電子郵件101: Dos 和Donts
即使許多人是文字電子郵件幾年現在, 您會驚奇在經常到達在我的e 郵箱的一些純淨的亂語。
許多人似乎認為因為他們不應付直接地其它人(或一樣直接地像他們面對面或用電話), 所有禮貌和對另一人的基本的尊敬的形式(即接收者), 和英語, 能出去諺語的窗口。
不真實! 寫電子郵件是仍然通信。接收者和語言仍然值得您的尊敬。
文字電子郵件以下Dos 和Don'ts 適應了從我的eBook 題為"立即家庭文字成套工具" 。這些的第一版本發表了在另外我的書中"網際網路基本的當中一個沒有恐懼!" (2000) 。
電子郵件DOS 和DON'TS
... 使用一條描寫附屬的線
有比接受□什麼討厭電子郵件在您的e-Inbox 沒有標題, 或不解釋的標題是什麼消息的內容所有關於。
當你收到多種資訊每天, 主題線重要當回顧和給予是在某人的郵箱的電子郵件優先。並且, 如果您包括一個描寫標題, 您的消息幾乎被保證讀在那□之前以空白或無意義的標題。
要訣: 我甚而校正附屬的線當我送一個回復, 反射我的反應精華。這是特別有用的如果它是那些電子郵件的當中一個旅行反覆3 或4 次。經常, 有少許關係在第一消息的點和最新部分之間。如此, 嘗試輕微地每次校正附屬的線反射當前的回復的內容。
... 使用開頭和關閉的致敬
某些人民忘記, 電子郵件是人際的通信在人之間。基本的禮貌仍然申請。
有比接受□什麼客觀至少不認為"你好..." 或"喂..." 為開頭的電子郵件; 並且"問候..." 或"感謝..." 或"小心..." 或"所有最佳...", 或相似事作為關閉。
我們無法親自簽署筆記用手再, 但是我們能稍微肯定個人化它由至少輸入接收者的名字和然後祝願他們最佳。
... 稀少使用大寫字母
用途對all-caps 避開在網際網路。它叫呼喊。一個詞或時常二在首都為特定重點是好, 但避免做它做得過分。
要訣: Cutesy 一點微笑並且相似的標誌, 以意思號著名, 應該並且被使用稀少:-) 我勸告您不使用這些標誌根本在企業電子郵件, 除非接收者是一朋友或知名的對您。正以商業函件, 原則部下的企業電子郵件是: 明白和與凌亂極小值的簡明的有條理的通信' -)
... 檢查拼寫、語法, 和格式
提出一觀點保證, 您的電子郵件是相對地可讀的。這不必須是藝術作品, 而是至少尊敬拼寫和語法基本規則。多數電子郵件程式有一個拼寫檢查程式選擇。使用它。
要訣: 為更好的可讀性, 打破您的電子郵件短小1,2, 或3 句子段以空白行在段(即雙重之間堅硬返回) 。
... 提防"電子郵件憤怒"
許多電子郵件組成了和被送了人是在一個惱怒或生氣狀態(指"火焰狀") 。許多人居住次日後悔這些不慎重在下小時的冷的清醒的光, 或。記住, 每當送按鈕點擊了, 您的電子郵件去。
要訣: 當您組成電子郵件當在"弄翻狀態", 這總是一個好想法保存它作為一份草稿一個小時或二和然後讀它仔細地至少一次在送它之前, 確定您通信什麼您真正地想要對, 用一個清楚和恭敬的方式。
不要... 寄郵寄宣傳品給其他人
時常, 人們我們給了我們的電子郵件將有短暫流逝在評斷(是, 甚而朋友和家庭) 並且將批轉"郵寄宣傳品" 對您。
這些經常是長的漫無邊際的故事、都市智慧神話、小塊, 鏈笑話的信件, 彙集, 或這樣, 是流行在網附近。
這是等值在家打開您的規則郵箱和發現它用未經請求和不需要的增進信件和廣告飛行物被裝載。您會批轉那些對您的朋友或家庭嗎? 您嗎? 我沒如此認為。
當您接受這些的當中一個在您的e-Inbox, 不要批轉它對別人。當場立即殺害它。這种未經請求的郵寄宣傳品為人所知作為"發送同樣的消息到多個新聞組", 和確定地不是可接受的在網。
如果朋友或相識送一到您, 電子郵件他們問如果他們會喜歡禮貌地是足夠親切的從他們的分佈表去除您的名字為那類型項目。解釋, 您已經被淹沒以這"類型" 未經請求的電子郵件。通常, 他們將採取提示和將容納您。
不要... 認為, 電子郵件是瞬間的
作為電話相信它或不是, 電子郵件不是一樣可靠的當它來到實時性通信!
網際網路是電腦和電信設備一個寬鬆地被連接的網路由許多獨立公司、機關, 和政府組織擁有, 管理, 和處理。
您的電子郵件必須經常旅行一條複雜和迂迴路線得到對它的目的地。例如, 如果某人日程表維護在電腦或設備在您的電子郵件必須通過通過的網路, 您的消息也許被延遲和您甚而不會知道它。
並且, 誰將保證意欲的接收者甚而檢查他們的電子郵件通常? 許多人只檢查他們的電子郵件每隔幾天。如此, 如果您的通信迫切, 使用標準電話。這是仍然唯一的方式是absolutely 肯定的, 消息收到了在特殊點及時。
不要... 忘記通常檢查您的電子郵件
有比送電子郵件到某人和然後有他們以後告訴您通電話每星期□什麼令人沮喪他們未看您的消息因為上次他們檢查他們的電子郵件是一個星期前!
如果您要人嚴重採取您的電子郵件, 確信, 您採取他們的嚴重也是。如此, 通常檢查您的電子郵件; 每至少二或三天。
底線對所有這簡單。記得, 電子郵件是正義的其它人際的通信的形式。人們該當作為您會給他們在電話或一封規則信件的同樣相當數量尊敬和禮貌。
6A"4a© 2005 年由Shaun Fawcett
Shaun Fawcett, 是普遍的文字幫助站點的萬維網主管WritingHelp-Central.com 。他並且是幾最佳的銷售的"文字工具箱" eBooks 的作者。所有他的eBooks 和他的國際上優秀自由路線, "打翻並且把戲為文字成功" 是可利用的在他的文字工具站點: http://www.writinghelptools.com
文章來源: Messaggiamo.Com
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