Email efficace et vers Voicemail
Le jeune de Stephen de consultant en matière de gestion du temps réclame que le temps moyen consommé par un appel téléphonique non planifié est de 12 minutes, des vers 7 minutes pour un appel prévu. Ceci représente l'épargne de cinq-minute chaque fois que vous prenez notes quelques notes avant de composer un numéro.
Mon client moyen reçoit environ 45 email et 15 voicemails par jour. Mais l'efficacité de notre utilisation détermine l'efficacité avec notre gestion du temps. Voici quelques bouts à aider à augmenter votre exécution personnelle et cela de votre équipe :
En envoyant des messages
Soyez spécifique au sujet de votre sujet. La ligne soumise est un grand outil au communicate?but tellement souvent négligé. Par exemple, 'ordre du jour de réunion de vente octobre de 31 '. Dans votre voicemail, faites la personne savoir très tôt dans le message de pourquoi vous appelez et de ce que vous avez besoin. Par exemple, 'j'appelle parce que j'ai besoin de votre entrée sur le projet de Jones avant que je puisse accomplir le rapport lundi dû '.
Soyez spécifique dans votre première phrase. Pour l'email, la première phrase devrait répondre au 'qui, ce qui, pourquoi, où et quand 'pour le destinataire. Avec le voicemail, employer une liste aide à empêcher l'étiquette de téléphone, ainsi notez vos points clés avant la sélection vers le haut du téléphone. Dans les deux cas incluez les chronologies ou les dates-limites. Par exemple, 'j'ai besoin de vous pour passer en revue et approuver le budget joint de 4PM vendredi '.
Soyez sélectif au sujet de la distribution. Quand elle vient aux email, essayez de copier seulement ces individus directement affectés par le contenu. L'information de copier ou de expédition perd aléatoirement le temps du destinataire aussi bien que vos propres.
En recherchant des messages
Fréquence de récupération. D'une manière générale je recommande de sélectionner vers le haut des messages 3-4 fois par jour. Cependant, le nombre de fois par jour où vous recherchez des messages dépend du type de travail vous avez et les circonstances entourant votre travail. Si vous savez il y a une issue, le contrat ou la date-limite apparaissant indistinctement vous peut finir vers le haut de la vérification plus fréquemment ce jour.
Filtre par la personne. Si vous êtes uniformément copié ou aveugles sont copiés sur des email, elles auront probablement une priorité inférieure que ceux écrite spécifiquement à vous. Économiser elles dans une chemise numérique marquée 'cc/bc 'et lisez-les à un temps postérieur. S'ils uniformément ne fournissent pas des informations que vous avez besoin, entrez en contact avec l'expéditeur et demandez le déplacement de votre nom de la liste de distribution.
Entretien efficace
Traitez votre inbox d'email car vous vous empaquetteriez l'inbox. Laisser l'information dans un inbox juste encombre vers le haut du système et favorise la prise de décision retardée (temporisation d'aka). Établissez les chemises de dossier électronique et après lecture du message, classez-ou supprimez-le.
Ce sont justes quelques bouts, mais la chose la plus importante simple à se rappeler est de développer une stratégie d'email et de voicemail, de la partager avec l'équipe et encourager chacun à coller à l'utilisation !
Copyright Cynthia 2001 Kyriazis. Tous droits réservés.
Cynthia Kyriazis est une organisatrice, un entraîneur, une conseillère, un orateur, un entraîneur et un auteur professionnels avec sur 20 ans d'expérience de gestion aux sociétés multi-unit. Elle est président de l'organisent, inc., clients d'organisation d'une fortune 500 de portion de société de consultation depuis 1995. Cynthia a travaillé avec plus de 150 compagnies et centaines de professionnels pour aider à améliorer l'exécution dans les secteurs de la gestion de temps, d'information, d'espace et de dossier électronique.
Cynthia est apparue dans l'investigateur de Philadelphie, Kansas City Tiennent le premier rôle et le Journaliste légal. Elle sert actuellement de secrétaire sur le conseil d'administration pour l'association nationale des organisateurs professionnels (NAPO), le membre de l'association nationale de haut-parleurs (NSA), membre de la société internationale pour l'amélioration d'exécution ? Chapitre de Kansas City (ISPI-KC) et conseiller à l'association d'entraînement américaine.
Source D'Article: Messaggiamo.Com
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