Email eficaz y versos Voicemail
El joven de Stephen del consultor en administración de empresas de tiempo demanda que el tiempo medio consumido por una llamada telefónica imprevista es 12 minutos, los versos 7 minutos para una llamada prevista. Esto representa ahorros del cinco-minuto cada vez que usted apunta algunas notas antes de marcar un número.
Mi cliente medio recibe cerca de 45 email y 15 voicemails al día. Pero la eficacia de nuestro uso determina la eficacia con nuestra gerencia de tiempo. Aquí están algunas extremidades a ayudar a aumentar su funcionamiento personal y el de su equipo:
Al enviar mensajes
Sea específico sobre su tema. La línea sujeta es una gran herramienta al communicate?but pasado por alto tan a menudo. Por ejemplo, ' agenda de la reunión de ventas de octubre del 31 '. En su voicemail, deje a persona saber muy temprano en el mensaje porqué usted está llamando y lo que usted necesita. Por ejemplo, ' estoy llamando porque necesito su entrada en el proyecto de Jones antes de que pueda terminar el informe lunes debido '.
Sea específico en su primera oración. Para el email, la primera oración debe contestar a ' quién, lo que, porqué, donde y cuando ' para el recipiente. Con el voicemail, usar una lista ayuda a prevenir la etiqueta del teléfono, así que anote sus puntos dominantes antes de escoger encima del teléfono. En ambos casos incluya los timelines o los plazos. Por ejemplo, ' le necesito repasar y aprobar el presupuesto unido por los 4PM viernes '.
Sea selectivo sobre la distribución. Cuando viene a los email, intente copiar solamente a esos individuos afectados directamente por el contenido. La información del copiado o de la expedición pierde indistintamente el tiempo del recipiente así como sus el propio.
Al recuperar mensajes
Frecuencia de la recuperación. Generalmente hablando recomiendo el escoger encima de mensajes 3-4 veces al día. Sin embargo, el número de épocas al día que usted recupera mensajes depende del tipo de trabajo usted tiene y las circunstancias que rodean su trabajo. Si usted sabe hay una edición, el contrato o el plazo que asoma usted puede terminar encima de la comprobación más con frecuencia en ese día.
Filtro de la persona. Si le copian u ocultos se copian constantemente en email, tendrán probablemente una prioridad más baja que unas escritas específicamente a usted. Excepto ellos en una carpeta digital etiquetó ' cc/bc ' y lo leen en un rato más último. Si no pueden constantemente proporcionar la información que usted necesita, entre en contacto con el remitente y solicite el retiro de su nombre de la lista de distribución.
Mantenimiento eficaz
Trate su inbox del email pues usted usted empapelaría el inbox. Dejar la información en un inbox justa estorba encima del sistema y promueve la toma de decisión retrasada (dilación del aka). Establezca las carpetas del archivo electrónico y después de leer el mensaje, archívelo o suprima.
¡Éstos son justos algunas extremidades, pero la sola cosa más importante a recordar es desarrollar una estrategia del email y del voicemail, compartirla con el equipo y animar a cada uno que se pegue al uso!
Copyright Cynthia 2001 Kyriazis. Todos los derechos reservados.
Cynthia Kyriazis es un organizador, un amaestrador, un consultor, un locutor, un coche y autor profesionales con sobre 20 años de experiencia de la gerencia en corporaciones multi-unit. Ella es presidente de la organiza, inc., clientes de organización de la firma que consulta de una fortuna 500 de la porción desde 1995. Cynthia ha trabajado con sobre 150 compañías y centenares de profesionales para ayudar a mejorar funcionamiento en las áreas de la gerencia del tiempo, de la información, del espacio y de archivo electrónico.
Cynthia ha aparecido en el investigador de Philadelphia, la estrella de la ciudad de Kansas y el Intelligencer legal. ¿Ella sirve actualmente como secretaria en la junta directiva para la asociación nacional de los organizadores profesionales (NAPO), miembro de la asociación nacional de los altavoces (NSA), miembro de la sociedad internacional para la mejora del funcionamiento? Capítulo de la ciudad de Kansas (ISPI-KC) y consultor a la asociación que entrena americana.
Artículo Fuente: Messaggiamo.Com
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