Ficheiro é: aumentar a sua produtividade em apenas 15 minutos por semana
Apesar de a melhor das intenções, a maioria de nós não use boas práticas de gestão de informação? sistemas de arquivamento simples que nos permitem acompanhar os nossos projectos e recursos. A montanha de pilhas de papelada em cima de nós como uma avalanche, e, além disso, existem arquivos do PC, e-mails e SMS para o gerir. Não muitas organizações têm práticas para a gestão da informação e organização, classificação e sistematização de informação é não algo que a maioria de nós nunca foi ensinado como fazer? por isso é de surpreender que lutamos para encontrar a ordem entre o caos. Longe de ser um incômodo tarefa administrativa, gestão da informação eficaz é essencial para a sua eficiência e produtividade. A introdução de sistemas simples e investindo apenas 15 minutos por semana pode colocar você no controle de suas informações e ajudá-lo a se tornar mais eficiente e productive.Managing paperworkKeeping-lo juntos. Criar um ponto de armazenamento central para tudo o que exige depósito? uma caixa ou uma pasta chamada 'depósito'? e jogar tudo para ela durante o tempo week.Make. Afectação de 15 minutos cada semana para o arquivamento. Dependendo do estado que você está no começo, pode ser necessário alocar mais tempo do que isso para chegar no topo da tarefa? mas a partir de então, 15 minutos por semana deve ser um tempo suficientemente pequeno slot para encontrar, mas o suficiente para mantê-lo no topo de sua paperwork.Set sistemas. Ao utilizar armários, decidir como irá afectar o seu espaço para fazer mais fácil de localizar seus arquivos: por exemplo, em vez de misturarem todos os seus arquivos junto você pode decidir manter os arquivos atuais do cliente em uma gaveta e arquivos de clientes potenciais e informação de marketing em uma gaveta separada, ou você pode optar por armazenar os projectos em curso em um gaveta e de pesquisa e informações de referência em outro, ou você pode decidir arquivar tudo em ordem alfabética? essa é a idéia? olha o tipo de arquivos que você tem e decidir como dividi-los logicamente em categorias. Então, o rótulo da frente de cada gaveta com o tipo de arquivos que contains.Colour-lo. Use código de cores para continuar a sistematizar os seus ficheiros e para lhe permitir identificar os diferentes tipos de arquivos em um piscar de olhos. Escolha uma gama de pastas de cor pardo e atribuir uma cor diferente a ser usado para diferentes tipos de arquivo: por exemplo, azul para os ficheiros de clientes, arquivos de pessoal para roxo, rosa para os arquivos do projeto e assim por diante. Faça um em determinados dias. Verifique o conteúdo do seu dia-arquivo como parte de sua preparação de 10 minutos no final de cada dia e priorizar as tarefas. Certifique-se de manter o seu dia-arquivos atualizados pelo imediato arquivamento papéis relativas às suas tarefas diárias no dia apropriado de arquivo, em vez de na sua pasta 'depósito' onde você não pode vê-lo novamente até seu arquivamento atribuídos time.Managing arquivos emailVirtual. Configurar pastas em seu e-mail arquivo de informações importantes que você tenha lido ou acionadas e querem manter para referência futura. Essas pastas podem espelhar o seu hard-cópia de arquivos para tornar mais fácil para você referência cruzada impresso e informações on-line relativas a uma cor subject.Online particular. Saiba como a cor do seu código de entrada de e-mail para que você possa identificar rapidamente quais e-mails requer sua atenção imediata. Novamente, o código de cores podem espelhar a sua sistema de arquivamento da cópia dura ao adicionar novas categorias de cor para e-mails de amigos e regras family.Email. Estabeleça regras para e-mails recebidos para ajudar a classificar as mensagens legítimas do Spam, piadas e sucata. Seu software de e-mail pode ajudá-lo, por exemplo, para enviar mensagens de spam diretamente para a lixeira, ou enviar e-zines ou boletins de notícias você assinar diretamente para um folder.Read ler e apagar. Muitas pessoas têm uma tendência a deseja manter-mails? definir-se algumas diretrizes para o que você deseja manter e apague o resto vez que você tenha lido ou actioned-los. E, não o guarde e-mails na sua caixa de entrada? eles só fazem você sentir como você tem mais trabalho do que você realmente e aumentar as chances de você esquecer algo que precisa de sua atenção. Seja disciplinado: lido, ação, em seguida, arquivo ou delete.Spring limpo. Reserve um tempo para limpar o seu e-mail regularmente, uma vez um mês deve ser suficiente para mantê-lo em cima dela. Esvaziar o seu itens excluídos e itens desnecessários enviados, e passar por todo o projeto concluído ou pastas de tarefas e garantir que qualquer coisa que você está mantendo é essencial para seus registros. Limpeza de seu e-mail irá assegurar que você está gerenciando seus arquivos de e-mail e effectively.Neen espaço em disco é um perito global da produtividade: olhando como eles gastam o seu tempo e energia? e onde centrar a sua atenção? Neen ajuda as pessoas a rocket-cobrar a sua produtividade e desempenho. Um orador dinâmico, autor e treinador empresarial, Neen demonstra como aumentar a sua produtividade pode ajudar a conseguir coisas incríveis. Com sua voz única, senso de humor e senso-comum incomum, Neen proporciona uma poderosa lição de produtividade. Saiba mais na http://neenjames.com/
Artigo Fonte: Messaggiamo.Com
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