有效的电子邮件和诗歌Voicemail
时间安排顾问斯蒂芬年轻人声称平均时间由一次无计划的电话消耗是12 分钟, 诗歌7 分钟一个计划的打电话。这代表五分钟储款在您草草记下一些笔记时候在拨数字之前。
我一般的客户接受大约45 电子邮件和15 voicemails 每天。但我们的用法的有效率确定效率以我们的时间安排。这一些要诀帮助增加您的个人表现和那您的队:
当送信
是具体的关于您的主题。附属的线是一个伟大的工具对communicate?but 那么经常被忽略。例如, ' 10月31 日销售会议议程' 。在您的voicemail, 告诉人非常及早在消息为什么您叫并且什么您需要。例如, ' 我叫因为我需要您的输入在琼斯项目在我能完成报告适当星期一' 之前。
是具体的在您的第一个句子。为电子邮件, 第一句子应该回答' 谁, 什么, 为什么, 何时何地' 为接收者。以voicemail, 使用名单帮助防止电话标记, 因此写下您的关键在采摘电话之前。在两个案件包括时间安排或最后期限。例如, ' 我需要您回顾和批准附上预算被4PM 星期五' 。
是有选择性的关于发行。当它来到电子邮件, 设法复制唯一那些个体由内容直接地影响。复制或向前信息不加区别地浪废接收者的时间并且您自己。
当检索消息
检索频率。一般而论我推荐采摘消息3-4 次每天。但是, 次数每您检索消息的天取决于您有和情况围拢您的工作的类型工作。如果您知道有问题, 合同或最后期限隐约地出现您也许结束更加频繁地检查在那天。
过滤器由人。如果您被复制或瞎一致地被复制在电子邮件, 他们大概将有低优先级比一个给您具体地被写。之外他们在一个数字式文件夹标记了' cc/bc ' 和读他们在最新时光。如果他们一致地不提供您需要的信息, 与发令者联系和请求您的名字撤除从分布表。
有效的维护
对待您的电子邮件inbox 因为您您会裱糊inbox 。把信息留在在inbox 正义凌乱系统和促进被延迟的政策制定(aka 耽搁) 。建立电子文件文件夹和在读消息以后, 或归档或删除它。
这些是正义的几个要诀, 但唯一最重要的事记住是开发电子邮件和voicemail 战略, 与队分享它和鼓励大家黏附对用途!
版权2001 年辛西亚Kyriazis 。版权所有。
辛西亚・Kyriazis 是一位专业组织者、教练员、顾问、报告人、教练和作者以经过20 年管理经验在multi-unit 公司中。她是总统组织它, 公司, 组织咨询公司服务时运500 客户自1995 年以来。辛西亚工作以150 公司和上百专家帮助改进表现在时间、信息、空间和电子文件管理区域。
辛西亚出现在费城察问者、堪萨斯城星和法律Intelligencer 。她当前担当秘书在理事为专业组织者的全国协会(NAPO), 全国报告人协会的成员(NSA), 国际社会的成员为表现改善? 堪萨斯城章节(ISPI-KC) 并且顾问对美国教练的协会。
文章来源: Messaggiamo.Com
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