Groupware: Beantwortet die 5 Fragen der Dokument-Zusammenarbeit
Jede Organisation, die gemeinschaftliche Dokumente erstellt, ob sie Etats sind, Darstellungen, Reports, Verteilungsbögen oder andere Dokumente erkennt, daß gemeinschaftliche Bemühungen Anforderung sind. Daß Zusammenarbeit immer die ewigen 5 zwingt, dokumentieren Sie Zusammenarbeit Fragen: Wer? Was? Wo? Wann? Wie? Der Grund, den ich auf sie mich beziehe, da ewig, ist, daß jeden Tagesgeschäfte mit diesen Fragen gegenübergestellt und selten die Antworten finden werden, wenn sie auf Dokumenten zusammenarbeiten.
Das Geschäft, das wild nach groupware Lösungen gesucht werden, das die 5 Fragen der Dokumentzusammenarbeit beantwortet und dieser informierende Artikel wird geschrieben, um nützliche Informationen auf Technologie zur Verfügung zu stellen, die jetzt vorhanden ist, Antworten zu holen.
Auf drei nützliche groupware Software-Technologien werden während dieses Artikels als Mittel des antworten-Findens, als erneuernde Entlastung zum allgemeineren Frage-Bilden der Zusammenarbeit dargestellt und beziehen. Diese Technologien sind Digital Gewindetechnologie, Version Geschichte Technologie und Dokument-Unterzeichnungtechnologie. Diese drei teamware Technologien arbeiten als die "dreifache Drohung" gegen Dokumentchaos.
Wer?
Von Anfang an ist es wichtig, anzugeben, daß genaue Aufzeichnungen der Schlüssel zum Verfolgen den redaktionellen oder gemeinschaftlichen Prozeß sind. Soviel erhält das Rekordhalten durcheinandergebracht, weil Dokumente und Entwürfe heraus über vielen unterschiedlichen Plätzen und Mitarbeitern wie Butter über zu vielem Brot verbritten werden. Während der Stichtag sich nähert, werden Suchen wild. "wer hat, die zeichnen?" oder ", wer vornahm diese Änderung?" sind Fragen, die häufig entstehen.
Stellen Sie vor sich, herauf die Monate der Vertrag Vermittlung zu beenden einen Vertrag von Hunderten Seiten erbringend und Ihren Ausschuß an diesem Punkt nach Änderungen fragend, die in einer Bemühung, aufzuspüren vorgenommen worden wem tat oder haben sind, was. Es einfach funktioniert nicht. Nicht glätten Sie den Teilnehmer sich erinnert alle an ihre eigenen Beiträge.
Kein Geschäft wünscht unordentliche Aufzeichnungen. Der groupware Markt hat zu solch einem diesem Punkt eine teamware Lösung zur Frage "vorgerückt, wer?" ist jetzt vorhanden. Digital Gewinde z.B. verursacht eine aufspürenvorrichtung in den Metadaten aller Dokumente, die im täglichen MSANWENDUNGEN Geschäfte Gebrauch erstellt werden. Aufspürendes dieses erreicht über Bedienern und email, um einen virtuellen Stammbaum der Dokumententwürfe herzustellen, selbst wenn Sie mit Klienten oder anderen arbeiten, die nicht diese Technologie haben. Version Geschichte kompiliert den Dokumentstammbaum in ein Flussdiagramm, und Dokument-Unterzeichnung informiert Sie, wem auf dem Entwurf gearbeitet hat, jedesmal, das Sie einen Entwurf von Ihrem Festplattenlaufwerk oder von email öffnen. Sie nie verlieren Schiene von wem tat oder haben, was.
Was?
Häufig als, ein email Zubehör öffnend, Sie sich fragen konnten ", welche Version sind ich betrachtend?" "welcher Entwurf ist dieser?" "was sind, nahm ich an, um jetzt zu tun?" oder eine Myriade von anderer ", was ist." Die Zeit für Fragen so beträgt nicht Zeit, die Ihre Firma sich leisten kann. Diese groupware Technologie spürt Dokumente und ihre Entwürfe auf und erlaubt Ihnen, immer zu wissen, was Sie betrachten und welcher Entwurf es ist. Dann wissen Sie genau was, mit ihm zu tun.
Sie können auf das Flußdiagramm sich beziehen, das durch Version History und Digital Gewinde verursacht wird. Sie können auf die Dokument-Unterzeichnung auch bauen, um sich mit dem Dokument zu öffnen, um Ihnen genau zu erklären, was Sie betrachten. Folgende Frage bitte.
Wo?
Es ist wichtig in der Zusammenarbeit, Informationen zu teilen und sich auf anderer zu beziehen Entdeckungen. Wenn das geschieht, besonders in der elektronischen Dokumentwelt, die wir innen, Sie bearbeiten, kann später fragen ", wo tat, daß Dokument gehen?" Von Sie können Informationen auch erhalten und bitten ", wo tat dies kommt?" Diese Fragen sind nicht unter Geschäften selten. Geschäft wird schnell-geschritten und wir können nicht alles von an Hilfe von einem guten teamware außen ein wenig uns erinnern.
Hilfe ist mit dem korrekten vorhanden groupware, das Dokumente aufspürt und Sie informiert genau, von wo Dokumente sind und von wo sie zu Ihnen kommen.
Wann?
Das haltbarste Teil der Spurhaltung der Dokumente und der Entwürfe kennt das Chronologie der Änderungen. Entwürfe fliegen hin und her, über E-mail, so schnell, daß ohne das korrekte teamware, Änderungen außer Betrieb vorgenommen werden konnten.
Durcheinander braucht nicht zu regieren in der elektronischen Zusammenarbeit. Das Flussdiagramm der Version Geschichte, aufgespürt von Digital Thread und vorhandenes mit Dokument-Unterzeichnung, jedesmal wenn Sie einen Entwurf öffnen, setzt alles in korrekte redaktionelle Perspektive.
Wie?
Das Speichern der haltbarsten Frage für Letztes, stellen vor sich, daß Sie verschiedene Versionen der neuesten Entwürfe emailed vor kurzem zu Ihnen von Ihrem zuverlässigen Ausschuß haben. Sie sehen sie dort, betrachten Sie sie, und Sie wünschen vermutlich weinen. "wie morgens ich annahm, um dieses alles zusammenzufügen?" ist der Schrei hörte hinunter die Halle.
Da groupware jetzt vorhanden ist, das alles aufspürt, einschließlich, das hat, was, wo ist und wenn, Sie kann auf dieses gleiche groupware jetzt bauen, um zu können die zusammen vermischen Änderungen ist. Es fügt die Informationen zusammen und schlägt Änderungen vor, denen dauern konnte einer Person Stunden, um oben zu kommen mit.
Suchen Sie durch die groupware Software-Suiten, die für Digital Gewinde, Version Geschichte und Dokument-Unterzeichnung vorhanden sind. Es erneuert, um Antworten während eines möglicherweise verwirrenden und chaotischen gemeinschaftlichen Prozesses zu haben.
Joe Miller ist Fachmann, wenn er online annonciert. Zu mehr Information über groupware, besuchen Sie bitte NextPage.com.
Artikel Quelle: Messaggiamo.Com
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