Email efficace e verses Voicemail
Il giovane di Stephen del consulente di gestione di tempo sostiene che il tempo medio consumato da una telefonata non pianificata è 12 minuti, verses 7 minuti per una chiamata prevista. Ciò rappresenta il risparmio di cinque-minuto ogni volta che annotate alcune note prima di comporre un numero.
Il mio cliente medio riceve circa 45 email e 15 voicemails un il giorno. Ma l'efficacia del nostro uso determina l'efficienza con la nostra amministrazione di tempo. Qui è alcune punte da contribuire ad aumentare le vostre prestazioni personali e quella della vostra squadra:
Nel trasmettere i messaggi
Sia specifico circa il vostro oggetto. La linea tematica è un attrezzo grande a communicate?but trascurato così spesso. Per esempio, 'del 31 ordine del giorno di riunione di vendite ottobre '. Nel vostro voicemail, lasci la persona conoscere molto presto nel messaggio di perchè state denominando e di che cosa avete bisogno. Per esempio, 'sto denominando perché ho bisogno del vostro input sul progetto il Jones prima che possa completare il rapporto lunedì dovuto '.
Sia specifico nella vostra prima frase. Per il email, la prima frase dovrebbe rispondere al 'chi, che cosa, perchè, dove e quando 'per il destinatario. Con voicemail, usando una lista contribuisce ad impedire la modifica del telefono, in modo da annoti i vostri punti chiave prima del selezionamento sul telefono. In entrambi i casi includa i timelines o le scadenze. Per esempio, 'li ho bisogno di rivedere ed approvare il preventivo fissato da 4PM venerdì '.
Sia selettivo circa distribuzione. Quando viene ai email, provi a copiare soltanto quegli individui direttamente influenzati dal soddisfare. Le informazioni di spedizione o di copiatura sprecano indiscriminatamente il tempo del destinatario così come i vostri propri.
Nel richiamare i messaggi
Frequenza di ricupero. Generalmente parlando suggerisco selezionare sui messaggi 3-4 volte un il giorno. Tuttavia, il numero di volte un il giorno che richiamate i messaggi dipende dal tipo di lavoro avete e le circostanze che circondano il vostro lavoro. Se sapete ci è un'edizione, il contratto o la scadenza che appare in lontananza voi può concludersi sul controllo più frequentemente quel giorno.
Filtro dalla persona. Se siete copiati o ciechi sono copiati costantemente sui email, probabilmente avranno una priorità più bassa che un scritte specificamente voi. Risparmi loro in un dispositivo di piegatura digitale ha identificato 'cc/bc 'e li leggono al tempo più tardo. Se non riescono costantemente a fornire le informazioni che avete bisogno di, mettasi in contatto con il mittente e chieda la rimozione del vostro nome dalla lista di distribuzione.
Manutenzione efficace
Tratti il vostro inbox del email poichè voi incartereste il inbox. Lasciando le informazioni in un inbox giuste stipa di sul sistema e promuove la risoluzione in ritardo (indugio di aka). Stabilisca i dispositivi di piegatura della lima elettronica e dopo la lettura del messaggio, archivi o cancelli.
Questi sono giusti alcune punte, ma la singola cosa più importante da ricordarsi di è di sviluppare una strategia del voicemail e del email, di ripartirla con la squadra e consigliare a tutto attaccare ad uso!
Copyright Cynthia 2001 Kyriazis. Tutti i diritti riservati.
Cynthia Kyriazis è un organizzatore, un addestratore, un consulente, un altoparlante, una vettura e un autore professionisti con in 20 anni di esperienza dell'amministrazione di società multi-unit. È presidente di la organizza, inc, clienti organizzativi di consulto della ditta di fortuna 500 del serving dal 1995. Cynthia ha lavorato con oltre 150 aziende e centinaia dei professionisti per contribuire a migliorare le prestazioni nelle zone dell'amministrazione di tempo, delle informazioni, dello spazio e di lima elettronica.
Cynthia è comparso nell'investigatore de Filadelfia, nella stella de Kansas City e nel Intelligencer legale. Attualmente serve da segretaria sul Bordo dei direttori per l'associazione nazionale degli organizzatori professionali (NAPO), membro dell'associazione nazionale degli altoparlanti (NSA), membro della società internazionale per miglioramento di prestazioni? Capitolo de Kansas City (ISPI-KC) e consulente presso l'associazione istruente americana.
Fonte dell'articolo: Messaggiamo.Com
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