録の導入などを隠し、妨げ、または、または継続的に影響を及ぼす関連を提供します 連邦政府機関が潜在的に今後の捜査。これは、いったん決定されますが、同社では絶対誰にも変えることができるセキュアなシステム内のすべての文書を保持するための呼び出しです。はまた、この呼び出し 正式な文書の保存と破壊の政策は、厳密に（実際に付着する）とは、ドキュメントがない任意の捜査機関が必要になることを確認されますことを含むことが証明できます遵守さ 破壊されたり削除されます。として、同社の潜在的な捜査に関するすべての文書または何らかの方法では、捜査に密接に係ることを知ったFurhterの行為はすぐにすぐになっておりますが必要です または不変の誰もが不滅の会社のCxOsを含む。これにより、重要な機能のレコード生成に関連したものになります！のINGと"受け入れる"と、同社の法務部門からの警告 任意の進行中またはこれから開催される潜在的な調査についての結果、すぐに情報を""すべての関連する文書のアーチ形の天井など。この機能は、特定のセクションを確実に遵守し、保存する 潜在的な懲役刑や大規模な金融罰金とcredibility.Thisセクションのコースの損失を記録、または企業の文書管理政策に大きな影響があります。同社は、適切な開発しなければならない 文書管理政策とそれに従ってタイムリーかつ厳密な方法です。もしこれを実行しない場合は、会社の厳しいコストや損傷に敵対する者に、"公判前の文書を提供する点で公開されて 野党に法的訴訟に関連するすべてのドキュメントを提供するの発見"法的手続き、また隠れて、または関連文書を破壊するの告発をするために会社を公開-場合は、以降に行わ ステージの法的手続でも前に、会社ラアーサーアンダーセンのエンロン- documents.Document管理システム関連のに対して開始されている会社にいくつかの利点を提供します。以来、ITシステムのビジネスです プロセスは、特定のソフトウェアやハードウェアの実装では冷凍、それを裏付けるには、特定のビジネスプロセスされて意識的にこまめに付着されます。最悪のケースでは、これが遵守であることを証明 精神で続いている。今すぐかどうか、コンプライアンスの形式で続いている特定のシステムの結果から、それを監査し、また、ビジネスプロセスのさまざまな段階から出て発見することができます。 機能は、すべて文書を作成した上で、監査証跡に従うか、またはを介して処理は非常に、また後の段階で適合証明のコンプライアンス活動を実行するのに役立ちます。機能を作成する ワークフローを自動的に監査プロセスpaths.The DMSのも比較的容易との時間を任意の時点で任意のドキュメントにアクセスすることができますを作成します。また、文書の中央リポジトリとして機能します（両方の 構造化および非構造化）。すべての一般に公開文書を画像として最終的な形でロックすることができます後に改ざんすることはできません。これらの格納されること、および削除のスケジュールに応じて様々な 政府の規制およびコンプライアンスの行為。文書および情報は、限られた消費のために、経営トップレベルでも、することができますことを厳格にし、これらのことができる上、内部統制上映なっている 厳密に施行する。ドキュメントの"公益通報者：公開"することができます適切な時点での行為は、このセクションでは、その文書管理システムのすべての内部告発者のログに提供されることが重要です 通信は絶対安全はない不正な担当者がアクセスすることができる可能性がありますと、企業内のドキュメント管理システムのすべてのcommunications.An間接的な要件を格納する目的のためです ドキュメント企業コンプライアンスポリシーに関連する格納、彼らの更新、改正、会社と同様の性質の他のドキュメントの内部統制のポリシーでは、コンプライアンスを証明するのに役立つ enterprise.The会社でプロセスドキュメントの次の側面：創造の承認出版リテンションアクセス分布ライフサイクルこの政策についての政策決定への実装の助けになる必要がある 文書保存のコストを削減し、運用efficiency.Initial手順を改善するためのコンプライアンスの目的と文書の削除のドキュメントの保存の相反する要件は、ドキュメントを定義することです 保持ポリシー。 2番目のステップは、企業内の場所では、既存のドキュメント管理システムとの第3段階の調査には、適切な文書管理の集中リポジトリsystem.Haveを作成することです 構造化された階層architectureHaveセキュリティとアクセス制御*レポートの配布システムや文書管理＆ワークフローシステムdocuments.Have最高経営責任者と内の最高財務責任者は、この支出されます 所定の時間フレームやsituation.Finallyについての彼らの自身の最終判断を下すに十分な時間ができるように、公共の情報流通システムの迅速にこの情報を支出するために存在しなければならない場合、判断 CEO兼CFOのが重要で、投資家その他の利害関係者や関係当局SOX.Author定める：博士Vikas五グプタする。Eメール：ceo@inkorus.comhttp：/ / www.inkorus.comwww.istrat.co。 www.gemolap.comで www.internetsrus.com www.real -不動産のWeb - AuthorDr software.comAbout。グプタ創始者兼社長Istratです。彼はBの技です。軟情報技術学院、ボンベイ＆基礎工学研究した修士（工学）と博士から （博士課程）コロンビア大から、ニューヨーク。彼は、カリフォルニア大学アーバイン校研究員としてで働いている彼の博士号を取得後asstはいる。教授軟情報技術学院Kharagpur.Heでの戦略を設定するための責任がある 会社の方向となります後の戦略とは、戦略の実行。彼はその会社には、グローバルな視点を提供し、人材と製品を含むインドのITリソースの間のブリッジを提供し、 のITとのグローバルな顧客の要件。彼は、パラメータは、グローバルなクライアントに重要なの理解して（つまり、品質、信頼性、納期、コスト以外にも）は、インドのIT人材を提供します。同様に彼は 幅広さと深さは、インドの専門的知識の理解のIT労働者（すなわち、建築＆デザインの専門知識、製品開発、プロジェクト管理の専門知識とを全世界の顧客に提供
記事のソース: Messaggiamo.Com
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