それをファイルしなさい: 1 週につき15 分だけのあなたの生産性を後押ししなさい
意思の最もよいのにもかかわらず、私達のほとんどはよい情報管理の練習を使用しないか。私達が私達のプロジェクトおよび資源を把握することを可能にする簡単なファイリング・システム。書類事務の山の山はなだれのように、そしてそれを越えて私達の上に、そこに管理するべきPC ファイル、電子メールおよびSMS である。ほとんどの組織に情報管理のための標準的技法がないし、情報を組織し、分類し、そしてsystemising はいかににしなさいか私達のほとんどが教えられたあることが何かでないか。そうそれは無秩序の中の順序を見つけるために私達が戦うことほとんど意外でない。ずっと迷惑の管理上の仕事であることから、有能な情報管理はあなたの効率および生産性に必要である。単純システムをもたらすことおよび1 週につきちょうど15 分を投資することはあなたの情報の制御に置き、より有効、に生産的になるのを助けることができる。
管理の書類事務
それを一緒に保つ。ファイリングを要求するすべてのための中央貯蔵ポイントを作成しなさいか。箱かホールダーは' ファイリング' を分類したか。そして投球週の間のそれにすべて。
時間を作りなさい。15 分をファイリングのための毎週割振りなさい。あなたによってが初め、にある州によって仕事の上に得るこれよりより多くの時間を割振る必要があるかもしれないか。しかしそしてから、1 週につき15 分は見つけるべき、十分に長くあなたの書類事務の上に保つ十分に小さいタイム・スロットのべきである。
組み立てシステム。ファイリングキャビネットを使用した場合、あなたのファイルを見つけることを容易にするためにあなたのスペースをいかに割振るか決定しなさい: 例えば、よりもむしろあなたのファイルすべてを混合して一緒に1 人の引出しおよび潜在性の顧客ファイルで現在の顧客ファイルおよび別の引出しでマーケティング情報を保つことにするかもしれないまたは現在のプロジェクトを1 の引出しで貯え、別のもので研究し、参照事項選ぶかもしれないまたはABC 順のすべてをファイルすることにするかもしれないか。考えを得るか。あなたが持っている見、論理的に部門にそれらを分ける方法を決定しなさいファイルのタイプを。そして、含んでいるファイルのタイプが付いている各引出しの前部を分類しなさい。
それを着色しなさい。更にあなたのファイルをsystemise 、異なったタイプのファイルを一目で識別することを可能にする使用色コーディング。マニラの着色されたホールダーの範囲を選び、異なったファイル・タイプのために使用するために別の色を割振りなさい: 例えば、顧客ファイルのために青、スタッフファイルのために紫色、プロジェクトファイルのために及びそうピンク。あなたのシステムをよく知られているまで各色が表すものをの参照リストを作りなさい。
今日はどんな色であるか。 今週の毎日のための別の着色されたホールダーをセットアップしなさい。ある日の行為を要求する仕事をファイルするのにこれらを使用しなさい。あなたの日ファイルの内容をあなたの10 分の準備の一部として毎日の終わりに点検し、仕事を順位をつけなさい。たくわえ適切な日ファイルの、よりもむしろあなたの割振られたファイルの時間までのそれを再度見ないかもしれないあなたの' ファイリング' ホールダーのあなたの毎日の仕事に関してすぐペーパーをファイルすることによって最新あなたの日ファイル確かめる。
管理の電子メール
事実上ファイル。あなたが読みか、またはactioned 、そして未来の参照のために保ちたいと思う重要な情報をファイルするあなたの電子メールの組み立てのホールダー。それを特定の主題に関して相互参照の印刷され、オンライン情報にあなたのために容易にさせるためにこれらのホールダーはあなたのhard-copy ファイルを映すかもしれない。
オンライン色。いかに色コードにあなたの入って来る電子メール従って電子メールがあなたの即時の関心を要求するあなたが一目で識別できるか学びなさい。再度、あなたの色コーディングは友人及び家族からの電子メールのための新しい色の部門を加えている間あなたのハードコピーのファイリング・システムを映すかもしれない。
電子メールは支配する。スパム、冗談およびがらくたから正当なメッセージを分類するのを助けるように入って来る電子メールのための規則を確立しなさい。あなたの電子メールソフトウェアは、例えばスパムメッセージを直接あなたの屑に送るか、またはあなたが読書ホールダーをを直接予約購読する時事通信かe-zines を送るのを助ける、ことができる。
読み、削除しなさい。多くの人々に電子メールを保ちたいと思う傾向があるか。たいと思う置き、残りを削除しなさいものをのためのあなた自身をある指針保ち一度あなたがそれらを読むか、またはactioned 。そして、あなたのinbox で電子メールを保ってはいけないか。それらはよりより多くの仕事をあなたがあなたの注意を必要とする何かを見落とすチャンスをし、高めて実際にもらうように感じしか作らない。訓練されなさい: 読みなさい、行為はそしてファイルするか、または削除する。
きれいなばね。あなたの電子メールを規則的にきれいにするスケジュールの時間は月に一度その上に保つ十分べきである。あなたの削除された項目および不必要な送られた項目を空け、あらゆる完了されたプロジェクトまたは仕事のホールダーを通って行き、あなたが保っている何でもあなたの記録に必要であることを確認しなさい。あなたの電子メールからのクリーニングは効果的に経営しているあなたの電子メールファイル及びディスク空間を保障する。
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記事のソース: Messaggiamo.Com
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