Αποτελεσματικά ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και φωνητικό ταχυδρομείο στίχων
Ο σύμβουλος χρονικής διαχείρισης stephen Young υποστηρίζει ότι ο μέσος χρόνος που καταναλώνεται από ένα μη σχεδιασμένο τηλεφώνημα είναι 12 λεπτά, στίχοι 7 λεπτά για μια προγραμματισμένη κλήση. Αυτό αντιπροσωπεύει την πέντε-μικρή αποταμίευση κάθε φορά που σημειώνετε μερικές σημειώσεις πρίν σχηματίζετε έναν αριθμό.
Ο μέσος πελάτης μου λαμβάνει περίπου 45 ηλεκτρονικά ταχυδρομεία και 15 φωνητικά ταχυδρομεία ημερησίως. Αλλά η αποτελεσματικότητα της χρήσης μας καθορίζει την αποδοτικότητα με τη χρονική διαχείρισή μας. Εδώ μερικές άκρες για να βοηθήσει να αυξήσει την προσωπική απόδοσή σας και αυτή της ομάδας σας:
Κατά την αποστολή των μηνυμάτων
Να είστε συγκεκριμένος για το θέμα σας. Η υπαγόμενη γραμμή είναι ένα μεγάλο εργαλείο στο communicate?but τόσο που αγνοείται συχνά. Παραδείγματος χάριν, "31 Οκτωβρίου πωλήσεις που συναντούν την ημερήσια διάταξη". Στο φωνητικό ταχυδρομείο σας, αφήστε το πρόσωπο να ξέρει πολύ νωρίς στο μήνυμα γιατί καλείτε και τι χρειάζεστε. Παραδείγματος χάριν, "καλώ επειδή χρειάζομαι την εισαγωγή σας στο πρόγραμμα Jones προτού να μπορέσω να ολοκληρώσω την οφειλόμενη Δευτέρα εκθέσεων".
Να είστε συγκεκριμένος στην πρώτη πρότασή σας. Για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, η πρώτη πρόταση πρέπει να απαντήσει "ποιοι, τι, γιατί, όπου και πότε" για τον παραλήπτη. Με το φωνητικό ταχυδρομείο, που χρησιμοποιεί ένας κατάλογος βοηθά να αποτρέψει την τηλεφωνική ετικέττα, γράψτε έτσι κάτω τα βασικά σημεία σας πρίν παίρνει το τηλέφωνο. Και στις δύο περιπτώσεις περιλάβετε τις υποδείξεις ως προς το χρόνο ή τις προθεσμίες. Παραδείγματος χάριν, "το ι σας χρειάζεται για να αναθεωρήσει και να εγκρίνει το συνημμένο προϋπολογισμό μέχρι την Παρασκευή 4PM".
Να είστε εκλεκτικός για τη διανομή. Όταν τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία, προσπαθήστε να αντιγράψετε μόνο εκείνα τα άτομα που επηρεάζονται άμεσα από το περιεχόμενο. Η αντιγραφή ή η αποστολή των πληροφοριών σπαταλά αδιακρίτως το χρόνο του παραλήπτη καθώς επίσης και σας δικοί.
Κατά την ανάκτηση των μηνυμάτων
Συχνότητα ανάκτησης. Γενικά συστήνω τα μηνύματα 3-4 φορές ημερησίως. Εντούτοις, ο αριθμός χρόνων ημερησίως ανακτάτε τα μηνύματα εξαρτάται από τον τύπο εργασίας που έχετε και οι περιστάσεις που περιβάλλουν την εργασία σας. Εάν ξέρετε υπάρχει ένα ζήτημα, η σύμβαση ή η προθεσμία που εμφανίζεται εσείς μπορεί να καταλήξει συχνότερα σε εκείνη την ημέρα.
Φίλτρο από το πρόσωπο. Εάν αντιγράφεστε με συνέπεια ή τυφλός αντιγραμμένος στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία, θα έχουν πιθανώς μια χαμηλότερη προτεραιότητα από τους αυτούς που γράφονται συγκεκριμένα σε σας. Εκτός από τους σε έναν ψηφιακό φάκελλο επονομαζόμενο "τα CC/p.H." και που διαβάζεται τους σε έναν πιό πρόσφατο χρόνο. Εάν αποτυγχάνουν με συνέπεια να παρέχουν τις πληροφορίες χρειάζεστε, έρχεστε σε επαφή με την αφαίρεση αποστολέων και αιτήματος του ονόματός σας από τον κατάλογο διανομής.
Αποτελεσματική συντήρηση
Μεταχειριστείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας inbox δεδομένου ότι εσείς inbox. Η αναχώρηση των πληροφοριών σε ένα inbox σωριάζει ακριβώς επάνω το σύστημα και προωθεί την καθυστερημένη λήψη απόφασης (αναβλητικότητα aka). Καθιερώστε τους ηλεκτρονικούς φακέλλους αρχείων και μετά από να διαβάσει το μήνυμα, είτε αρχείο είτε τον διαγράψτε.
Αυτές είναι ακριβώς μερικές άκρες, αλλά το ενιαίο σημαντικότερο πράγμα που θυμάται είναι να αναπτυχθεί μια στρατηγική ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και φωνητικού ταχυδρομείου, να μοιραστεί με την ομάδα και να ενθαρρυνθεί η καθεμία για να κολλήσει στη χρήση!
Πνευματικά δικαιώματα 2001 Cynthia Kyriazis. Τα δικαιώματα που διατηρούνται όλα.
Η Cynthia Kyriazis είναι επαγγελματικοί διοργανωτής, εκπαιδευτής, σύμβουλος, ομιλητής, ένας προπονητής και συντάκτης με πάνω από 20 έτη διοικητικής εμπειρίας στις εταιρίες πολυ-μονάδων. Είναι Πρόεδρος Organize αυτό, Α.Ε., μια οργανωτική σταθερή εξυπηρετώντας τύχη 500 διαβούλευσης πελάτες δεδομένου ότι 1995, Cynthia έχουν λειτουργήσει με πάνω από 150 επιχειρήσεις και εκατοντάδες των επαγγελματιών για να βοηθήσουν να βελτιώσουν την απόδοση στους τομείς του χρόνου, των πληροφοριών, της διαστημικής και ηλεκτρονικής διαχείρισης αρχείων.
Η Cynthia έχει εμφανιστεί στον ερωτόντα της Φιλαδέλφειας, το αστέρι πόλεων του Κάνσας και το νομικό κατάσκοπο. Χρησιμεύει αυτήν την περίοδο ως ο γραμματέας στο διοικητικό συμβούλιο για την εθνική ένωση των επαγγελματικών διοργανωτών (NAPO), μέλος της εθνικής ένωσης ομιλητών (NSA), μέλος της διεθνούς κοινωνίας για τη βελτίωση απόδοσης; Κεφάλαιο πόλεων του Κάνσας (ησπη-κθ) και σύμβουλος στην αμερικανική προγυμνάζοντας ένωση.
Αρθρο Πηγη: Messaggiamo.Com
Related:
» Run Your Car On Water» Recession Relief
» Advanced Automated Forex Trading
» Profit Lance
Webmaster παίρνει τον κώδικα HTML
Προσθεστε αυτο το αρθρο στον ιστοτοπο σας τωρα!
Webmaster υποβάλλει τα άρθρα σας
Εγγραφή που απαιτείται καμία! Συμπληρώστε τη μορφή και το άρθρο σας είναι στον κατάλογο Messaggiamo.Com
